Kenapa Tender Pemerintah Kerap Bermasalah?

Pendahuluan — Mengapa soal tender penting bagi kita semua

Tender pemerintah bukan sekadar urusan aturan teknis di kantor pemerintahan. Kalau proses tender bermasalah, yang rugi bukan hanya pejabat atau penyedia barang/jasa — masyarakat luas paling merasakannya. Jalan yang rusak tidak diperbaiki tepat waktu, fasilitas kesehatan terhambat, sekolah tertunda, dan uang pajak bisa terkuras untuk pekerjaan yang buruk kualitasnya. Karena itu penting memahami penyebab umum kenapa tender di banyak tempat sering berujung masalah.

Perencanaan lemah: akar masalah yang sering terabaikan

Satu penyebab besar kegagalan tender adalah perencanaan yang tidak matang. Banyak proyek dimulai tanpa kajian kebutuhan yang jelas: anggaran dibuat terburu-buru, spesifikasi teknis disusun setengah hati, atau target dan indikator keberhasilan tidak ditentukan. Akibatnya tender jadi kacau. Bayangkan sebuah sekolah ingin dibangun. Kalau dokumen tender hanya menulis “bangun sekolah” tanpa menjelaskan berapa ruang kelas, jenis atap, kebutuhan listrik, dan standar keselamatan, maka penyedia yang menang mungkin mengerjakan sesuai tafsir masing-masing. Hasilnya: mutu bangunan berbeda jauh dari harapan, biaya tambahan muncul, dan waktu molor.

Perencanaan yang lemah sering muncul karena tekanan politik atau kalender anggaran: proyek harus “keluar” dalam satu tahun anggaran sehingga staf teknis dipaksa menyusun dokumen terburu-buru. Di sisi lain, ada pula kecenderungan meniru proyek serupa tanpa adaptasi ke kondisi lokal — itu membuat spesifikasi tidak cocok. Ketiadaan survei lapangan sebelum menyusun tender juga umum: tanah belum diukur, kondisi akses tidak dicek, atau kebutuhan masyarakat lokal tidak dikonsultasikan. Semua itu berujung pada revisi kontrak, tuntutan klaim oleh penyedia, atau pekerjaan yang tidak sesuai.

Perencanaan yang baik justru sederhana: mulai dari tujuan jelas, data lapangan, perkiraan anggaran realistis, dan kriteria kualitas yang mudah dipahami. Di proyek kecil hingga besar, meluangkan waktu pada tahap awal bisa menghemat biaya dan mencegah konflik di kemudian hari. Selain itu, perencanaan yang baik juga harus mencantumkan mekanisme pengawasan dan indikator yang dapat diukur supaya pelaksanaan bisa dievaluasi secara obyektif.

Spesifikasi tak jelas dan penggunaan istilah teknis yang membingungkan

Masalah lain yang sering terjadi adalah dokumen tender berisi spesifikasi yang ambigu atau penuh istilah teknis tanpa penjelasan. Untuk orang awam — termasuk banyak pejabat yang bukan ahli teknis — istilah seperti “mutu beton K-250”, “arus desain”, atau “standar SNI tertentu” bisa menjadi perangkap. Spesifikasi yang tidak jelas membuka celah bagi interpretasi yang berbeda: penyedia menawar berdasarkan pengertian sendiri, sementara panitia pengadaan punya pengertian lain ketika menilai.

Spesifikasi yang ambigu memicu dua hal negatif. Pertama, peluang klaim dan perubahan kontrak. Jika pekerjaan ternyata berbeda karena interpretasi, penyedia bisa meminta penyesuaian biaya. Kedua, peluang manipulasi — jika spesifikasi dimaksudkan supaya hanya penyedia tertentu yang bisa menang, dokumen bisa dibuat “spesifik ke merk” atau syarat pengalaman yang sangat sempit. Bentuk halusnya adalah “spesifikasi fungsional” yang dibuat sedemikian rupa agar cuma sedikit perusahaan yang cocok.

Solusi praktis cukup sederhana: gunakan bahasa yang jelas, jelaskan istilah teknis dengan contoh atau lampiran, dan bila perlu sediakan gambar skematis sederhana. Panitia pengadaan harus melibatkan tenaga teknis yang mengerti pekerjaan sekaligus mampu menerjemahkan ke bahasa sederhana. Untuk proyek yang kompleks, buat lampiran definisi istilah (glossary) dan contoh hasil akhir yang diharapkan. Transparansi dalam spesifikasi juga penting: jika ada alasan khusus mengapa syarat tertentu diberlakukan, cantumkan alasannya agar peserta tender paham konteks.

