HPS Kadaluarsa: Kapan Harus Diperbarui?

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan salah satu dokumen paling krusial dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ia menjadi rujukan bagi banyak keputusan penting, mulai dari menilai kewajaran harga penawaran, memastikan kompetitifnya harga pasar, hingga menjaga agar anggaran tidak digunakan secara berlebihan. Karena perannya yang sangat sentral, HPS harus disusun secara cermat berdasarkan kondisi pasar yang aktual. Namun, dinamika harga di lapangan tidak pernah statis. Ada periode tertentu ketika harga stabil, tetapi ada pula saat-saat ketika perubahan harga berlangsung cepat, baik karena ketersediaan barang menurun, permintaan meningkat, nilai tukar berfluktuasi, kebijakan baru diberlakukan, maupun gangguan distribusi. Dalam kondisi seperti ini, HPS yang sudah disusun berpotensi menjadi kadaluarsa jika tidak diperbarui secara berkala.

Pemahaman tentang kapan HPS harus diperbarui sangat penting agar proses pengadaan tetap sesuai regulasi, akuntabel, dan mampu mempertanggungjawabkan keputusannya. Artikel ini mengulas secara panjang tentang apa itu HPS kadaluarsa, apa saja faktor yang membuat HPS menjadi tidak relevan, seperti apa tanda-tandanya, serta kapan idealnya dilakukan pembaruan. Penjelasan disampaikan secara naratif dan sederhana agar dapat dipahami oleh pembaca dari berbagai latar belakang, terutama mereka yang terlibat langsung dalam pengadaan.

Pengertian HPS Kadaluarsa

HPS dianggap kadaluarsa ketika informasi harga yang digunakan dalam penyusunannya sudah tidak lagi menggambarkan kondisi pasar aktual. HPS disusun untuk memberikan gambaran harga yang wajar pada waktu tertentu. Artinya, HPS melekat erat dengan waktu. Data harga, seperti survei e-katalog, daftar harga penyedia, bukti pembelian sebelumnya, atau hasil survei online, semuanya memiliki masa relevansi. Ketika selang waktu antara penyusunan HPS dan pemilihan penyedia terlalu panjang, kemungkinan besar nilai harga sudah tidak lagi akurat. Dalam kondisi tersebut, menggunakan HPS lama berisiko menghasilkan keputusan yang tidak wajar atau bahkan menimbulkan temuan saat audit.

Kadaluarsa pada HPS tidak harus berarti salah atau menyimpang. Ini murni soal relevansi nilai terhadap pasar. Meski di awal disusun dengan benar, serangkaian dinamika pasar dapat dengan cepat menggeser harga. Oleh karena itu, pengelola pengadaan tidak boleh menganggap HPS bersifat “sekali jadi”, melainkan dokumen hidup yang perlu dievaluasi dari waktu ke waktu.

Alasan Mengapa HPS Bisa Menjadi Kadaluarsa

HPS bisa menjadi kadaluarsa karena banyak faktor. Salah satu penyebab paling umum adalah inflasi atau kenaikan harga barang di pasaran. Misalnya, perangkat elektronik mengikuti pergerakan nilai tukar dolar. Jika kurs berubah signifikan dalam dua bulan, harga laptop, server, atau suku cadang cenderung ikut naik. HPS yang dibuat sebelum perubahan nilai tukar akan kesulitan menggambarkan kondisi terbaru.

Selain itu, perubahan permintaan dan penawaran dapat menjadi faktor penting. Ketika permintaan meningkat tiba-tiba, seperti kebutuhan masker atau oksigen pada masa pandemi, harga dapat melonjak drastis dalam hitungan minggu. HPS lama tidak lagi akurat dan berisiko menyesatkan pengambil keputusan. Sebaliknya, ketika permintaan menurun drastis, seperti pada masa pasokan material konstruksi berlimpah setelah cuaca membaik, harga bisa turun dan menyebabkan HPS lama menjadi terlalu tinggi.

Gangguan distribusi juga menjadi pemicu lain yang menyebabkan HPS kadaluarsa. Misalnya, banjir, kerusuhan, pemogokan pekerja ekspedisi, atau kenaikan biaya logistik dapat mengubah harga di lapangan. Barang yang sebelumnya mudah didapat tiba-tiba menjadi langka, sehingga HPS tidak lagi relevan.

