Kenapa Belanja Lewat Katalog Masih Sering Ditakuti PPK?

Dunia pengadaan kita hari ini sedang berada di era “Klik untuk Membangun Bangsa”. Pemerintah, melalui LKPP, sudah habis-habisan mendorong agar semua kebutuhan barang dan jasa sebisa mungkin masuk ke E-Katalog. Targetnya mulia: transparansi total, efisiensi waktu, dan tentu saja, menghapus praktik “main mata” yang biasanya terjadi di balik tirai tender konvensional.

Secara teori, E-Katalog adalah surga bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Tidak perlu lagi pusing melihat tumpukan dokumen penawaran setinggi gunung, tidak perlu takut disanggah vendor yang kalah, dan tidak perlu begadang mengawasi lelang yang berlarut-larut. Tinggal pilih barang, negosiasi harga, dan klik pesan. Selesai.

Namun kenyataannya, di balik layar komputer kantor-kantor pemerintahan, banyak PPK yang jemarinya masih gemetar saat akan mengeklik tombol “Beli”. Ada rasa was-was, ragu, bahkan ketakutan yang nyata. Kenapa sistem yang diciptakan untuk memudahkan ini justru sering kali dianggap sebagai “bom waktu” oleh mereka yang menjalankannya? Mari kita bedah rahasia di balik ketakutan tersebut.

1. Hantu “Kewajaran Harga” yang Menghantui

Ketakutan nomor satu yang membuat PPK sulit tidur adalah soal Harga. Di sistem tender konvensional, harga ditentukan oleh kompetisi pasar saat itu juga. PPK merasa aman karena “pasar yang menentukan”.

Tapi di E-Katalog, harga sudah tayang. Masalahnya, apakah harga tayang itu wajar? Banyak PPK yang takut jika barang yang mereka beli di katalog ternyata jauh lebih mahal daripada harga di toko sebelah atau di marketplace umum seperti Tokopedia.

Meskipun sudah ada fitur negosiasi, PPK sering kali merasa tidak punya dasar yang kuat untuk menentukan apakah hasil negosiasinya sudah cukup “aman” di mata auditor. Mereka takut suatu saat auditor datang dan bilang, “Kenapa Anda beli di katalog harga 10 juta, padahal saya cek di Google harganya cuma 8 juta?” Selisih inilah yang menghantui mereka sebagai potensi “Kerugian Negara”.

2. Trauma “Salah Pilih” Spesifikasi

Di E-Katalog, pilihan produk jumlahnya jutaan. Namun, deskripsi produk yang diunggah vendor kadang-kadang tidak selengkap atau sejelas dokumen teknis saat tender.

PPK takut jika barang yang datang ternyata tidak sesuai dengan ekspektasi atau kebutuhan lapangan. “Gambarnya bagus, speknya tertulis oke, tapi pas datang kok ringkih?” Jika ini terjadi dalam tender, ada proses verifikasi dokumen dan fisik yang ketat di awal. Di katalog, tanggung jawab itu seolah-olah berpindah sepenuhnya ke pundak PPK saat melakukan klik pesanan. Ketakutan akan salah beli barang yang akhirnya tidak terpakai (mubazir) adalah mimpi buruk administratif yang nyata.

3. Jebakan “Klik” dan Tanggung Jawab Mutlak

Sistem E-Katalog memangkas birokrasi, tapi di saat yang sama ia mengonsentrasikan tanggung jawab. Dalam tender, tanggung jawab terbagi antara Pokja Pemilihan (yang memenangkan vendor) dan PPK (yang mengelola kontrak).

Di E-Katalog, dari mulai memilih barang, menentukan vendor, hingga menyepakati harga, semuanya ada di tangan PPK (atau Pejabat Pengadaan untuk nilai tertentu). Konsentrasi wewenang ini sering kali membuat PPK merasa “sendirian di tengah padang rumput”. Jika terjadi masalah hukum di kemudian hari, tidak ada lagi tempat untuk berbagi beban. “Semua salah saya karena saya yang ngeklik,” begitu kira-kira pikiran bawah sadar mereka.

4. Isu Produk “Aspal” dan Vendor Siluman

Masuknya jutaan produk ke E-Katalog melalui jalur Katalog Lokal dan Sektoral memang bagus untuk UMKM. Namun, ini juga membuka celah bagi vendor-vendor yang kurang kompeten untuk ikut tayang.

Banyak PPK yang takut tertipu oleh vendor “siluman” yang punya akun di katalog tapi tidak punya stok barang, tidak punya layanan purna jual, atau bahkan barangnya adalah barang selundupan (tidak resmi). Memverifikasi kredibilitas ribuan vendor di katalog satu per satu tentu melelahkan. Akhirnya, daripada ambil risiko membeli dari vendor yang tidak dikenal di katalog, banyak PPK yang merasa lebih aman kembali ke metode lama yang vendornya sudah mereka kenal kinerjanya.