Konflik kepentingan, nepotisme, dan korupsi yang merusak kepercayaan

Salah satu penyebab paling serius tender bermasalah adalah adanya konflik kepentingan — ketika orang yang membuat peraturan atau menilai tender memiliki hubungan atau keuntungan dengan peserta. Konflik kepentingan bisa berupa keluarga, teman, atau relasi bisnis. Di lingkungan yang kurang diawasi, nepotisme dan praktik sogok dapat menyelinap masuk. Dampaknya dua arah: proyek diberikan ke pihak yang tidak kompeten; atau kualitas dikecilkan untuk menguntungkan pihak tertentu.

Korupsi dalam tender seringkali berbentuk suap untuk memenangkan tender, mark-up harga, atau pengaturan pemenang lewat dokumen yang menyudutkan penyedia lain. Ini merugikan negara karena anggaran publik dipakai tidak efisien, dan masyarakat menerima layanan buruk. Lebih parah lagi, korupsi merusak kepercayaan publik: warga menjadi skeptis dan tidak mau berpartisipasi mengawasi.

Pencegahan konflik kepentingan harus dimulai dari aturan yang ketat: pejabat pengadaan wajib lapor relasi yang berpotensi konflik, ada mekanisme rotasi pejabat, dan harus ada sanksi jelas bagi yang melanggar. Selain itu, keterbukaan adalah kunci: seluruh dokumen tender, nilai penawaran, dan proses evaluasi sebaiknya dipublikasikan sehingga publik dan pesaing dapat memeriksa ada tidaknya ketidakwajaran. Peranan lembaga pengawas dan kejaksaan juga penting—tetapi peran warga, LSM, dan media lokal yang melakukan pengawasan masyarakat sipil tidak boleh diremehkan. Ketika masyarakat aktif menyuarakan dan melaporkan temuan, tekanan publik seringkali mendorong tindakan korektif lebih cepat.

Kapasitas rendah: sumber daya manusia dan kelemahan organisasi

Banyak masalah tender muncul bukan karena niat jahat, tetapi karena kekurangan kapasitas. Pegawai yang menangani pengadaan di banyak kantor mungkin tidak cukup terlatih atau terbiasa menangani jenis proyek tertentu. Mereka bisa bingung menyusun dokumen, mengadakan evaluasi teknis, atau menerapkan aturan lelang elektronik. Kapasitas rendah ini makin terasa di daerah yang jauh dari pusat, di mana pelatihan dan akses terhadap informasi terbaru terbatas.

Kekurangan SDM juga muncul pada sisi penyedia: perusahaan kecil yang ingin ikut tender sering kesulitan penuhi syarat administrasi yang rumit. Akibatnya tender jadi didominasi penyedia besar yang punya tim khusus, dan ini mengurangi persaingan sehat. Di sisi pengawas, jumlah petugas yang bisa melakukan inspeksi lapangan sering tidak mencukupi sehingga pelaksanaan sehari-hari kurang terkontrol.

Untuk memperbaiki, dibutuhkan program pelatihan berkelanjutan yang praktis dan berbasis kebutuhan lokal. Pelatihan sebaiknya fokus pada bahasa sederhana: cara menyusun RKS (Rencana Kerja dan Syarat), bagaimana membaca dan memeriksa dokumen penawaran, dan langkah-langkah penilaian yang adil. Selain itu, pembuatan panduan ringkas—lembar kerja satu halaman atau checklist—bisa sangat membantu pegawai baru. Di sisi penyedia, ada manfaatnya membuka jalur pendampingan untuk usaha mikro dan kecil supaya mereka bisa memenuhi persyaratan administrasi tanpa harus menyewa konsultan mahal.

Proses administratif yang berbelit dan regulasi tumpang tindih

Bukan rahasia kalau banyak proses administrasi di pengadaan terasa membingungkan. Aturan yang banyak dan terkadang tumpang tindih antara pusat dan daerah menyebabkan kebingungan: mana aturan yang harus dipakai, kapan pengecualian boleh diberikan, atau bagaimana menggabungkan peraturan sektor tertentu. Ketika aturan tumpang tindih, panitia cenderung mengambil jalan aman: membuat persyaratan yang berlebihan atau meminta banyak dokumen pendukung, padahal itu tidak selalu diperlukan untuk menjamin kualitas.

Proses yang berbelit memicu biaya transaksi besar: penyedia harus menyiapkan banyak dokumen, datang bertemu pejabat, dan menghabiskan waktu; panitia harus memverifikasi berkas yang banyak; dan kelambanan berkas mengakibatkan tender tertunda. Masyarakat kehilangan kesempatan karena proyek tertunda, dan biaya administrasi meningkat tanpa nilai tambah nyata.

