Hubungan KAK dengan Pembentukan HPS

Dalam proses pengadaan barang/jasa, dua dokumen yang memegang peranan sangat penting adalah Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Kedua dokumen ini sering dibahas bersamaan, tetapi banyak pelaksana pengadaan yang belum benar-benar memahami bagaimana hubungan logis, teknis, dan praktis di antara keduanya. Padahal, kualitas KAK sangat menentukan kualitas HPS, dan pada akhirnya menentukan keberhasilan pengadaan itu sendiri.

Artikel ini akan membahas secara panjang, rinci, dan dengan bahasa sederhana mengenai hubungan antara KAK dan HPS. Penjelasan disusun secara terstruktur agar mudah dipahami, terutama bagi mereka yang baru mempelajari pengadaan maupun praktisi yang ingin memperdalam pemahaman.

Apa Itu KAK dan Mengapa Penting?

Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen yang merumuskan kebutuhan pengguna barang/jasa secara jelas. KAK menjadi dasar bagi semua pihak untuk memahami apa yang ingin dicapai dalam suatu kegiatan pengadaan.

Dalam KAK biasanya terdapat informasi mengenai ruang lingkup pekerjaan, tujuan, output yang diharapkan, waktu pelaksanaan, standar mutu, metode kerja, kebutuhan sumber daya, risiko yang mungkin muncul, dan berbagai aspek teknis lainnya. Karena itu, KAK sering dianggap sebagai “peta” yang harus diikuti penyedia dalam melaksanakan pekerjaan.

Tanpa KAK yang baik, pelaksanaan pengadaan dapat menjadi membingungkan, tidak konsisten, dan rawan menimbulkan perselisihan karena kurangnya kejelasan tentang apa yang sebenarnya ingin dicapai. Penyedia bisa salah menafsirkan kebutuhan, sementara PPK kesulitan menilai kinerja penyedia.

Apa Itu HPS dan Apa Tujuannya?

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah estimasi biaya yang dibuat oleh PPK sebelum proses pemilihan penyedia dimulai. HPS menjadi acuan untuk memastikan bahwa harga penawaran penyedia berada dalam kisaran yang wajar, dan bukan harga yang terlalu tinggi atau tidak realistis.

HPS bukan sekadar angka perkiraan, melainkan dokumen yang harus dibuat berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Data tersebut dapat berasal dari survei harga pasar, harga kontrak sebelumnya, e-katalog, referensi teknis, perhitungan biaya produksi, dan berbagai sumber lainnya.

Tujuan HPS bukan untuk membatasi kreativitas penyedia atau “mengunci” angka tertentu, tetapi untuk memastikan adanya kewajaran harga dalam proses pengadaan. Dengan kata lain, HPS adalah alat kontrol agar proses pengadaan berjalan efisien dan ekonomis.

Mengapa KAK dan HPS Harus Dibuat Berpasangan?

KAK dan HPS ibarat dua sisi mata uang dalam proses pengadaan. KAK menjelaskan kebutuhan, sedangkan HPS mengestimasi biaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Keduanya harus konsisten, saling melengkapi, dan tidak boleh bertentangan.

Jika KAK berubah, HPS juga harus berubah. Jika ruang lingkup pekerjaan bertambah, biaya pasti meningkat. Jika standar mutu diturunkan, biaya dapat menurun. Jika durasi pekerjaan diperpanjang, mungkin ada tambahan biaya tenaga kerja atau operasional. Semua unsur teknis dalam KAK akan selalu berpengaruh terhadap pembentukan HPS.

Artinya, HPS tidak bisa dibuat tanpa membaca, memahami, dan mengacu pada KAK. Sebaliknya, KAK yang baik harus cukup detail agar HPS dapat dihitung secara tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Unsur-Unsur dalam KAK yang Berpengaruh Langsung terhadap HPS

Sebuah KAK yang lengkap memberikan berbagai informasi penting yang digunakan PPK untuk menyusun HPS. Beberapa unsur paling krusial adalah:

Ruang lingkup pekerjaan

Semakin luas ruang lingkup pekerjaan, semakin besar biaya yang dibutuhkan. Ruang lingkup ini menentukan jumlah item pekerjaan, frekuensi kegiatan, jumlah tenaga kerja, serta volume material yang diperlukan.

