Bedanya Pengadaan Zaman Dulu vs Zaman Sekarang (Auto Nostalgia)

Bagi para praktisi pengadaan yang sudah “beruban” di dunia birokrasi, atau bagi vendor yang sudah malang melintang sejak era Orde Baru hingga era kecerdasan buatan, membicarakan proses pengadaan barang dan jasa (PBJ) adalah membicarakan sebuah evolusi besar. Jika kita membandingkan bagaimana sebuah proyek dikerjakan pada era 90-an dengan tahun 2026 ini, rasanya seperti membandingkan mesin ketik manual dengan komputer kuantum.

Dunia pengadaan telah bertransformasi dari sistem yang sangat tertutup, penuh tumpukan kertas, dan sarat akan interaksi fisik, menjadi sistem yang serba klik, transparan, dan minim tatap muka. Mari kita melakukan napak tilas, bernostalgia sejenak melihat bagaimana “ngos-ngosan”-nya orang pengadaan zaman dulu dibandingkan dengan kepraktisan—sekaligus keribetan administratif—zaman sekarang.

1. Era Box Dokumen vs Era Klik Mouse

Zaman dulu, ikut tender adalah perjuangan fisik. Vendor yang ingin ikut proyek pemerintah harus menyiapkan dokumen penawaran yang tebalnya bisa mengalahkan skripsi mahasiswa kedokteran. Dokumen tersebut digandakan menjadi beberapa rangkap (asli, kopian, hingga rangkap tiga), lalu dijilid rapi dan dimasukkan ke dalam boks kayu atau kardus besar yang disegel dengan lakban dan lilin.

Bayangkan perjuangannya: vendor harus menyewa mobil atau truk kecil hanya untuk mengantar boks dokumen tersebut ke kantor instansi sebelum jam penutupan. Terlambat satu menit karena macet? Gugur. Sekarang? Semuanya berpindah ke layar monitor. Lewat sistem SPSE, vendor tinggal mengunggah dokumen PDF dari kantor sambil minum kopi. Tidak ada lagi drama boks dokumen yang tertinggal atau lilin segel yang meleleh di jalan.

2. Aanwijzing: Dari Aula Hotel ke Ruang Chat

Dulu, salah satu momen paling krusial sekaligus “seru” adalah Aanwijzing atau rapat pemberian penjelasan. Semua vendor yang berminat akan berkumpul di satu ruangan aula besar atau ruang rapat instansi. Di sana, mereka saling lirik, mencoba menebak siapa pesaing terberat, hingga beradu argumen dengan Pokja mengenai spesifikasi teknis yang dianggap “mengunci”.

Interaksi fisik ini sering kali menjadi celah bagi “arisan tender”. Di sela-sela istirahat kopi, para vendor bisa saling berbisik untuk mengatur strategi siapa yang menang kali ini. Sekarang, Aanwijzing dilakukan secara daring lewat fitur chat di aplikasi pengadaan atau video conference. Semuanya terekam secara digital, transparan, dan bisa dibaca oleh siapa saja. Tidak ada lagi bisik-bisik di pojok aula, yang ada hanyalah ketikan pertanyaan yang harus dijawab secara resmi oleh Pokja.

3. Pengumuman Pemenang: Papan Pengumuman vs Notifikasi Email

Ingatkah Anda momen mendebarkan saat harus datang ke kantor instansi hanya untuk melihat papan pengumuman kayu yang tertutup kaca? Di sanalah nasib sebuah perusahaan ditentukan. Vendor harus datang pagi-pagi, membawa catatan, dan melihat daftar peringkat pemenang yang ditempel di sana. Jika nama perusahaan Anda tidak ada di urutan atas, rasa kecewa itu harus dipikul sepanjang jalan pulang.

Zaman sekarang, pengumuman pemenang adalah urusan notifikasi. Begitu Pokja mengeklik tombol “Umumkan”, email akan masuk ke kotak masuk vendor secara otomatis. Transparansi digital memastikan bahwa hasil evaluasi bisa dilihat secara mendalam, lengkap dengan alasan kenapa sebuah perusahaan digugurkan. Akuntabilitas menjadi jauh lebih tinggi karena setiap langkah evaluasi memiliki jejak digital yang bisa diaudit.

