Mengapa Banyak OPD Belum Punya Tim Pengadaan yang Profesional?

Pendahuluan

Pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan rutin di banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Di atas kertas, pengadaan tampak seperti rangkaian langkah administratif: anggaran disetujui, spesifikasi disusun, lalu barang atau jasa datang. Namun kenyataan di banyak OPD menunjukkan fenomena lain: tim pengadaan seringkali tidak lengkap, anggotanya berganti-ganti, atau tugas pengadaan diembankan pada pegawai yang sebenarnya bukan ahlinya. Akibatnya, proses pembelian menjadi rawan kesalahan, proyek tertunda, dan anggaran tidak dipakai efektif.

Pertanyaan yang muncul sederhana: mengapa OPD yang setiap hari berkutat dengan layanan publik tetap belum memiliki tim pengadaan profesional? Jawabannya tidak tunggal. Ada faktor struktural —seperti keterbatasan anggaran untuk membentuk tim khusus— lalu faktor kapasitas manusia, budaya birokrasi, hingga persepsi bahwa pengadaan bukan pekerjaan inti bagi sebagian OPD. Semua faktor ini saling terkait dan memperkuat satu sama lain, sehingga masalah tidak hilang hanya dengan instruksi singkat.

Artikel ini mengurai alasan-alasan yang paling umum dengan bahasa sederhana, memberi gambaran mengapa masalah ini terjadi, serta menawarkan langkah praktis dan mudah diikuti untuk OPD, pimpinan, dan masyarakat yang ingin mendorong perbaikan. Setiap bagian fokus pada satu aspek penyebab dan menampilkan contoh-contoh nyata agar lebih mudah dipahami. Tujuannya bukan menyalahkan, melainkan memberi peta jalan agar pengadaan di OPD menjadi lebih profesional, cepat, dan tepat guna.

Sebelum melangkah lebih jauh, perlu ditekankan: “profesional” di sini bukan berarti harus mahal atau rumit. Profesional berarti ada orang yang punya pengetahuan dasar, waktu, dan prosedur untuk menangani pengadaan secara konsisten. Dengan tim kecil namun terlatih dan dukungan tata kelola yang baik, banyak masalah dapat diatasi. Mari kita telusuri penyebab umum dan solusi sederhana yang bisa dilakukan sekarang juga.

1. Tidak Ada Anggaran Khusus untuk Tim Pengadaan

Salah satu alasan paling nyata mengapa banyak OPD belum memiliki tim pengadaan profesional adalah soal anggaran. Membentuk tim berarti menyediakan gaji, pelatihan, dan kadang fasilitas penunjang seperti komputer atau akses sistem. Bagi OPD dengan alokasi anggaran ketat, prioritas anggaran sering jatuh pada program layanan langsung—misalnya kesehatan, pendidikan, atau infrastruktur—bukan pada pembentukan unit pendukung seperti tim pengadaan.

Kondisi ini memaksa manajemen OPD memilih opsi mudah: menugaskan pengadaan kepada pegawai yang sudah ada, sambil menambah beban kerja mereka. Akibatnya, pengadaan menjadi tugas sampingan yang ditangani ketika ada waktu luang. Tugas sampingan cenderung terlambat atau kurang teliti; misalnya spesifikasi tidak lengkap, penilaian vendor tergesa-gesa, atau dokumen administrasi tidak lengkap. Pada gilirannya, keputusan pembelian yang kurang matang menyebabkan pemborosan anggaran dan keterlambatan realisasi.

Selain itu, tanpa anggaran khusus, OPD sulit menyediakan pelatihan berkala bagi pegawai yang menangani pengadaan. Dunia pengadaan berubah—ada aturan baru, sistem elektronik, dan praktik terbaik yang perlu dipelajari. Tanpa dana untuk diklat, pengetahuan pegawai cepat usang. Ini membuat OPD terus berada dalam siklus “belajar sambil jalan” yang berisiko.

Solusi praktis walau sederhana tetap memungkinkan. OPD bisa mengalokasikan sebagian kecil dana operasional untuk pelatihan dasar pengadaan, atau bekerja sama dengan OPD lain untuk program pelatihan bersama sehingga biaya lebih efisien. Alternatif lain adalah memanfaatkan pelatihan gratis atau bersubsidi yang disediakan pemerintah pusat atau lembaga pelatihan publik. Intinya, tanpa penganggaran yang memadai, tim pengadaan profesional sulit diwujudkan; namun alokasi kecil yang konsisten bisa membawa perubahan signifikan dalam jangka menengah.