Standar mutu dan spesifikasi teknis

Standar mutu memengaruhi harga secara signifikan. Material berkualitas tinggi, kebutuhan tenaga ahli tertentu, penggunaan metode kerja khusus, atau peralatan berteknologi tinggi semuanya akan berdampak langsung pada angka HPS.

Output dan deliverable

Semakin banyak output yang harus diserahkan penyedia, semakin besar jumlah biaya yang harus dihitung dalam HPS.

Durasi pekerjaan

Durasi memengaruhi biaya tenaga kerja, sewa alat, biaya operasional, dan biaya manajemen proyek.

Risiko pekerjaan

Risiko dapat memengaruhi besaran contingency cost atau margin risiko yang dihitung dalam HPS. Semakin tinggi risiko dalam KAK, semakin besar biaya risiko yang mungkin harus dimasukkan.

Lokasi pekerjaan

Jika pekerjaan dilakukan di lokasi yang jauh, sulit dijangkau, atau memiliki kondisi geografis dan sosial tertentu, maka biaya transportasi, akomodasi, logistik, dan tenaga kerja akan meningkat.

Semua unsur tersebut menunjukkan bahwa KAK bukan hanya menjelaskan pekerjaan, tetapi juga memiliki implikasi besar terhadap biaya.

Bagaimana Informasi dalam KAK Dikonversi Menjadi Angka dalam HPS?

Mengkover informasi teknis ke dalam angka biaya memerlukan proses analitis yang sistematis. Proses tersebut dapat disederhanakan menjadi beberapa tahap.

Mengidentifikasi semua kebutuhan pekerjaan

PPK harus memecah ruang lingkup pekerjaan menjadi komponen-komponen kecil yang dapat diukur, seperti jumlah tenaga kerja, jumlah hari kerja, kebutuhan material, peralatan, biaya transportasi, dan biaya pendukung lainnya.

Mengukur volume pekerjaan

Informasi volume dalam KAK harus diubah menjadi satuan kuantitatif. Misalnya berapa meter, berapa unit, berapa jam kerja, berapa hari pelatihan, atau berapa perangkat yang harus dipasang.

Menentukan standar mutu

Setiap standar mutu memiliki kisaran harga pasar. Semakin tinggi standar mutu, semakin tinggi pula harga item tersebut.

Menghitung komponen biaya langsung

Biaya langsung adalah biaya yang terkait langsung dengan aktivitas pekerjaan, seperti bahan, upah tenaga kerja, atau sewa alat.

Menghitung biaya tidak langsung

Biaya tidak langsung meliputi manajemen proyek, administrasi, mobilisasi, keuntungan perusahaan, dan biaya risiko.

Menambahkan margin wajar

HPS mencerminkan harga wajar, termasuk keuntungan yang realistis bagi penyedia.

Dengan demikian, HPS merupakan hasil pengolahan informasi teknis dari KAK menjadi data biaya yang terestimasi secara rasional dan objektif.

Ketidaksesuaian antara KAK dan HPS: Sumber Masalah Besar dalam Pengadaan

Salah satu penyebab temuan audit yang sering muncul adalah ketidaksesuaian antara KAK dan HPS. Ketidaksesuaian ini bisa terjadi dalam berbagai bentuk, misalnya:

• KAK menyebut 100 unit perlengkapan, tetapi HPS hanya menghitung 80 unit.
• KAK mengharuskan kualitas premium, tetapi HPS menggunakan harga barang kualitas standar.
• KAK menyebut durasi pekerjaan 6 bulan, tetapi HPS hanya menghitung biaya untuk 3 bulan.