4. Harga Terendah vs Value for Money

Pada zaman dulu, paradigma utama adalah “cari yang paling murah”. Asal harganya paling rendah, hampir pasti dialah pemenangnya. Akibatnya, kualitas sering kali dikorbankan. Kita sering mendengar cerita bangunan yang baru setahun sudah retak atau laptop yang baru sebulan sudah rusak, hanya karena mengejar efisiensi harga semu.

Sekarang, kita sudah beralih ke konsep Value for Money. Kita mulai memahami bahwa harga waras adalah harga di mana negara mendapatkan kualitas terbaik, bukan sekadar angka paling rendah. Melalui fitur negosiasi di E-Katalog, PPK kini bisa mengejar vendor untuk memberikan layanan purna jual yang lebih baik, garansi lebih panjang, atau spesifikasi yang lebih mumpuni dalam batas anggaran yang tersedia.

5. Hubungan Personal: Antara Sowan dan Sistem

Dulu, “sowan” atau silaturahmi ke ruangan pejabat pengadaan dianggap sebagai bagian dari strategi pemasaran. Hubungan personal sangat kental mewarnai proses pemilihan pemenang. Batasan antara ucapan terima kasih dan gratifikasi sering kali dianggap sebagai “garis tipis” yang lazim dilewati.

Saat ini, digitalisasi telah menjadi filter yang sangat kuat. Hubungan personal masih ada, namun ruang geraknya dibatasi oleh sistem. Pakta Integritas yang ditandatangani bukan lagi sekadar formalitas tanda tangan, melainkan janji suci yang memiliki konsekuensi hukum nyata jika dilanggar. Pejabat pengadaan kini lebih merasa aman berlindung di balik prosedur ketat sistem daripada harus melayani “titipan” yang berisiko menyeret mereka ke ranah korupsi.

6. Kecepatan Eksekusi: Dari Berbulan-bulan ke Hitungan Hari

Proses lelang zaman dulu bisa memakan waktu berbulan-bulan. Dari pengumuman, pengambilan dokumen, pemberian penjelasan, hingga evaluasi yang bertele-tele. Proyek sering kali baru mulai dikerjakan saat tahun anggaran sudah hampir habis.

Kini, dengan adanya E-Katalog versi terbaru, belanja pemerintah bisa dilakukan secepat belanja di marketplace populer. Urgensi dalam pengadaan, seperti kebutuhan alat kesehatan yang mendesak, bisa dipenuhi dalam hitungan hari tanpa harus menabrak prosedur yang ada. Kecepatan ini sangat membantu dalam percepatan pembangunan, selama tetap dikawal dengan laporan hasil pengadaan yang rapi dan akuntabel.

7. Munculnya Sertifikasi dan Standar Profesionalitas

Dulu, siapa saja bisa jadi orang pengadaan asal punya nyali. Sekarang, pengadaan adalah sebuah profesi yang membutuhkan sertifikasi keahlian khusus. Para praktisi pengadaan kini adalah para ahli yang paham regulasi, mengerti cara mitigasi risiko pemutusan kontrak, hingga paham cara menghitung TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) agar produk lokal bisa bersaing dengan produk impor.

Penutup: Merangkul Masa Depan Tanpa Melupakan Pelajaran Masa Lalu

Bernostalgia tentang pengadaan zaman dulu memang membawa senyum tipis, namun kita tidak ingin kembali ke sana. Sistem yang penuh tumpukan kertas dan kurang transparan itu telah banyak memberikan pelajaran berharga. Kita telah bertransformasi menuju sistem yang lebih adil, di mana vendor kecil memiliki kesempatan yang sama dengan vendor besar asal mereka kompeten.

Digitalisasi mungkin terasa “dingin” karena mengurangi interaksi manusia, namun ia memberikan keamanan bagi para pejabatnya dan efisiensi bagi uang rakyat. Tugas kita sekarang adalah memastikan bahwa kecanggihan sistem ini dibarengi dengan integritas yang kuat. Karena setebal apa pun boks dokumen zaman dulu atau secanggih apa pun sistem digital zaman sekarang, kunci utama pengadaan yang sukses tetaplah kejujuran dari orang-orang di baliknya.

Mari kita tinggalkan “drama” boks dokumen di masa lalu, dan mari kita sambut era pengadaan digital yang makin waras, akuntabel, dan transparan bagi seluruh rakyat Indonesia.

Penulis adalah praktisi yang pernah merasakan lelahnya menjilid dokumen ratusan rangkap, namun kini lebih memilih lelah karena menatap monitor untuk memastikan setiap rupiah negara terkelola dengan benar.