Pengadaan Barang/Jasa: Aturan Ketat, Praktik Longgar?

Kontradiksi antara Aturan dan Kenyataan

Pengadaan barang dan jasa publik seharusnya menjadi tulang punggung pelaksanaan program pemerintahan: menjamin kebutuhan dipenuhi tepat waktu, berkualitas, dan dengan biaya yang efisien. Di atas kertas, regulasi pengadaan diatur sedemikian ketat; terdapat prinsip-prinsip yang jelas tentang transparansi, persaingan sehat, akuntabilitas, dan pemeriksaan terhadap konflik kepentingan. Tujuan utamanya adalah melindungi uang publik dan memastikan layanan publik berjalan optimal. Namun kenyataannya seringkali berbeda: meskipun aturan tampak lengkap dan teknis, praktik di lapangan menunjukkan celah penerapan yang besar. Kontradiksi ini menimbulkan kebingungan bagi banyak pihak—pemerintah daerah yang ingin cepat menyerap anggaran, penyedia yang ingin menang secara fair, serta masyarakat yang mengharapkan hasil kerja sama publik-swasta yang bermutu. Tulisan ini akan menggali fenomena tersebut secara naratif dan deskriptif, menjelaskan mengapa aturan yang ketat tidak selalu diterjemahkan menjadi praktik yang disiplin, serta apa akibatnya bagi kualitas layanan publik dan iklim usaha.

Latar Belakang Regulasi Pengadaan

Sejarah modern pengadaan publik menunjukkan upaya terstruktur untuk mengurangi korupsi, kolusi, dan nepotisme melalui aturan yang ketat. Regulasi mengatur setiap tahap: perencanaan kebutuhan, penyusunan dokumen pengadaan, pengumuman lelang, evaluasi administratif dan teknis, serta penetapan pemenang dan pelaksanaan kontrak. Prinsip-prinsip tersebut dirancang agar setiap tindakan dapat diaudit secara retrospektif dan adanya sanksi jika terjadi penyimpangan. Di banyak negara, termasuk di konteks administrasi publik lokal, standar-standar ini terus diperbaharui untuk menutup celah-celah yang muncul. Namun persoalan muncul ketika dokumen aturan menjadi sangat teknis dan birokratis sehingga fokus bergeser dari substansi kebutuhan menjadi kepatuhan terhadap format. Akibatnya, pelaku pengadaan kadang lebih sibuk memenuhi checklist administratif daripada memikirkan hasil yang akan diterima publik. Latar belakang inilah yang membantu menjelaskan mengapa aturan yang ketat tidak selalu berujung pada praktik yang disiplin dan etis.

Aturan yang Ketat

Aturan pengadaan biasanya sangat detail—mulai dari tata cara penyusunan HPS (harga perkiraan sendiri), spesifikasi teknis, hingga mekanisme klarifikasi dan evaluasi kelayakan penyedia. Ekspektasinya jelas: proses harus transparan, semua penyedia harus diperlakukan sama, dan keputusan harus dapat dipertanggungjawabkan. Struktur ini mencakup dokumen pemilihan yang harus memuat kriteria evaluasi, bobot penilaian, skema pembiayaan, dan jaminan pelaksanaan. Selain itu, pengawasan internal dan eksternal diharapkan berjalan beriringan: inspektorat, aparat pengawas, dan lembaga audit berperan memastikan aturan ditaati. Pada level ideal, aturan ketat ini memberi kepastian hukum bagi penyedia dan pegawai pengadaan, serta mengurangi peluang penyalahgunaan kewenangan. Namun aturan yang rumit juga menuntut kapasitas teknis dan integritas pelaksana yang tinggi agar dapat diterapkan sesuai tujuan awalnya.

Praktik Longgar

Di sisi lain, praktik lapangan sering kali lebih fleksibel dari yang dituliskan di regulasi. Praktik longgar ini muncul dalam berbagai bentuk: penyesuaian spesifikasi yang menguntungkan penyedia tertentu, penilaian administratif yang berbeda standar, percepatan proses formal dengan mengorbankan klarifikasi mendalam, atau bahkan penggunaan skema langsung ketika dianggap lebih “praktis.” Pola ini acap kali dipicu oleh tekanan waktu, keterbatasan kapasitas internal, atau kebutuhan politis untuk menyelesaikan proyek. Pelaksana pengadaan di level unit kerja mungkin menilai bahwa memenuhi formalitas lebih penting daripada menggali kompetisi yang sesungguhnya. Adaptasi ini bisa bersifat pragmatis—agar proyek tidak terlambat—tetapi ketika kebiasaan tersebut berulang, ia menjadi norma yang merusak prinsip pengadaan. Praktik longgar juga berakar pada relasi sosial: preferensi terhadap penyedia lama, jaringan pertemanan, atau kepentingan yang lebih tinggi dapat mempengaruhi keputusan teknis sehingga keputusan tidak lagi hanya berlandaskan kriteria objektif.

