Tantangan Menyusun HPS di Daerah Minim Data Pasar

Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, Harga Perkiraan Sendiri atau HPS merupakan salah satu dokumen paling krusial yang menentukan kualitas keseluruhan proses pengadaan. HPS berfungsi sebagai dasar untuk mengevaluasi penawaran, menilai kewajaran harga, dan menjaga agar proses pengadaan berjalan dengan efisien serta akuntabel. Namun, penyusunan HPS tidak selalu dapat dilakukan dengan mudah, terutama ketika instansi berada di wilayah yang jauh dari pusat ekonomi, terpencil, atau minim dokumentasi pasar. Di daerah seperti itu, mendapatkan data harga yang objektif dan kredibel bukan hanya sulit, tetapi sering kali membutuhkan strategi dan penalaran yang jauh lebih kompleks dibandingkan dengan pengadaan di kota besar.

Kondisi ini menyebabkan banyak penyusun HPS merasa ragu atau khawatir terhadap hasil perhitungan yang mereka buat, karena mereka harus membuat keputusan harga tanpa dukungan data yang memadai. Tantangan ini diperburuk oleh fakta bahwa auditor tetap menuntut pembuktian kewajaran harga meskipun kondisi geografis dan keterbatasan data sangat signifikan. Di sinilah dilema itu muncul: bagaimana memastikan bahwa HPS dapat dipertanggungjawabkan sementara data pasar yang tersedia tidak lengkap, tidak mutakhir, atau bahkan tidak ada sama sekali.

Artikel ini membahas secara mendalam tantangan nyata dalam menyusun HPS di daerah minim data pasar, mulai dari hambatan teknis, keterbatasan metodologi, risiko audit, hingga strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi kondisi tersebut. Penjelasan disampaikan dalam bentuk naratif agar mudah dipahami bahkan oleh pembaca yang awam terhadap istilah teknis pengadaan.

Minimnya Sumber Data sebagai Tantangan Utama

Tantangan paling mendasar dalam penyusunan HPS di daerah dengan akses pasar terbatas adalah minimnya sumber data harga yang dapat diandalkan. Di kota besar, penyusun HPS dapat dengan cepat mengakses harga melalui toko online terpercaya, katalog elektronik, marketplace besar, atau toko fisik yang lengkap. Namun di daerah terpencil, penyedia barang atau jasa sering kali tidak memiliki situs daring, tidak menggunakan sistem penawaran digital, dan bahkan tidak memiliki katalog resmi.

Kondisi ini membuat penyusun HPS harus mengandalkan metode yang lebih sederhana seperti menanyakan harga langsung kepada penyedia melalui pesan pribadi, menghubungi toko lokal yang jumlahnya terbatas, atau menggunakan data lama yang disesuaikan dengan perkembangan harga terbaru. Tantangan muncul karena metode tersebut sering kali dianggap kurang kredibel oleh auditor jika tidak dilengkapi bukti dokumentasi yang kuat.

Keterbatasan data juga menyebabkan perhitungan rata-rata harga menjadi kurang akurat. Jika hanya ada satu atau dua penyedia di wilayah tersebut, sangat sulit untuk menghasilkan pembandingan yang obyektif. Ada risiko harga yang ditawarkan penyedia menjadi tidak kompetitif atau cenderung tinggi karena tidak adanya pesaing di pasar.

Keterbatasan data juga berdampak pada kemampuan penyusun HPS dalam melakukan justifikasi teknis. Misalnya, dalam pembelian barang yang memiliki spesifikasi khusus atau barang teknologi tertentu, daerah minim pasar sering kali tidak memiliki penyedia yang memahami detail produk tersebut. Tanpa informasi teknis yang cukup, penyusun HPS kesulitan mengukur kewajaran harga yang mereka gunakan sebagai dasar estimasi.

Ketergantungan pada Harga dari Luar Daerah

Karena keterbatasan data lokal, banyak penyusun HPS akhirnya menggunakan data harga dari luar daerah sebagai pembanding. Meski terlihat sebagai solusi, pendekatan ini memiliki tantangan tersendiri. Harga barang atau jasa di kota besar cenderung lebih murah karena akses logistik yang baik, jumlah penyedia yang banyak, dan rantai pasok yang matang. Ketika digunakan sebagai dasar HPS di daerah terpencil, harga tersebut harus disesuaikan dengan biaya distribusi, risiko pengiriman, serta kondisi geografis yang dapat memperbesar biaya secara signifikan.

