Pengadaan dalam Keadaan Darurat di BLU: Apa Aturannya?

Pengadaan dalam keadaan darurat merupakan topik yang sangat penting bagi Badan Layanan Umum (BLU) karena BLU menyelenggarakan layanan publik yang sering kali harus responsif terhadap situasi tidak terduga. Dalam kondisi darurat, misalnya bencana alam, gangguan pasokan kritis, kegagalan alat medis, atau ancaman keselamatan publik, BLU tidak selalu punya waktu untuk mengikuti prosedur pengadaan biasa yang memakan waktu. Namun demikian, keringanan prosedural tersebut tidak berarti tanpa aturan. BLU tetap harus bertindak berdasarkan prinsip akuntabilitas, efisiensi, transparansi, dan kepatuhan hukum. Artikel ini menjelaskan apa saja yang perlu diketahui pengelola BLU mengenai pengadaan dalam keadaan darurat: dari dasar aturan, kriteria darurat, proses yang dapat dipersingkat, dokumentasi yang wajib, peran pejabat, hingga mekanisme evaluasi pasca-darurat. Tujuannya adalah memberikan panduan praktis yang mudah dimengerti agar setiap langkah diambil dengan hati-hati tetapi tetap cepat.

Pengertian Keadaan Darurat dan Konteksnya bagi BLU

Keadaan darurat dalam konteks pengadaan oleh BLU mengacu pada situasi yang memerlukan tindakan cepat untuk mencegah kerugian besar pada pelayanan publik, keselamatan jiwa, atau kerusakan fasilitas kritis. Tidak semua gangguan masuk kategori darurat; definisi darurat biasanya meliputi kondisi tak terduga yang mengancam kelangsungan operasional layanan BLU, seperti kerusakan alat diagnostik utama di rumah sakit BLU, bencana alam yang merusak infrastruktur pelayanan, atau wabah yang memerlukan pengadaan obat dan alat dengan segera. Konteks BLU sebagai pengelola layanan publik menempatkan urgensi pelayanan di posisi utama sehingga keputusan pengadaan darurat harus seimbang antara kebutuhan kecepatan dan kewajiban menjaga akuntabilitas publik. Pemahaman jelas tentang apa yang dimaksud darurat membantu menghindari penyalahgunaan prosedur percepatan.

Dasar Hukum dan Peraturan yang Mengatur Pengadaan Darurat

Pengadaan darurat tidak dilakukan di luar hukum. Ada aturan nasional dan kadang aturan daerah yang menentukan kondisi dan tata cara pengadaan yang dapat dipersingkat. Peraturan pengadaan pemerintah biasanya mengatur ambang nilai, jenis metode yang diperbolehkan untuk keadaan darurat, dan dokumentasi minimal yang harus disiapkan. Selain itu, BLU harus memperhatikan aturan tata kelola keuangan negara, ketentuan penggunaan APBN/APBD, serta ketentuan internal BLU yang bisa memuat prosedur darurat spesifik. Meskipun peraturan bisa berbeda antar yurisdiksi, inti aturan umum menekankan bahwa keadaan darurat merupakan pengecualian bersyarat, diberlakukan hanya ketika benar-benar diperlukan, dan harus diikuti dengan dokumentasi lengkap serta pelaporan kepada otoritas pengawas. Kepatuhan pada dasar hukum menjaga legitimasi tindakan BLU dan mencegah temuan audit negatif.

Kriteria Menyatakan Keadaan Darurat

Menentukan bahwa sebuah situasi adalah darurat memerlukan penilaian yang objektif. Kriteria yang sering digunakan adalah bertentangan dengan dua hal: adanya kondisi tak terduga dan kebutuhan untuk tindakan segera agar pelayanan tidak terganggu atau tidak menimbulkan bahaya. Kondisi tak terduga bisa berupa kegagalan alat yang vital, bencana alam yang merusak fasilitas, gangguan pasokan yang mengancam operasi, atau lonjakan kebutuhan kesehatan masyarakat. Kebutuhan segera berarti tidak ada waktu yang cukup untuk mengikuti proses tender standar tanpa mengorbankan layanan. Penetapan status darurat biasanya dilakukan oleh pemimpin BLU atau pejabat berwenang setelah konsultasi singkat dengan tim teknis dan unit pengadaan, serta harus dicatat secara resmi sebagai dasar penggunaan mekanisme percepatan.