Penyebab Kesenjangan

Kesenjangan antara aturan dan praktik tidak muncul tanpa sebab. Pertama, tekanan serapan anggaran sering membuat satuan kerja terburu-buru menyelesaikan proses pengadaan sebelum akhir tahun anggaran. Ketika waktu menjadi musuh, jalan pintas terasa menggoda. Kedua, kapasitas sumber daya manusia menjadi masalah nyata; tidak semua unit kerja memiliki staf yang paham dengan penyusunan dokumen teknis, evaluasi yang benar, atau mekanisme kontraktual yang kompleks. Ketiga, kepentingan non-teknis—politikal, relational, atau komersial—sering kali memengaruhi keputusan. Faktor-faktor ini bekerja bersamaan sehingga aturan yang ketat dipandang sebagai hambatan operasional ketimbang penopang tata kelola. Dalam konteks ini, pilihan praktis yang diambil oleh pejabat pengadaan sering kali mencerminkan trade-off antara kepatuhan prosedural dan kebutuhan untuk segera menyelesaikan pekerjaan.

Dampak pada Kualitas Pekerjaan dan Efisiensi Anggaran

Ketika praktik pengadaan menjadi longgar, akibatnya tidak hanya bersifat administratif tetapi nyata dirasakan pada kualitas pekerjaan. Spesifikasi yang direduksi untuk mempercepat proses, atau penyedia yang dipilih berdasarkan kedekatan, berisiko menghasilkan pekerjaan yang tidak sesuai standar teknis. Kualitas yang menurun ini dapat memicu kebutuhan perbaikan berkala yang menelan biaya tambahan, sehingga efektivitas belanja publik berkurang. Selain itu, ketika persaingan tidak sehat berlangsung lama, harga yang ditawarkan cenderung lebih tinggi atau kualitas rendah karena tidak ada insentif untuk meningkatkan efisiensi. Secara akumulatif, praktik longgar menyebabkan pemborosan anggaran dan menurunkan kepercayaan publik terhadap kemampuan pemerintah mengelola sumber daya. Dampak lain yang kurang kasat mata adalah melemahnya iklim persaingan usaha; penyedia yang berintegritas bisa jadi enggan ikut serta dalam proses yang dianggap tidak adil.

Peran Pejabat Pengadaan, Penyedia, dan Pengawas

Setiap aktor memiliki tanggung jawab dalam menutup jurang antara aturan dan praktik. Pejabat pengadaan idealnya menjadi penjaga tata kelola yang menerjemahkan aturan ke dalam praktik yang adil. Mereka harus memiliki kapasitas teknis serta integritas untuk menolak tekanan yang tidak relevan. Penyedia, di sisi lain, menanggung kewajiban untuk berkompetisi secara jujur dan profesional; partisipasi mereka yang pro-forma memperkuat praktik longgar. Pengawas dan penegak hukum memiliki peran korektif: memberikan sinyal bahwa penyimpangan memiliki konsekuensi. Namun peran ini efektif hanya jika dilakukan konsisten, dengan independensi dan kapasitas untuk menyelidiki kasus-kasus kompleks. Kegagalan satu aktor saja dapat menyebabkan mekanisme kontrol menjadi lemah, sementara keberhasilan kolektif dapat menutup celah pelaksanaan aturan menjadi praktik yang sehat.

Mekanisme Pengawasan dan Tantangannya

Sistem pengawasan terdiri dari pengawasan internal oleh inspektorat, pengawasan administratif oleh unit fungsional pengadaan, serta pengawasan eksternal oleh lembaga audit, aparat penegak hukum, dan masyarakat sipil. Mekanisme ini memang dirancang untuk mencegah penyimpangan, tetapi tantangan nyata muncul pada tahap implementasi. Pertama, keterbatasan sumber daya pengawas membuat pemeriksaan tidak selalu mendalam. Kedua, kompleksitas bukti transaksi pengadaan memerlukan keahlian teknis untuk menilai apakah prosedur berjalan wajar atau dimanipulasi secara halus. Ketiga, ada risiko politisasi pengawasan dimana kasus-kasus tertentu dibesar-besarkan sementara lainnya diabaikan. Tantangan-tantangan ini menuntut inovasi dalam teknik audit, pemanfaatan data elektronik untuk monitoring real-time, serta perbaikan whistleblowing yang aman dan berfungsi efektif agar pengawasan benar-benar berpengaruh pada perilaku pelaku pengadaan.