Penyesuaian harga antarwilayah harus dilakukan secara cermat karena auditor ingin melihat dasar penentuan nilai koreksi tersebut. Jika koreksi harga hanya didasarkan pada perkiraan tanpa data yang jelas, auditor dapat mempertanyakan kewajaran HPS. Tantangan muncul ketika penyesuaian harga memerlukan bukti biaya logistik seperti ongkos kirim, biaya transportasi darat atau laut, serta faktor cuaca atau medan, sementara penyedia tidak memiliki data tersebut dalam bentuk tertulis.

Selain itu, ada kesulitan dalam menentukan apakah perbandingan harga dari luar daerah benar-benar relevan dengan barang atau jasa yang tersedia secara lokal. Barang yang dijual di kota besar mungkin memiliki variasi mutu lebih tinggi, sementara barang yang tersedia di daerah terpencil mungkin memiliki spesifikasi lebih sederhana. Hal ini menyebabkan koreksi harga harus mempertimbangkan aspek kualitas, bukan hanya harga absolut. Jika koreksi kualitas tidak dijelaskan dengan baik, HPS dapat dianggap tidak valid oleh auditor.

Ketidaksesuaian Spesifikasi dengan Data yang Tersedia

Tantangan lain yang muncul adalah kesulitan mencari harga yang sesuai spesifikasi teknis. Di daerah dengan pilihan barang yang terbatas, sering kali penyedia hanya menawarkan barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Ketika penyusun HPS mencoba melakukan survei terhadap barang tertentu, mereka mendapati data pasar yang tersedia tidak cocok dengan spesifikasi yang ditetapkan pengguna barang.

Misalnya, ketika instansi membutuhkan perangkat elektronik dengan merek tertentu atau fitur tertentu, penyedia lokal mungkin hanya menyediakan produk lokal atau generik yang fiturnya kurang lengkap. Sebaliknya, produk yang ada dalam rancangan HPS mungkin tidak dijual sama sekali di daerah tersebut. Kondisi ini membuat proses pencocokan antara spesifikasi dan harga pasar menjadi sulit.

Dalam beberapa kasus, penyusun HPS terpaksa menggunakan harga barang dengan spesifikasi berbeda lalu melakukan koreksi manual, misalnya menambah atau mengurangi nilai sesuai fitur yang ada. Namun melakukan koreksi manual tanpa metodologi yang jelas dapat menyebabkan pertanyaan dari auditor. Auditor ingin tahu bagaimana koreksi diperhitungkan, apakah ada pembanding, apakah ada dasar teknis, dan apakah penyusun HPS memahami bagaimana nilai fitur tersebut memengaruhi harga.

Kondisi ketidaksesuaian spesifikasi juga menyebabkan potensi penyedia melakukan praktik harga berlebihan, karena mereka tahu bahwa tidak ada alternatif lain di daerah tersebut. Inilah tantangan yang membuat penyusunan HPS semakin kompleks di wilayah minim data pasar.

Kesulitan Mendapatkan Dokumen Penawaran yang Layak Audit

Di daerah dengan sistem administrasi penyedia yang belum matang, penyusun HPS sering kesulitan mendapatkan dokumen penawaran resmi yang memenuhi standar audit. Banyak penyedia kecil tidak memiliki kop surat resmi, harga yang ditulis tidak mencantumkan tanggal, tidak ada stempel, atau bahkan tidak ada informasi tentang masa berlaku harga. Auditor dapat mencurigai bahwa dokumen tersebut tidak valid atau dibuat setelah proses pengadaan berlangsung.

Ketika dokumen penawaran tidak memenuhi kriteria formal, penyusun HPS terpaksa melakukan alternatif lain seperti mengumpulkan tangkapan layar percakapan WhatsApp, merekam komunikasi verbal, atau meminta penyedia menulis penawaran ulang. Namun, meskipun metode tersebut dapat membantu dokumentasi, auditor sering kali menilai dokumen yang kurang formal sebagai bukti yang lemah.

Kesulitan administratif penyedia lokal membuat proses pengumpulan data harga menjadi berlipat-lipat lebih menantang. Penyusun HPS harus memastikan bahwa bukti-bukti tersebut dapat dipertanggungjawabkan meskipun tidak sepenuhnya formal. Penyusun harus mampu menjelaskan kondisi daerah dan keterbatasan penyedia sebagai alasan kuat mengapa dokumen yang tersedia berbeda dengan standar umum.

Risiko Perbedaan Harga yang Jauh Antara Penawaran dan HPS

Di daerah minim data, risiko terjadinya perbedaan harga yang jauh antara HPS dan penawaran penyedia sangat tinggi. Kondisi pasar yang tidak stabil, keterbatasan barang, serta biaya logistik yang tidak konsisten menyebabkan penyedia memberikan penawaran harga dengan variasi yang besar. Penawaran yang jauh lebih tinggi dari HPS dapat dianggap sebagai indikasi adanya penyedia yang mencoba mengambil keuntungan berlebih karena mengetahui bahwa konsumen tidak memiliki pilihan lain.