Solusi yang efektif adalah menyederhanakan proses administrasi dan membuat alur kerja standar yang jelas. Integrasi sistem antara instansi, digitalisasi dokumen, dan formulir yang seragam bisa memangkas beban administrasi. Di tempat lain, kebijakan “one stop verification” yang memerintahkan satu instansi validasi data bersama dapat mengurangi kebutuhan menggandakan dokumen. Yang penting: penyederhanaan harus menjaga prinsip akuntabilitas—bukan menggugurkan verifikasi penting—melainkan menghapuskannya dari langkah yang tidak relevan.

Sistem teknologi (e-procurement): solusi sekaligus tantangan

Semakin banyak pemerintah menggunakan sistem pengadaan elektronik (e-procurement). Sistem ini membawa keuntungan besar: transparansi nilai penawaran, jejak audit digital, dan kemampuan membuka peluang lebih luas bagi penyedia dari lokasi berbeda. Namun teknologi bukan obat mujarab. Bila sistem dibangun tanpa pelatihan, antarmuka yang rumit atau proses pendaftaran yang berbelit, justru akan membuat masalah baru: penyedia yang kurang paham teknis tersisih, atau panitia mengeluh karena data masuk tak rapi.

Selain itu, masalah integritas tetap mungkin terjadi jika akses ke sistem tidak dikontrol ketat. Contohnya, jika ada akun panitia yang dipinjamkan atau kata sandi bocor, manipulasi penawaran digital bisa terjadi. Belum lagi bug pada sistem atau downtime saat masa penawaran yang bisa menyebabkan keributan.

Untuk mendapatkan manfaat maksimal, penerapan teknologi harus disertai tiga hal: antarmuka yang sederhana, pelatihan praktis, dan dukungan teknis aktif saat masa tender. Sistem juga harus memiliki audit log yang mudah diakses oleh pengawas independen dan fitur pengamanan akun yang ketat. Terakhir, teknologi harus menjadi alat bantu, bukan pengganti musyawarah sederhana: untuk hal-hal yang memerlukan penilaian manusia, tetap diperlukan proses evaluasi yang transparan dan terdokumentasi.

Mekanisme evaluasi dan kecurangan dalam penilaian

Proses penilaian sering menjadi titik rawan. Setelah penawaran masuk, panitia harus menilai banyak aspek: kesesuaian teknis, harga, pengalaman, waktu pelaksanaan, dan jaminan mutu. Penilaian idealnya objektif dan terdokumentasi. Namun praktik di lapangan sering menunjukkan penilaian yang tidak konsisten: kriteria tidak dipakai secara konsisten, nilai subjektif terlalu besar, atau diskusi panitia tidak dicatat. Ketika keputusan penilaian tidak jelas, pihak yang kalah akan menuntut, dan publik kehilangan kepercayaan.

Kecurangan dalam penilaian bisa muncul lewat pengaturan skor (misalnya menilai harga rendah secara tidak wajar), atau menurunkan nilai pesaing tertentu karena alasan administratif kecil. Untuk mencegah itu, beberapa langkah bisa diambil: gunakan formula penilaian yang transparan dan dipublikasikan sebelum tender; catat hasil rapat evaluasi secara lengkap; dan libatkan pihak independen (misalnya pengawas dari lembaga lain atau perwakilan masyarakat) untuk memantau proses.

Langkah lain yang efektif adalah melakukan publikasi skor tiap calon (nilai teknis dan nilai harga) setelah evaluasi. Dengan begitu pihak publik dan peserta lain bisa melihat apakah proses adil. Bila ada protes, panitia harus siap menjelaskan detail penilaian yang bisa dipertanggungjawabkan secara tertulis.

Peran pengawasan, audit, dan masyarakat sipil

Pengadaan yang baik membutuhkan pengawasan aktif. Lembaga audit internal dan eksternal memiliki peran untuk memastikan aturan dipatuhi. Namun pengawasan formal saja tidak cukup. Peran masyarakat sipil, LSM, wartawan, dan warga seringkali menjadi penekan penting agar penyimpangan tidak meluas. Ketika dokumen tender dipublikasikan dan data dapat diakses, masyarakat memiliki kesempatan untuk melihat ketidakwajaran dan melaporkannya.

Pengawasan efektif bekerja bila ada saluran pengaduan yang mudah diakses, dan ada jaminan perlindungan bagi pelapor (whistleblower). Di banyak kasus, laporan dari lapangan (foto kondisi proyek, testimoni warga) menjadi bukti kuat saat audit berlangsung. Transparansi data—seperti nilai penawaran, daftar pemenang, dan progres fisik proyek—membuat pengawasan lebih mudah.