2. Beban Kerja yang Tinggi dan Tugas Ganda pada Pegawai

Di banyak OPD, pegawai operasional sering mengemban tugas ganda: selain tugas inti, mereka juga diberi tanggung jawab sebagai panitia pembelian atau penanggung jawab administrasi proyek. Tugas ganda ini bukan hanya lelah, tetapi juga mengurangi fokus dan kualitas kerja pengadaan. Ketika seseorang harus menangani dokumen rutin, pelayanan publik, dan sekaligus mengatur lelang atau kontrak, kemungkinan terjadi kelalaian menjadi besar.

Beban kerja tinggi membuat pegawai cenderung memilih cara cepat—misalnya memilih penyedia berdasarkan kebiasaan atau rekomendasi tanpa verifikasi lengkap, atau meniru spesifikasi dari dokumen lama tanpa adaptasi. Pilihan cepat ini memberi risiko: barang tidak sesuai kebutuhan, harga tidak kompetitif, atau kontrak tidak mengatur layanan purna jual. Di lain pihak, pegawai yang kelelahan lebih rentan terhadap kesalahan administratif yang bisa memperpanjang proses.

Masalah tugas ganda juga berdampak pada keberlanjutan kapasitas. Ketika pegawai yang sebenarnya ahli di bidang lain dipindah tugaskan mengurusi pengadaan hanya untuk sementara, pengetahuan dan dokumentasi tidak terbangun dengan baik. Ketergantungan pada individu tertentu membuat OPD rawan saat pegawai tersebut pindah atau cuti.

Untuk mengurangi beban kerja, OPD perlu merencanakan pembagian tugas yang realistis dan mempertimbangkan pembentukan tim kecil khusus pengadaan—meski hanya satu atau dua orang dengan kewenangan jelas. Jika sumber daya manusia terbatas, OPD bisa menerapkan rotasi tugas dengan dokumentasi yang rapi, atau bekerja sama dengan OPD tetangga untuk membentuk unit layanan bersama. Intinya, beban ganda harus diminimalkan agar kualitas pengadaan meningkat.

3. Kurangnya Pelatihan dan Pengembangan Kapasitas

Kemampuan pegawai adalah kunci. Tanpa pelatihan yang memadai, pegawai yang menangani pengadaan sering hanya mengandalkan pengalaman terbatas atau kebiasaan lama. Dunia pengadaan memiliki banyak sisi praktis—menyusun spesifikasi yang jelas, menilai penawaran secara adil, menyusun kontrak yang melindungi kepentingan publik—yang butuh pengetahuan dan latihan. Tanpa pelatihan, banyak hal penting terlewat.

Pelatihan idealnya tidak berhenti pada satu kali seminar. Diperlukan pendekatan berkelanjutan: pelatihan dasar bagi pemula, pelatihan lanjutan untuk kasus-kasus spesifik (mis. pengadaan jasa konsultansi atau barang teknis), serta studi kasus dari pengalaman nyata. Selain itu, pelatihan praktis—simulasi penyusunan dokumen, praktik evaluasi penawaran, dan latihan penerimaan barang—lebih membantu daripada teori semata. Namun karena anggaran atau akses ke pelatihan terbatas, OPD sering hanya mendapatkan pelatihan singkat yang kurang mendalam.

Selain pelatihan formal, mentoring internal juga efektif. Pegawai yang lebih berpengalaman dapat membimbing kolega baru, sementara dokumentasi proses dan contoh format yang baik membantu transfer pengetahuan. Jika OPD kekurangan sumber daya, kerjasama lintas OPD atau asosiasi daerah dapat menjadi solusi agar pelatihan lebih terjangkau dan relevan.

Tanpa pengembangan kapasitas yang memadai, tim pengadaan tidak pernah mencapai tingkat profesionalitas yang diharapkan. Pelatihan bukan biaya semata, tetapi investasi yang bisa menghemat waktu dan dana di masa mendatang karena mengurangi kesalahan dan mempercepat proses.