Contoh Ilustrasi Kasus

Bayangkan sebuah pemerintahan daerah merencanakan pengadaan sistem IT terintegrasi untuk layanan administrasi kependudukan. Anggaran cukup besar dan tenggat waktu ditetapkan agar layanan digital bisa diluncurkan dalam satu tahun anggaran. Dokumen pemilihan dibuat dengan spesifikasi teknis yang rinci, namun secara tidak resmi sudah ada preferensi terhadap satu vendor yang sebelumnya telah mengerjakan modul-modul serupa. Proses pendaftaran menarik beberapa penyedia, tetapi dokumen teknis dan pengalaman proyek yang diminta disusun sehingga hanya vendor yang “diunggulkan” benar-benar memenuhi semua persyaratan tanpa perlu adaptasi. Saat evaluasi, sejumlah kekurangan kecil dari vendor alternatif ditemukan dan digunakan untuk mendiskualifikasi mereka, sementara vendor unggulan dinyatakan layak walaupun ada beberapa aspek yang masih perlu diklarifikasi. Kontrak ditandatangani cepat dan implementasi berjalan dengan beberapa penyesuaian. Setelah dua tahun, sistem dirasa tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan; beberapa modul utama tidak berfungsi optimal dan biaya pemeliharaan tinggi. Kasus ini menggambarkan bagaimana tekanan waktu, penyusunan spesifikasi yang kondusif bagi vendor tertentu, serta evaluasi yang pro forma dapat menghasilkan produk akhir yang kurang memuaskan, meskipun prosesnya terlihat sesuai aturan.

Upaya Perbaikan

Perbaikan tidak semata soal merevisi aturan menjadi lebih ketat; seringkali solusi terletak pada peningkatan kapasitas dan perubahan budaya organisasi. Pelatihan teknis untuk pejabat pengadaan, peningkatan transparansi melalui publikasi dokumen secara lengkap, serta penggunaan sistem e-procurement yang memadai dapat mengurangi ruang manipulasi. Selain itu, penguatan fungsi perencanaan kebutuhan—agar spesifikasi berpusat pada outcome bukan pada identitas vendor—membantu memastikan proses kompetitif yang bermakna. Budaya organisasi perlu mendorong akuntabilitas, bukan sekadar kepatuhan administratif; penghargaan terhadap praktek baik dan sanksi yang jelas untuk penyimpangan akan mengubah insentif. Akhirnya, partisipasi masyarakat dan media sebagai pengawas tambahan mampu memberi tekanan publik sehingga penyimpangan lebih sulit disembunyikan. Perbaikan berlapis ini lebih realistis daripada sekedar berharap bahwa aturan yang semakin rinci akan otomatis menyelesaikan semua masalah.

Penutup

Ketegangan antara aturan ketat dan praktik longgar dalam pengadaan barang dan jasa adalah isu kompleks yang menuntut respons multi-dimensi. Aturan yang baik memberikan kerangka yang diperlukan, tetapi tanpa kapasitas, integritas, dan budaya organisasi yang mendukung, aturan tersebut dapat berakhir sebagai sekadar formalitas. Dampaknya jelas—dari menurunnya kualitas layanan hingga pemborosan anggaran dan melemahnya iklim usaha. Untuk menjembatani jurang tersebut diperlukan perbaikan pada proses perencanaan, penguatan kapasitas SDM, transparansi prosedural, dan pengawasan yang efektif serta independen. Jika semua pihak—pejabat pengadaan, penyedia, pengawas, dan masyarakat—bersama-sama mendorong praktik pengadaan yang jujur dan berorientasi hasil, maka aturan ketat tidak akan lagi dipenuhi secara longgar, melainkan akan diterjemahkan menjadi praktik yang menjaga kepentingan publik. Akhirnya, tujuan pengadaan publik yang sejati—mendukung layanan berkualitas bagi masyarakat—dapat tercapai.