Sebaliknya, penawaran yang jauh lebih rendah dari HPS dapat membuat auditor mempertanyakan validitas metode penyusunan HPS. Auditor bisa menyimpulkan bahwa HPS tidak disusun berdasarkan survei yang memadai atau justru terlalu tinggi sehingga membuka celah penyimpangan. Perbedaan harga yang ekstrem ini membuat penyusun HPS harus benar-benar berhati-hati dalam membuat justifikasi harga.

Kesulitan semakin besar jika HPS digunakan sebagai dasar evaluasi penawaran dalam metode pemilihan tertentu. HPS yang terlalu rendah dapat menyebabkan pelelangan gagal karena tidak ada penawaran yang memenuhi batas kewajaran. HPS terlalu tinggi dapat memicu kecurigaan auditor bahwa penyusun HPS tidak memahami kondisi pasar. Tanpa data yang memadai, penyusun HPS berada dalam posisi sulit.

Tantangan Saat Audit: Membuktikan Hal yang Tidak Terdokumentasi

Audit adalah tahap kritis di mana seluruh logika penyusunan HPS diuji oleh pihak independen. Di daerah minim data pasar, tantangan terbesar adalah membuktikan sesuatu yang sebenarnya tidak memiliki dokumentasi kuat sejak awal. Auditor tidak serta-merta menerima alasan bahwa data pasar minim; mereka tetap memerlukan bukti, catatan, dan dasar perhitungan yang jelas.

Tantangan muncul ketika auditor meminta riwayat survei, bukti komunikasi, dasar koreksi harga, atau penjelasan teknis yang sebenarnya sulit diperoleh dalam kondisi lokal. Penyusun HPS sering merasa terdesak karena bukti yang tersedia terasa kurang lengkap meskipun mereka sudah berusaha maksimal. Dalam kondisi tertentu, auditor memang harus mempertimbangkan konteks geografis, tetapi hal itu tidak menghapus kewajiban penyusun HPS untuk memberikan penjelasan yang rasional.

Untuk menghadapi audit, penyusun HPS harus memastikan dokumentasi apa pun yang dapat dikumpulkan tetap dikumpulkan, meskipun tidak dalam format ideal. Misalnya, jika penyedia tidak memiliki kop surat, maka surat penawaran dapat disertai dokumentasi tambahan seperti foto toko, rekaman komunikasi, atau tangkapan layar. Narasi penjelasan yang kuat dapat membantu memperjelas situasi nyata di lapangan.

Keterbatasan Penguasaan Teknologi oleh Penyedia Lokal

Di banyak daerah minim data pasar, keterbatasan teknologi menjadi tantangan tersendiri. Banyak penyedia kecil tidak memiliki kemampuan untuk membuat dokumen penawaran digital, mengakses e-katalog, atau memberikan data harga melalui platform yang terdokumentasi. Mereka lebih terbiasa memberikan informasi secara lisan, melalui telepon, atau pesan singkat nonformal.

Keterbatasan ini menyulitkan penyusun HPS yang memerlukan bukti tertulis. Ketika penyedia tidak biasa membuat penawaran resmi, penyusun HPS harus membimbing atau bahkan membantu penyedia agar dapat mengeluarkan dokumen yang layak audit. Proses ini membutuhkan waktu dan upaya lebih besar dibandingkan dengan wilayah yang sistem bisnisnya sudah mapan.

Selain itu, beberapa penyedia lokal tidak memahami pentingnya memberikan informasi spesifikasi yang lengkap. Mereka mungkin hanya menyebutkan nama barang dan harga tanpa rincian teknis. Akibatnya, penyusun HPS tidak dapat memastikan apakah barang tersebut sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Kekurangan ini membuat proses penyusunan HPS menjadi tidak hanya tantangan administratif, tetapi juga tantangan edukatif.

Ketergantungan Tinggi pada Informasi Nonformal

Di banyak wilayah minim data, informasi harga lebih sering ditemukan dalam bentuk nonformal seperti percakapan langsung, informasi mulut ke mulut, atau perkiraan dari penyedia. Informasi ini sulit diverifikasi sehingga tidak dapat dijadikan dasar resmi penyusunan HPS. Namun, dalam situasi tertentu, informasi nonformal inilah satu-satunya sumber data yang tersedia.