Ketidaksesuaian ini dapat menimbulkan berbagai konsekuensi serius, seperti:

• penawaran penyedia menjadi tidak realistis
• penyedia salah memahami kebutuhan dan gagal memenuhi kontrak
• kontrak harus diubah karena HPS salah
• audit menemukan kekurangan perhitungan
• kerugian negara karena HPS tidak mencerminkan harga wajar

Karena itu, konsistensi antara KAK dan HPS bukan sekadar kewajiban administratif, tetapi sebuah keharusan agar pengadaan berjalan efektif, efisien, dan bebas masalah hukum.

Mengapa KAK Harus Disusun Lebih Dulu Sebelum HPS?

Dalam proses pengadaan yang benar, KAK harus selalu dibuat terlebih dahulu sebelum HPS. Alasannya sederhana: kita tidak bisa menghitung biaya sesuatu yang belum didefinisikan.

KAK adalah “pesanan”, HPS adalah “estimasi biaya pesanan tersebut”.

Jika KAK berubah, HPS harus diperbarui. Jika HPS dibuat dahulu baru KAK disesuaikan, hasilnya hampir pasti tidak akurat.

KAK dapat diibaratkan sebagai resep memasak, sementara HPS adalah perkiraan berapa biaya belanja bahan untuk membuat masakan tersebut. Tanpa resep, tidak ada dasar untuk membuat perkiraan biaya.

Contoh Kasus Konkret Hubungan KAK dan HPS

Bayangkan sebuah pengadaan kegiatan pelatihan yang dalam KAK mencantumkan kebutuhan sebagai berikut:

• durasi 3 hari
• peserta 40 orang
• lokasi hotel
• konsumsi 3 kali sehari
• modul pelatihan
• instruktur dua orang

Ketika PPK menyusun HPS, semua informasi tersebut harus dikonversi menjadi biaya:

• sewa ruang per hari
• biaya konsumsi per peserta
• honorarium instruktur
• biaya cetak modul
• peralatan pendukung

Jika KAK menyebutkan 40 peserta tetapi HPS hanya menghitung konsumsi untuk 30 peserta, maka terjadi ketidaksesuaian yang akan berdampak pada pelaksanaan.

Contoh ini menunjukkan betapa eratnya hubungan antara KAK dan HPS dalam memastikan pengadaan berjalan sesuai rencana.

KAK yang Baik Menghasilkan HPS yang Akurat

KAK yang jelas, detail, terstruktur, dan realistis akan sangat membantu penyusunan HPS yang akurat. Sebaliknya, KAK yang kabur, ambigu, atau terlalu umum akan menghasilkan HPS yang tidak presisi.

Beberapa ciri KAK yang baik antara lain:

• ruang lingkup ditulis jelas
• volume pekerjaan terukur
• standar mutu dijelaskan
• durasi pekerjaan ditentukan
• risiko dijelaskan
• peralatan yang diperlukan diuraikan
• output dan deliverable dituliskan
• Dengan KAK yang matang, penyusunan HPS tidak hanya lebih mudah, tetapi juga lebih dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari masalah audit.

Kesimpulan

Hubungan KAK dan HPS bersifat fundamental dan saling melengkapi dalam proses pengadaan barang/jasa. KAK adalah dokumen yang menjelaskan kebutuhan, ruang lingkup, standar mutu, volume, durasi, dan semua aspek teknis pekerjaan. Informasi inilah yang kemudian dikonversi menjadi angka biaya dalam HPS. Tanpa KAK, HPS tidak bisa dihitung dengan benar. Tanpa HPS yang konsisten dengan KAK, pengadaan tidak dapat berjalan efisien dan akuntabel.

Memahami hubungan keduanya membantu pelaksana pengadaan menyusun dokumen secara lebih profesional, menghindari kesalahan administratif, dan meningkatkan kualitas perencanaan pengadaan. Pada akhirnya, pembuatan KAK yang baik dan HPS yang akurat adalah fondasi bagi pengadaan yang efisien, transparan, dan bebas masalah hukum.