Regulasi pemerintah terkadang ikut mempengaruhi harga. Ketika pemerintah menaikkan tarif PPN, harga barang tentu naik. Ketika ada relaksasi pajak, harga bisa turun. HPS yang disusun sebelum ketentuan baru berlaku tentu tidak lagi akurat.

Perubahan teknologi pun dapat memengaruhi HPS. Pada pengadaan perangkat IT, teknologi berkembang cepat. Produk baru hadir setiap beberapa bulan. Harga barang lama bisa turun drastis ketika model baru muncul. Menggunakan HPS lama dalam situasi seperti ini dapat menyebabkan penilaian harga menjadi tidak relevan.

Tanda-Tanda Bahwa HPS Sudah Tidak Relevan Lagi

Ada beberapa tanda yang sering menjadi indikator bahwa HPS sudah tidak menggambarkan kondisi pasar. Salah satu tanda paling jelas adalah selisih harga terlalu besar antara HPS dengan harga penawaran penyedia. Jika banyak penawaran berada jauh di bawah HPS, kemungkinan besar harga pasar sudah turun sejak HPS disusun. Begitu pula jika semua penawaran jauh di atas HPS, pergerakan pasar kemungkinan sudah naik.

Tanda lain adalah rentang waktu antara penyusunan HPS dan rencana pemilihan penyedia terlalu panjang. Semakin jauh jedanya, semakin tinggi peluang terjadinya perubahan harga. Apalagi bila pengadaan tidak dilakukan dengan segera setelah HPS selesai disusun.

Informasi dari lapangan juga dapat menjadi petunjuk. Misalnya, ketika pejabat pengadaan menerima laporan bahwa beberapa komoditas sedang naik karena kelangkaan bahan baku atau gangguan logistik, maka HPS patut dievaluasi. Sebaliknya, jika tim mendapati bahwa penyedia kini menawarkan harga lebih rendah dibandingkan pada saat survei sebelumnya, HPS lama sudah tidak valid lagi.

Tanda berikutnya adalah perubahan kebijakan yang mempengaruhi harga. Jika muncul aturan baru terkait pajak, tarif impor, standar keselamatan, atau regulasi lainnya, harga barang dan jasa dapat berubah otomatis. HPS yang disusun sebelum perubahan tersebut tentu tidak lagi akurat.

Selain itu, adanya perubahan dalam spesifikasi atau volume pekerjaan juga dapat menyebabkan HPS menjadi kadaluarsa meskipun data harga masih relevan. Perubahan kebutuhan sering terjadi dalam pekerjaan konstruksi atau jasa konsultansi. Jika lingkup pekerjaan berubah sedikit saja, HPS lama otomatis tidak sesuai lagi.

Kapan HPS Harus Diperbarui?

Untuk menentukan kapan HPS harus diperbarui, tidak ada angka pasti yang berlaku untuk semua jenis pengadaan. Namun, ada prinsip umum yang bisa menjadi pedoman. HPS idealnya diperbarui ketika rentang waktu antara penyusunan HPS dan pelaksanaan pemilihan penyedia sudah melebihi batas yang dianggap wajar. Banyak instansi menggunakan rentang tiga bulan sebagai acuan praktis. Artinya, jika HPS telah berusia lebih dari tiga bulan, terutama untuk komoditas yang harga pasarnya dinamis, pembaruan sangat disarankan.

Namun, tiga bulan bukan aturan mutlak. Ada jenis pengadaan yang memerlukan pembaruan lebih cepat karena perubahan harga berlangsung cepat. Peralatan elektronik, material konstruksi, logistik, dan alat kesehatan merupakan contoh komoditas yang harganya sensitif terhadap perubahan pasar. Dalam kondisi tertentu, HPS untuk komoditas-komoditas ini mungkin perlu diperbarui bahkan dalam rentang satu bulan.

Sebaliknya, untuk pengadaan jasa yang tarifnya relatif stabil, seperti jasa konsultan penyusunan studi atau jasa pelatihan tertentu, HPS masih dapat bertahan lebih lama. Meski demikian, tetap harus ada evaluasi untuk memastikan bahwa tidak ada faktor eksternal yang mengubah tarif.

Pembaruan HPS juga wajib dilakukan ketika terdapat perubahan signifikan pada spesifikasi barang atau lingkup pekerjaan. Walaupun HPS baru disusun beberapa minggu sebelumnya, jika cakupan pekerjaan berubah, harga pasti ikut berubah sehingga HPS lama sudah tidak relevan.