5. Tekanan “Waktu” vs “Prosedur”

E-Katalog sering kali diposisikan sebagai solusi cepat di akhir tahun anggaran. Namun, kecepatan ini justru menjadi sumber ketakutan. PPK sering kali dipaksa melakukan pembelian lewat katalog dalam waktu yang sangat mepet (Desember ceria).

Dalam kondisi terburu-buru, potensi kesalahan administratif meningkat. Apakah Berita Acara Negosiasi sudah benar? Apakah dokumen pendukung harga sudah lengkap? Apakah produk tersebut benar-benar memiliki sertifikat TKDN yang valid? Ketakutan akan kesalahan prosedur yang disebabkan oleh ketergesaan ini sering kali membuat PPK merasa E-Katalog adalah jebakan maut di akhir tahun.

6. Ketidakpastian Aturan yang Terus Berubah

Dunia pengadaan kita sangat dinamis. Aturan hari ini bisa jadi sudah ada edaran baru bulan depan. E-Katalog pun terus bertransformasi, dari Versi 5 ke Versi 6, dengan fitur yang terus diperbarui.

Banyak PPK yang merasa belum benar-benar menguasai sistem lama, sudah dipaksa pindah ke sistem baru. Rasa tidak percaya diri terhadap penguasaan sistem inilah yang melahirkan ketakutan. “Jangan-jangan cara saya klik salah, jangan-jangan saya melewati satu tahapan yang diatur di aturan terbaru.” Kurangnya literasi digital yang dibarengi dengan derasnya arus perubahan regulasi menciptakan kecemasan kronis.

7. Auditor yang Belum “Satu Frekuensi”

Ini adalah rahasia umum yang paling pahit. Kadang, PPK sudah merasa benar mengikuti prosedur E-Katalog, namun auditor yang memeriksa masih menggunakan kacamata tender lama.

Misalnya, PPK sudah membeli barang sesuai harga katalog yang telah dinegosiasi, tapi auditor tetap mencari kesalahan dengan membandingkan harga ritel paling rendah tanpa melihat aspek layanan purna jual atau biaya kirim yang sudah termasuk dalam harga katalog. Ketidaksamaan frekuensi antara “pelaksana” di lapangan dengan “pengawas” inilah yang membuat PPK merasa lebih baik “main aman” daripada harus berdebat panjang lebar saat audit.

Bagaimana Menghilangkan Rasa Takut Ini?

Rasa takut tidak bisa dihilangkan hanya dengan ceramah tentang kejujuran. Perlu ada langkah konkret agar PPK bisa mengeklik tombol beli dengan tenang:

• Perkuat Dokumentasi Riset Pasar: PPK harus dibekali kemampuan mendokumentasikan kenapa harga di katalog tersebut dianggap wajar (misal: membandingkan minimal 3 produk sejenis).
• Pendampingan APIP: Auditor internal (APIP) harus dilibatkan sejak tahap perencanaan belanja katalog, sehingga saat ada pemeriksaan, APIP sudah paham alur ceritanya.
• Optimalkan Fitur “Mini Kompetisi”: Dengan fitur ini, PPK tidak lagi memilih vendor secara subjektif, tapi membiarkan sistem mengadu harga/kualitas di antara beberapa vendor katalog. Ini adalah tameng hukum yang sangat kuat.
• Perlindungan Hukum bagi Pelaksana: Perlu ada jaminan bahwa kesalahan administratif selama tidak ada unsur niat jahat (mens rea) atau kerugian negara yang nyata, tidak boleh langsung dibawa ke ranah pidana.

Kesimpulan

E-Katalog adalah alat yang hebat, tapi ia tetaplah benda mati. Ketakutan PPK bukan karena sistemnya yang buruk, tapi karena ekosistem pengadaan kita yang masih sering mencari kesalahan daripada memberikan solusi.

Selama PPK masih merasa sendirian dalam memikul tanggung jawab, selama itu pula jemari mereka akan gemetar di atas mouse. Tugas kita bersama—pemerintah, auditor, dan vendor—adalah membangun ekosistem pengadaan yang saling percaya, transparan, dan tentu saja, waras. Agar kelak, belanja pemerintah lewat katalog benar-benar semudah belanja di ponsel sambil minum kopi, tanpa perlu takut ada ketukan pintu dari petugas di pagi hari.

Penulis adalah pengamat yang sering melihat PPK lebih takut pada auditor daripada takut pada istri di rumah.