Selain itu, pengawasan harus bersifat preventif dan korektif. Preventif berarti aturan diterapkan sedari awal: publikasi dokumen, meeting pra-pengadaan dengan pemangku kepentingan, dan klarifikasi teknis tersedia. Korektif berarti bila ditemukan masalah, ada mekanisme cepat untuk memperbaiki, misalnya penghentian sementara kontrak, audit mendadak, atau pembatalan tender bila ditemukan penyalahgunaan.

Dampak kegagalan tender pada layanan publik dan ekonomi lokal

Masalah dalam tender tidak hanya soal anggaran yang mubazir; dampaknya panjang. Proyek yang terlambat mengurangi manfaat bagi masyarakat: jembatan tak selesai, gedung pelayanan belum bisa dipakai, layanan kesehatan terganggu. Di sisi ekonomi, bila proyek publik dilaksanakan dengan kualitas rendah, biaya perbaikan di masa depan sering kali jauh lebih besar. Selain itu, peluang usaha lokal bisa hilang jika tender selalu dimenangkan perusahaan dari luar wilayah tanpa memberdayakan pemasok lokal.

Dari sisi sosial, kegagalan tender menciptakan rasa ketidakadilan. Warga melihat uang publik dibelanjakan tanpa hasil yang nyata, menimbulkan apatisme dan kecurigaan. Ini berpotensi menimbulkan konflik lokal jika proyek yang seharusnya memberi manfaat malah merugikan (misal banjir karena drainase buruk pasca proyek). Oleh karena itu investasi pada tata kelola pengadaan yang baik sebenarnya investasi jangka panjang untuk kualitas hidup masyarakat dan keberlanjutan ekonomi lokal.

Langkah praktis: apa yang bisa dilakukan sekarang (oleh pejabat, penyedia, dan warga)

Percuma bicara masalah tanpa langkah nyata. Untuk pejabat pengadaan: prioritaskan perencanaan yang matang, gunakan bahasa sederhana dalam dokumen, dan publikasikan seluruh proses tender. Bentuk tim kecil yang berisi tenaga teknis dan perwakilan keuangan untuk menyusun dokumen agar semua sudut dipertimbangkan. Berikan pelatihan rutin dan buat checklist sederhana agar pegawai baru cepat paham alur kerja.

Untuk penyedia (khususnya usaha kecil): pelajari checklist yang umum diminta, siapkan dokumen dasar (NPWP, SIUP/izin usaha, rekening bank, contoh pekerjaan), dan manfaatkan layanan pendampingan atau asosiasi usaha untuk memahami aturan. Jangan langsung menawar rendah untuk menang; hitung biaya sebenarnya agar pekerjaan berkelanjutan.

Untuk warga dan LSM: manfaatkan hak mengawasi dengan meminta akses informasi publik, foto progres proyek, dan bertanya pada pejabat. Buat catatan sederhana (waktu, lokasi, foto) yang bisa menjadi bukti jika ada dugaan penyimpangan. Gunakan saluran resmi pengaduan bila perlu—dan bila tidak ada respons, laporkan ke media atau lembaga pengawas.

Secara kebijakan, diperlukan penyederhanaan regulasi, integrasi data antar instansi, dan mekanisme sanksi yang jelas. Pemerintah daerah harus diberi ruang agar aturan nasional yang kaku tidak mengekang praktik lokal yang lebih efisien, tetapi tetap dalam koridor transparansi. Akhirnya, solusi terbaik adalah kombinasi tindakan teknis dan penguatan nilai: ketika pejabat dan penyedia memahami bahwa tujuan akhir adalah pelayanan publik, bukan sekadar menang tender, perilaku dan hasil akan berubah.

Kesimpulan — Tender yang baik bukan hanya soal aturan, tetapi juga niat dan budaya kerja

Tender yang bermasalah bukan tak bisa diperbaiki. Penyebabnya berulang: perencanaan lemah, spesifikasi yang membingungkan, konflik kepentingan, kapasitas yang kurang, proses administrasi berbelit, dan kelemahan pengawasan. Solusinya juga jelas: memperbaiki perencanaan, menyederhanakan regulasi, membangun kapasitas, memanfaatkan teknologi dengan bijak, dan membuka ruang pengawasan publik. Semua pihak punya peran: pejabat yang jujur dan kompeten; penyedia yang profesional; dan warga yang aktif mengawasi. Jika semua elemen ini berkembang, tender pemerintah dapat berubah dari sumber masalah menjadi alat efektif untuk melayani masyarakat.