Penyusun HPS berada dalam posisi dilematis. Mereka tahu bahwa informasi nonformal tidak layak audit, tetapi tidak ada data lain yang tersedia. Tantangan muncul ketika penyusun HPS harus mengubah informasi nonformal menjadi dokumen yang layak dijadikan dasar perhitungan. Proses ini harus dilakukan dengan cara yang sangat hati-hati, karena auditor sering menganggap informasi nonformal terlalu lemah kecuali didukung narasi yang sangat kuat.

Penggunaan informasi nonformal juga berisiko tinggi karena sifatnya yang tidak pasti. Harga bisa berubah sewaktu-waktu, penyedia bisa tidak konsisten, dan informasi bisa tidak akurat. Jika HPS disusun dari data nonformal tanpa validasi tambahan, HPS dapat dianggap tidak kredibel.

Ketidakstabilan Harga Akibat Akses Logistik Terbatas

Di daerah terpencil, salah satu faktor yang membuat penyusunan HPS sulit adalah ketidakstabilan harga barang dan jasa akibat akses logistik yang terbatas. Harga barang dapat berubah drastis dalam waktu singkat karena cuaca, jalur distribusi yang terputus, ongkos kirim yang meningkat, atau perubahan rute pengiriman. Ketidakstabilan harga ini membuat penyusun HPS sulit menentukan harga yang benar-benar mencerminkan kondisi pasar.

Perubahan harga yang tidak menentu membuat data survei menjadi cepat usang. Harga yang dikumpulkan pada minggu pertama mungkin sudah tidak relevan pada minggu ketiga. Penyusun HPS harus menyeimbangkan antara kebutuhan menyusun HPS tepat waktu dan kebutuhan memastikan bahwa data harga yang digunakan masih valid. Keterlambatan dalam proses perencanaan atau pengumpulan data dapat menyebabkan perbedaan besar antara HPS dan penawaran nyata.

Selain itu, perbedaan biaya logistik antarpenyedia dapat membuat variasi harga semakin besar. Penyedia yang memiliki akses logistik lebih baik dapat menawarkan harga lebih rendah dibandingkan penyedia lain yang harus menempuh rute lebih sulit. Kondisi ini menciptakan pasar yang tidak stabil dan sulit diprediksi.

Keterbatasan Pengetahuan Penyusun HPS tentang Metode Perhitungan Alternatif

Di daerah minim data pasar, penyusun HPS dituntut untuk mampu menggunakan metode perhitungan alternatif seperti pendekatan biaya, pendekatan pembanding historis, atau pendekatan analisis teknis. Namun tidak semua penyusun HPS memiliki kemampuan atau pengalaman yang cukup untuk menggunakan metode tersebut secara tepat.

Keterbatasan pengetahuan ini menyebabkan penyusun HPS lebih bergantung pada metode survei langsung, yang sebenarnya kurang efektif jika data pasar tidak tersedia. Akibatnya, HPS menjadi lemah secara metodologis dan rentan terhadap kritik saat audit. Penyusun HPS harus memahami bahwa penyusunan HPS di daerah minim pasar memerlukan analisis yang lebih kreatif, bukan hanya sekadar mengumpulkan harga.

Penyusun HPS juga harus memahami cara melakukan justifikasi logis ketika tidak ada data kuantitatif yang cukup. Hal ini membutuhkan kemampuan analitis yang baik, termasuk kemampuan memahami pasar, membaca kecenderungan harga, serta menghubungkan informasi teknis dengan harga.

Penutup

Menyusun HPS di daerah minim data pasar adalah sebuah tantangan besar yang memerlukan kombinasi antara kecermatan teknis, kemampuan analitis, pemahaman lapangan, dan strategi dokumentasi yang kuat. Penyusun HPS tidak hanya berhadapan dengan keterbatasan data, tetapi juga tantangan administratif, risiko audit, variasi harga yang tidak stabil, dan keterbatasan penyedia lokal. Meskipun tantangan ini besar, penyusun HPS tetap dapat menghasilkan dokumen yang kredibel jika mereka mampu memahami kondisi pasar lokal, melakukan penyesuaian harga secara logis, mengumpulkan bukti dengan baik, dan menyajikan narasi analitis yang meyakinkan.

Pada akhirnya, kualitas HPS bukan hanya ditentukan oleh kelengkapan data, tetapi juga oleh kemampuan penyusun dalam menjelaskan logika di balik setiap perhitungan. Jika penyusun HPS mampu membangun narasi yang kuat dan menunjukkan bahwa mereka telah melakukan upaya maksimal sesuai kondisi daerah, maka HPS tetap dapat dipertanggungjawabkan meskipun data pasar yang tersedia terbatas. Tantangan ini mungkin berat, tetapi dengan pendekatan yang tepat, HPS dapat tetap menjadi dokumen yang akurat dan layak audit meski disusun di wilayah dengan keterbatasan pasar.