Prinsip-Prinsip yang Harus Dipertahankan saat Pengadaan Darurat

Walaupun prosedur dapat dipersingkat, prinsip dasar pengadaan publik tetap harus dijaga. Prinsip-prinsip tersebut meliputi akuntabilitas, transparansi sejauh mungkin, penegakan nontidak diskriminasi, kehematan, serta integritas. Akuntabilitas berarti setiap keputusan diberi alasan dan didokumentasikan sehingga dapat diaudit. Transparansi dalam konteks darurat menekankan publikasi hasil atau ringkasan pengadaan setelah kondisi mendesak teratasi, sehingga masyarakat dan pihak pengawas bisa menilai tindakan yang diambil. Nondiskriminasi mengingatkan agar tidak memilih penyedia hanya karena kedekatan personal. Hemat dan efisien tetap relevan: walau buru-buru, BLU hendaknya berusaha memperoleh harga wajar. Integritas penting untuk mencegah penyalahgunaan; adanya mekanisme pelaporan internal dan eksternal membantu menjaga norma ini.

Perencanaan Darurat dan Penyiapan Prosedur Internal BLU

BLU yang siap menghadapi kondisi darurat biasanya telah menyiapkan rencana darurat pengadaan yang jelas dalam SOP internal. Rencana ini mencakup kriteria deklarasi darurat, alur persetujuan singkat, tim tanggap pengadaan, template dokumen yang diperlukan, dan kontak penyedia kritis yang telah diverifikasi. Perencanaan semacam ini memungkinkan respon cepat tanpa harus menempuh penyusunan dokumen dari nol saat krisis terjadi. Selain itu, BLU perlu memiliki daftar penyedia tepercaya untuk kategori kritis dan mekanisme verifikasi singkat untuk calon penyedia baru jika diperlukan. Menata prosedur internal sebelum kondisi darurat merupakan tindakan preventif yang menghemat waktu dan mengurangi risiko keputusan impulsif saat tekanan tinggi.

Peran Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Tim Pengadaan saat Darurat

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memainkan peran sentral dalam pengadaan darurat. PPK bertugas menilai kebutuhan, mengambil keputusan pemilihan metode percepatan, mengesahkan kontrak, serta memastikan dokumen pendukung tersimpan. Tim pengadaan mendukung PPK dengan melakukan verifikasi administrasi penyedia, cek harga pasar singkat, dan memproses kontrak dengan klausul perlindungan bagi BLU. Dalam kondisi darurat, pembagian tugas harus jelas: siapa melakukan penilaian teknis, siapa verifikasi anggaran, dan siapa menandatangani dokumen kontrak. Keterlibatan pimpinan BLU juga penting untuk memberi legitimasi keputusan. Peran masing-masing harus terdokumentasi agar tanggung jawab dapat dilacak kemudian hari.

Metode Pengadaan yang Diizinkan dalam Keadaan Darurat

Peraturan umumnya mengizinkan beberapa metode percepatan seperti penunjukan langsung, pemilihan langsung/permintaan penawaran sederhana, atau pembelian katalog elektronik untuk pengadaan tertentu. Pilihan metode tergantung nilai paket dan kondisi darurat. Penunjukan langsung bisa digunakan bila hanya ada satu penyedia yang tersedia atau kebutuhan sangat mendesak, sementara permintaan penawaran sederhana lebih cocok bila ada beberapa penyedia namun waktu tidak cukup untuk lelang formal. Penggunaan katalog elektronik dapat mempercepat pengadaan untuk barang standar. Pemilihan metode harus didasarkan pada prinsip efisiensi, dan BLU harus mampu menjelaskan alasan memilih metode tertentu serta membandingkan harga bila memungkinkan.