Keberadaan informasi baru dari pasar juga menjadi pemicu untuk memperbarui HPS. Ketika survei lapangan menemukan bahwa harga telah berubah, baik naik maupun turun, HPS perlu disesuaikan agar tetap akurat. Tidak jarang penyedia sendiri menginformasikan adanya kenaikan harga bahan baku. Dalam kasus seperti ini, lebih baik melakukan evaluasi ulang daripada memaksakan menggunakan HPS lama.

Selain itu, HPS harus diperbarui saat terjadi perubahan kebijakan fiskal, misalnya kenaikan atau penurunan tarif pajak. Walaupun jarang, kebijakan semacam ini dapat mengubah struktur harga secara drastis.

Dampak Negatif Menggunakan HPS Kadaluarsa

Menggunakan HPS kadaluarsa dapat menimbulkan banyak risiko. Salah satu dampak paling berbahaya adalah potensi temuan audit. Auditor tentu akan mempertanyakan mengapa HPS tidak diperbarui ketika ada indikasi harga pasar sudah berubah. Jika ada selisih harga yang terlalu besar antara harga penawaran penyedia dengan HPS, auditor dapat menilai bahwa pengelola pengadaan tidak cermat atau tidak menjalankan prinsip kehati-hatian.

Dampak lainnya adalah keputusan pengadaan menjadi tidak akurat. HPS yang terlalu tinggi dapat membuat anggaran terserap lebih besar dari seharusnya, meskipun harga pasar sebenarnya rendah. Sebaliknya, HPS yang terlalu rendah membuat pengadaan menjadi gagal karena penyedia merasa harga dasar yang menjadi acuan tidak realistis.

HPS kadaluarsa juga dapat memicu berkurangnya minat penyedia mengikuti pengadaan. Penyedia akan enggan ikut jika mereka menilai bahwa HPS tidak masuk akal. Situasi ini membuat kompetisi berkurang dan berpotensi menurunkan kualitas barang atau jasa yang diterima.

Selain itu, HPS yang tidak relevan dapat mengganggu kredibilitas pejabat pengadaan. Terlihat seolah-olah mereka tidak mengikuti perkembangan harga atau tidak peka terhadap dinamika pasar. Hal ini dapat memengaruhi kepercayaan pimpinan dan publik terhadap proses pengadaan.

Cara Memastikan HPS Selalu Relevan

Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan agar HPS selalu relevan. Salah satunya adalah melakukan monitoring harga secara berkala. Tidak harus survei lengkap, tetapi cukup melakukan pemeriksaan cepat secara rutin untuk memastikan tidak ada perubahan signifikan.

Mengarsipkan data historis harga juga membantu. Dengan mengetahui pergerakan harga dalam beberapa bulan terakhir, pejabat pengadaan dapat memperkirakan apakah tren sedang stabil atau sedang naik-turun cepat. Ini memudahkan keputusan kapan HPS perlu diperbarui.

Selain itu, menjaga komunikasi dengan penyedia juga sangat membantu. Penyedia sering mengetahui perubahan harga lebih awal karena mereka langsung berinteraksi dengan produsen atau distributor. Informasi semacam ini menjadi sinyal penting untuk mengevaluasi HPS.

Evaluasi terhadap rentang waktu penyusunan juga penting. Jika pengadaan diperkirakan akan molor atau tertunda, pejabat pengadaan harus siap melakukan pembaruan HPS bila diperlukan. Dengan perencanaan yang baik, proses ini dapat dilakukan tanpa harus menggangu jadwal pengadaan secara keseluruhan.

Penutup

HPS kadaluarsa bukan sekadar masalah teknis, tetapi menyangkut akuntabilitas, ketepatan penggunaan anggaran, dan kualitas keputusan pengadaan. Karena pasar bergerak dinamis, HPS harus disusun dengan cermat dan dievaluasi secara berkala. Memahami kapan harus memperbarui HPS merupakan keterampilan penting yang harus dimiliki setiap pejabat pengadaan.

Dengan melakukan evaluasi tepat waktu, memonitor harga secara rutin, menjaga komunikasi dengan penyedia, serta memperhatikan kondisi pasar, proses pengadaan dapat berjalan lebih aman, efisien, dan terhindar dari risiko temuan audit. Pengelolaan HPS yang tepat bukan hanya soal mengikuti aturan, tetapi merupakan bagian penting dari tata kelola pengadaan yang profesional dan bertanggung jawab.