4. Budaya Birokrasi dan Sikap terhadap Risiko

Budaya organisasi memengaruhi cara pengadaan dijalankan. Di beberapa OPD, sikap hati-hati berlebihan—karena takut salah atau takut dipersoalkan—mendorong pegawai untuk menunda keputusan, melakukan banyak verifikasi berulang, atau memilih opsi yang paling aman secara administratif meski tidak efektif. Sikap ini muncul karena pengalaman audit ketat, tekanan publik, atau rasa tidak aman terhadap tanggung jawab pribadi.

Ketakutan akan risiko membuat inovasi sulit. Misalnya, panitia bisa menolak rekomendasi vendor baru yang sebenarnya lebih murah dan berkualitas karena tidak mau mengambil risiko kegagalan pertama. Atau proses perizinan internal dibuat berlapis-lapis sehingga waktunya membengkak. Budaya “main aman” ini sering berakhir pada proses yang lamban dan biaya administrasi yang tinggi.

Sikap terhadap risiko juga memengaruhi keberanian pimpinan untuk mengalokasikan sumber daya ke tim pengadaan. Jika pimpinan terlalu fokus pada penghematan jangka pendek atau takut pada sorotan publik, pembentukan tim profesional pun menjadi sulit. Padahal perubahan kultur yang mendorong tanggung jawab terukur dan dukungan manajerial bisa membuka ruang bagi pengambilan keputusan lebih efisien.

Untuk mengatasi budaya birokrasi yang berlebihan, diperlukan kepemimpinan yang jelas: aturan agar proses disederhanakan, batas wewenang yang memberi ruang pengambilan keputusan di level lapangan, serta sistem pengawasan yang adil sehingga pegawai tidak merasa selalu dalam ancaman. Juga penting membangun mekanisme dokumentasi keputusan sehingga tiba saat evaluasi, alasan di balik keputusan terlihat jelas dan bukan sekadar tindakan subyektif.

5. Kurangnya Dukungan Teknologi dan Sistem Informasi

Di era digital, sistem informasi bisa membantu banyak tugas pengadaan—dari pembuatan dokumen, pelacakan proses, hingga penyimpanan arsip. Namun tidak semua OPD memiliki dukungan teknologi yang memadai. Ada OPD yang belum punya akses ke aplikasi pengadaan terpadu, atau hanya mengandalkan dokumen kertas dan spreadsheet sederhana. Keterbatasan ini memperlambat proses dan meningkatkan risiko kesalahan manual.

Lebih jauh, alat digital yang ada juga perlu disesuaikan dengan kapasitas pengguna. Jika pegawai belum terbiasa memakai sistem, atau pelatihan penggunaan minim, teknologi justru menjadi sumber friksi. Misalnya, form online yang rumit membuat panitia balik ke cara lama; data yang tersimpan tidak terstruktur, menyulitkan pencarian riwayat pengadaan. Di situasi seperti ini, teknologi perlu disertai pelatihan sederhana dan dukungan teknis bila masalah muncul.

Selain itu, infrastruktur seperti koneksi internet yang tidak stabil di kantor cabang atau di daerah terpencil membuat pemanfaatan sistem menjadi menantang. Solusi sederhana seperti pengaturan sesi sinkronisasi offline-online atau penggunaan perangkat portabel bisa membantu jika diimplementasikan dengan dukungan teknis.

Investasi teknologi tidak melulu mahal. Banyak solusi dapat dibangun bertahap: mulai dari template dokumen elektronik, folder bersama dengan aturan penamaan file, hingga pemanfaatan sistem pengadaan elektronik yang disediakan pemerintah pusat. Kuncinya, teknologi harus diikuti pelatihan dan dukungan agar tim pengadaan benar-benar dapat bekerja lebih efisien.

6. Keterbatasan Akses ke Daftar Penyedia Terpercaya

Profesionalitas tim pengadaan juga dipengaruhi oleh kemampuan mereka memilih penyedia yang tepat. Banyak OPD belum memiliki daftar penyedia terpercaya atau database vendor yang terverifikasi. Alhasil saat ada kebutuhan mendesak, panitia sering memilih vendor berdasarkan kebiasaan, rekomendasi informal, atau yang cepat merespons penawaran—bukan berdasarkan evaluasi kapasitas dan rekam jejak.