Menilai Harga Wajar dan Melakukan Survei Pasar Singkat

Salah satu tantangan pengadaan darurat adalah memastikan harga yang dibayar wajar meski waktu terbatas. BLU perlu melakukan survei pasar singkat, misalnya meminta dua atau tiga penawaran, mengecek daftar harga resmi, atau menggunakan harga kontrak sebelumnya sebagai pembanding. Jika hanya ada satu penyedia, dokumentasi dari produsen atau distributor lain yang menunjukkan harga standar dapat digunakan sebagai bukti kewajaran. Pencatatan dasar perbandingan serta alasan bahwa waktu tidak mengizinkan proses lebih panjang menjadi bagian dari audit trail. Usaha untuk mendapatkan harga wajar menunjukkan bahwa BLU tetap mengedepankan prinsip ekonomis meski dalam situasi darurat.

Kontrak Darurat: Klausul, Jaminan, dan Manajemen Risiko

Kontrak yang dibuat dalam kondisi darurat harus mencakup klausul yang melindungi kepentingan BLU, seperti jaminan mutu, garansi, penalti untuk keterlambatan, dan syarat pembayaran bertahap jika memungkinkan. Klausul-klausul ini menyeimbangkan kebutuhan untuk segera memperoleh barang/jasa dengan perlindungan terhadap risiko layanan rendah mutu atau penyalahgunaan. Selain itu, kontrak darurat harus memuat mekanisme penyelesaian sengketa cepat serta ketentuan pembatalan jika kondisi normal memungkinkan pembukaan proses kompetitif. Manajemen risiko yang baik mendokumentasikan potensi masalah dan solusi mitigasinya sehingga BLU tidak kebingungan jika isu muncul setelah barang atau jasa diserahkan.

Dokumentasi dan Pelaporan sebagai Tanggung Jawab Utama

Dokumentasi menjadi raja dalam pengadaan darurat. Semua langkah, mulai dari penetapan status darurat, kajian teknis, perbandingan harga, persetujuan pimpinan, hingga kontrak dan bukti penerimaan barang/jasa harus dicatat. Dokumentasi itu bukan sekadar formalitas; ia adalah bukti bahwa tindakan darurat dilakukan dengan alasan, proporsional, dan dapat dipertanggungjawabkan. Pelaporan internal kepada dewan pengawas BLU atau unit pengawasan keuangan wajib dilakukan segera setelah kondisi darurat terpenuhi. Pelaporan eksternal ke otoritas pengadaan atau auditor juga mungkin diperlukan sesuai peraturan. Ketiadaan dokumen yang cukup sering menjadi sebab temuan audit dan konsekuensi administratif.

Transparansi Pasca-Darurat: Publikasi Ringkasan dan Akuntabilitas

Meskipun keputusan pengadaan harus cepat, BLU tetap berkewajiban menjaga transparansi. Salah satu cara praktis adalah mempublikasikan ringkasan pengadaan darurat setelah situasi stabil: alasan darurat, nilai kontrak, identitas penyedia, dan ringkasan ruang lingkup pekerjaan. Publikasi ini membantu meredakan kecurigaan publik dan memberi jalur bagi pihak berkepentingan atau penyedia lain untuk memberi masukan jika ada indikasi tidak wajar. Transparansi pasca-darurat juga memperkuat legitimasi BLU di mata masyarakat karena menunjukkan bahwa tindakan cepat tidak mengesampingkan prinsip tata kelola. Selain itu, publikasi membantu membangun rekam jejak yang berguna untuk pembelajaran institusional.

Pengawasan Internal dan Audit Pasca-Darurat

Setelah masa darurat berlalu, BLU harus melakukan audit internal untuk menilai kepatuhan prosedur, efisiensi penggunaan anggaran, dan efektivitas hasil pengadaan. Audit ini mengungkap apakah kriteria darurat benar-benar terpenuhi, apakah harga yang dibayar wajar, dan apakah dokumentasi memadai. Hasil audit menjadi dasar tindak lanjut seperti perbaikan SOP, sanksi jika ada penyalahgunaan, dan pembelajaran untuk respon darurat di masa depan. Selain audit internal, auditor eksternal atau aparat pengawas keuangan juga berhak melakukan pemeriksaan. Kedua mekanisme penting untuk menjaga akuntabilitas jangka panjang dan memastikan tindakan darurat tidak membuka pintu untuk praktik korupsi.

Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan Koordinasi Antar-Instansi

Dalam situasi darurat yang luas, koordinasi antar-instansi menjadi krusial. BLU perlu berkoordinasi dengan dinas terkait, lembaga penanggulangan bencana, dan penyedia layanan utama untuk menghindari duplikasi pengadaan dan memaksimalkan efisiensi sumber daya. Koordinasi juga membantu menyusun prioritas pengadaan agar sumber daya terbatas digunakan pada hal yang paling mendesak. Keterlibatan pemangku kepentingan seperti masyarakat terdampak atau komite pengawas lokal menambah legitimasi keputusan. Koordinasi yang efektif menuntut komunikasi cepat, pembagian tugas jelas, dan mekanisme komando yang dipahami semua pihak.

Tantangan Etis dan Praktis dalam Pengadaan Darurat

Pengadaan dalam keadaan darurat menghadirkan tantangan etis: tekanan waktu dapat memicu keputusan yang merugikan publik jika integritas tidak dijaga. Praktisnya, keterbatasan pasar, gangguan rantai pasok, dan tekanan operasional menambah kompleksitas. BLU harus menyeimbangkan kebutuhan mendesak dengan kewajiban untuk adil dan akuntabel. Tantangan lainnya adalah kapasitas SDM untuk melakukan kajian cepat namun valid, serta infrastruktur TI untuk memproses dokumen dengan cepat. Mengatasi tantangan ini membutuhkan SOP yang teruji, persiapan sebelumnya, pelatihan staf, dan budaya organisasi yang menekankan integritas walau dalam tekanan.

Studi Kasus

Misalnya sebuah BLU rumah sakit menghadapi kerusakan alat rontgen utama menjelang gelombang pasien. Menyadari dampak terhadap diagnosis dan layanan, manajemen menyatakan status darurat, melakukan survei pasar singkat, menunda prosedur tender, dan menunjuk distributor resmi yang dapat menyediakan suku cadang asli dalam 48 jam. Kontrak darurat berisi klausul garansi dan penalti atas keterlambatan. Setelah normal, rumah sakit mempublikasikan ringkasan pengadaan, melakukan audit internal, dan meninjau SOP darurat untuk memperbaiki dokumentasi. Kasus ini menunjukkan bahwa penindakan cepat bisa dilakukan secara akuntabel bila didukung dokumentasi, batasan nilai, dan evaluasi pasca-kejadian.

BLU untuk Mengelola Pengadaan Darurat

BLU disarankan menyusun SOP pengadaan darurat yang jelas, melatih tim tanggap, menyiapkan daftar penyedia tepercaya untuk kategori kritis, serta membangun template dokumentasi cepat. PPK harus dilatih melakukan kajian pasar singkat dan penilaian risiko. BLU juga perlu menetapkan ambang nilai internal yang memicu persetujuan lebih tinggi untuk paket bernilai besar. Penggunaan teknologi, seperti sistem e-procurement yang mendukung proses cepat dan audit trail, mempercepat respon sekaligus menjaga rekam jejak. Terakhir, budaya keterbukaan dan pelaporan membuat pengadaan darurat lebih tahan terhadap kritik dan temuan audit.

Kecepatan dengan Akuntabilitas adalah Kunci

Pengadaan dalam keadaan darurat di BLU sering menjadi pilihan yang tak terelakkan demi melindungi layanan publik dan keselamatan pengguna. Namun kecepatan tidak boleh meniadakan akuntabilitas. BLU perlu memadukan kesiapan operasional dengan aturan yang jelas, dokumentasi yang lengkap, dan mekanisme pengawasan yang efektif. Dengan menetapkan kriteria darurat yang tegas, SOP internal yang teruji, dan praktik transparansi pasca-darurat, BLU dapat merespon cepat tanpa mengorbankan tata kelola. Kunci keberhasilan terletak pada persiapan, komunikasi, rekam jejak dokumentasi, dan komitmen pimpinan untuk menjaga integritas dalam situasi yang paling sulit sekalipun.