Tanpa daftar penyedia yang terverifikasi, risiko yang timbul antara lain kualitas barang rendah, keterlambatan pengiriman, hingga layanan purna jual yang buruk. Membuat daftar vendor (vendor list) membutuhkan usaha: verifikasi administratif, cek kualitas barang sebelumnya, dan pengumpulan referensi klien. Namun investasi awal ini memudahkan pekerjaan jangka panjang karena memperpendek proses seleksi dan mengurangi risiko.

OPD yang kecil bisa bekerja sama lintas OPD atau melalui asosiasi daerah untuk menyusun daftar vendor bersama. Dengan cara ini biaya verifikasi bisa ditanggung bersama dan akses ke penyedia lebih luas. Selain itu, sistem penilaian sederhana—mencatat pengalaman kerjasama, waktu pengiriman, dan kualitas—membantu memperbarui daftar secara berkala.

Jadi, keterbatasan akses ke penyedia terpercaya bukanlah alasan permanen. Dengan koordinasi antarpemda dan sedikit usaha verifikasi, OPD dapat membangun basis pemasok yang handal sehingga pekerjaan pengadaan menjadi lebih cepat, aman, dan berkualitas.

7. Sistem Insentif yang Kurang Mendukung Profesionalisme

Insentif mempengaruhi perilaku. Jika penghargaan dan pengakuan di OPD hanya berkaitan dengan target program dan bukan keandalan proses pengadaan, sedikit motivasi bagi pegawai untuk memperbaiki praktik pembelian. Misalnya, pegawai yang berhasil menyelesaikan banyak pengadaan cepat tapi keliru tidak selalu menghadapi konsekuensi, sementara mereka yang berusaha teliti justru dianggap lambat.

Sistem insentif perlu menilai kualitas proses, bukan hanya kuantitas. Penghargaan bagi tim yang menyusun spesifikasi baik, melakukan transparansi, dan menjaga penghematan anggaran yang sah bisa memotivasi staf meningkatkan profesionalisme. Di sisi lain, mekanisme akuntabilitas yang adil diperlukan agar ada konsekuensi bagi praktik buruk—misalnya pengulangan kesalahan yang berujung kerugian negara.

Beberapa OPD dapat mengadopsi model sederhana: prestasi pengadaan dievaluasi dalam rapat kinerja, kemudian tim yang menunjukkan perbaikan diberi pengakuan atau kesempatan mendapatkan pelatihan luar negeri. Bentuk insentif tidak harus finansial; sertifikat, pengakuan publik, atau kesempatan untuk terlibat dalam proyek strategis juga bernilai.

Tanpa insentif yang tepat, budaya kerja akan stagnan. Mengubah pola berpikir organisasi agar menghargai kualitas proses adalah langkah penting menuju profesionalisme pengadaan.

8. Kepemimpinan dan Prioritas Organisasi

Kepala OPD punya peran besar. Jika pimpinan menempatkan pengadaan sebagai prioritas—mendukung pembentukan tim, memberi wewenang, dan mengawal proses—perubahan cepat mungkin terjadi. Sebaliknya, jika pimpinan tidak memberi perhatian, pengadaan akan tetap menjadi tugas rutin yang tidak diberi sumber daya cukup.

Kepemimpinan yang baik berarti memberi ruang bagi tim pengadaan untuk bekerja dengan aturan yang jelas, namun juga memberi dukungan saat mereka membutuhkan keputusan cepat. Pimpinan harus mendorong transparansi, memfasilitasi pelatihan, dan memastikan bahwa proses pengadaan bukanlah celah untuk kebijakan yang tidak konsisten.

Peran pimpinan juga penting dalam membangun jejaring: menjalin hubungan dengan OPD lain, menyetujui alokasi anggaran untuk pelatihan, atau mengizinkan tim mencari vendor tepercaya bersama. Dukungan pimpinan memotong banyak hambatan birokrasi yang biasanya menghalangi pembenahan sistem.

Singkatnya, tanpa dukungan pimpinan, upaya membangun tim pengadaan profesional seringkali terhambat. Jika pimpinan memberi prioritas dan dukungan praktis, perubahan sistematis lebih mudah dicapai.

9. Tantangan Regulasi dan Prosedur yang Rumit

Beberapa OPD merasakan aturan pengadaan yang rumit dan berubah-ubah sebagai hambatan. Prosedur panjang membuat tugas pengadaan tampak menakutkan, sehingga pegawai memilih jalur aman yang seringkali tidak efisien. Aturan yang terlalu kaku tanpa memberi ruang untuk kondisi lokal juga menimbulkan kebuntuan: misalnya prosedur tender yang memakan waktu panjang untuk pembelian yang sebenarnya sederhana.

Namun menyederhanakan prosedur bukan berarti mengabaikan transparansi. Yang dibutuhkan adalah prosedur yang proporsional—lebih sederhana untuk pembelian kecil dan lebih ketat untuk kontrak besar. Pemerintah pusat sudah menyediakan beberapa pedoman tentang pengadaan yang proporsional, tetapi implementasinya di tingkat OPD perlu dukungan agar petugas paham kapan dan bagaimana memakai jalur yang tepat.

OPD bisa mengusulkan pedoman internal yang menyesuaikan aturan umum dengan kondisi lokal, selama tidak bertentangan dengan peraturan yang lebih tinggi. Membuat alur kerja standar yang jelas dan checklist untuk tiap jenis pengadaan juga membantu mengurangi kebingungan akibat regulasi yang kompleks.

Dengan kata lain, tantangan regulasi bisa diatasi dengan pemahaman yang lebih baik dan penerapan prosedur yang sesuai konteks, sehingga formalisme tidak menghabiskan energi yang seharusnya dipakai untuk memastikan kualitas pengadaan.

10. Peran Pengawasan Publik dan Transparansi

Terakhir, pengawasan publik dan transparansi memegang peranan penting. Ketika proses pengadaan terbuka—dokumen disajikan, daftar pemenang dipublikasikan, dan riwayat kontrak mudah diakses—potensi penyimpangan berkurang. Namun banyak OPD belum rutin mempublikasikan informasi pengadaan secara mudah diakses oleh masyarakat.

Keterlibatan masyarakat bukan berarti mengintervensi teknis, tetapi menyediakan kontrol sosial yang menambah tekanan bagi OPD untuk bekerja profesional. Misalnya, publik bisa mengecek apakah barang yang dijanjikan benar-benar tiba dan berfungsi. Adanya mekanisme pengaduan dan tanggapan cepat oleh OPD meningkatkan akuntabilitas.

Transparansi juga membantu tim pengadaan sendiri: dokumentasi terbuka memudahkan koordinasi internal dan memberi referensi bagi pengadaan berikutnya. OPD bisa mulai dengan langkah sederhana—mempublikasikan ringkasan pengadaan, mengunggah form penerimaan barang, dan menampilkan daftar vendor yang digunakan.

Dengan pengawasan publik yang sehat dan transparansi internal, tekanan untuk memperbaiki praktik pengadaan meningkat, mendorong OPD menuju profesionalisme.

Kesimpulan dan Ajakan Tindakan

Banyak OPD belum memiliki tim pengadaan profesional bukan karena satu alasan tunggal, melainkan kombinasi faktor: keterbatasan anggaran, tugas ganda pegawai, kurangnya pelatihan, budaya birokrasi, keterbatasan teknologi, dan kurangnya dukungan pimpinan. Tantangan regulasi dan minimnya daftar vendor terpercaya juga memperparah kondisi. Namun semua masalah ini memiliki solusi praktis yang bisa dimulai sekarang juga.

Langkah konkret: alokasikan anggaran kecil untuk pelatihan rutin; kurangi tugas ganda dengan pembagian peran yang jelas; bangun daftar penyedia terpercaya bersama OPD lain; sediakan alat sederhana berbasis digital dan latih penggunaannya; dan dorong pimpinan untuk memberi prioritas pada pengadaan. Selain itu, tingkatkan transparansi dan libatkan masyarakat sebagai pengawas sederhana.

Profesionalisme pengadaan bukan soal menghabiskan banyak uang, tetapi soal konsistensi investasi pada kapasitas manusia, aturan yang masuk akal, dan dokumentasi yang rapi. Dengan komitmen kecil namun berkelanjutan, OPD bisa membangun tim pengadaan yang mampu bekerja cepat, akurat, dan bertanggung jawab—yang pada akhirnya meningkatkan kualitas layanan publik.