Physical Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Dalam proses pengadaan barang dan jasa, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sering kali dianggap sekadar dokumen administratif. Padahal, HPS merupakan salah satu instrumen krusial yang berfungsi sebagai tolok ukur kewajaran harga, pembanding penawaran, dasar evaluasi, serta alat untuk menghindari potensi kerugian negara. Karena posisinya yang begitu penting, penyusunan HPS harus mengikuti prinsip akurasi, transparansi, dan dapat dipertanggungjawabkan. Salah satu aturan yang paling sering menjadi bahan diskusi adalah larangan mencantumkan komponen “biaya lain-lain” dalam HPS. Pada banyak kasus, para penyusun HPS cenderung menambahkan pos tersebut sebagai bentuk antisipasi terhadap kebutuhan tidak terduga, ketidakpastian harga pasar, atau ruang fleksibilitas. Namun aturan melarang hal itu, dan larangan tersebut bukan tanpa alasan.
Untuk memahami mengapa “biaya lain-lain” dianggap berbahaya, kita harus memahaminya dalam konteks akuntabilitas. Istilah tersebut sangat kabur dan tidak memiliki definisi rinci. Ketika suatu dokumen perencanaan atau anggaran mencantumkan biaya yang tidak jelas peruntukannya, maka potensi penyalahgunaan terbuka sangat lebar. Auditor, pengawas, maupun pihak penilai lainnya tidak dapat menilai alasan logis dari kemunculan biaya tersebut. Akibatnya, semua keputusan pembelanjaan menjadi tidak transparan, dan risiko ketidakwajaran meningkat drastis. HPS harus dapat menjawab pertanyaan “uang ini digunakan untuk apa?” secara jelas, rinci, dan spesifik. Sementara biaya lain-lain tidak pernah dapat memberikan jawaban tersebut.
Selain soal akuntabilitas, keberadaan biaya lain-lain juga meruntuhkan akurasi perhitungan. Dalam prinsip penyusunan HPS, setiap komponen anggaran harus berdasarkan data riil, harga pasar, standar biaya, atau referensi yang dapat dibuktikan. Komponen lain-lain tidak mungkin memiliki dasar perhitungan yang kuat, karena sifatnya memang tidak berbasis data. Ketika penyusun HPS memasukkan pos ini, sebenarnya ia mengakui bahwa sebagian angka dalam HPS tidak memiliki referensi yang objektif. Jika HPS dibangun dari elemen-elemen yang tidak akurat, maka seluruh struktur HPS menjadi rapuh dan sulit dipertanggungjawabkan. Akibatnya, HPS dapat terlalu rendah atau terlalu tinggi, yang keduanya dapat merugikan institusi.
Dari perspektif pengawasan, pos lain-lain membuka potensi moral hazard. Dalam banyak kasus yang ditemukan auditor, pos lain-lain sering menjadi “kantong serbaguna” yang dimanfaatkan untuk menutupi biaya yang seharusnya tidak perlu, pengeluaran yang tidak sesuai kebutuhan, atau bahkan potensi penyimpangan. Auditor tidak dapat mengukur kewajaran biaya yang tidak memiliki dasar perhitungan. Jika pos lain-lain ada dalam HPS, maka mekanisme kontrol menjadi lemah. Padahal salah satu tujuan utama pengadaan adalah menjaga agar setiap rupiah yang dikeluarkan negara memiliki manfaat yang jelas. Ketika sebagian biaya disembunyikan dalam kategori samar-samar, tujuan tersebut menjadi sulit dipenuhi.
Secara prosedural, penyusunan HPS menuntut transparansi. Dengan tidak adanya pos lain-lain, penyusun HPS “dipaksa” untuk memikirkan setiap komponen biaya secara rinci. Setiap kebutuhan dihitung berdasarkan kuantitas, spesifikasi, satuan harga, dan data pasar. Proses ini mendorong perencanaan yang lebih matang. Sebaliknya, ketika pos lain-lain diperbolehkan, penyusun cenderung mengabaikan detail dan mengandalkan satu komponen besar yang tidak jelas peruntukannya sebagai penyangga. Hal ini mengurangi kualitas perencanaan, membuat dokumen kurang informatif, dan melemahkan pengendalian internal.
Dari sudut pandang hukum, memasukkan biaya lain-lain dapat menimbulkan konsekuensi serius. Dalam beberapa kasus pemeriksaan, penyidik menilai bahwa penggunaan pos lain-lain menunjukkan perencanaan yang tidak akurat dan berpotensi menjadi celah penyimpangan. Jika kemudian dana yang tidak jelas tersebut digunakan untuk pengeluaran yang tidak relevan, maka penyusun maupun pihak terkait dapat dianggap lalai atau bahkan melakukan tindakan yang merugikan keuangan negara. Ketika HPS harus diuji kewajarannya, komponen tanpa peruntukan jelas menjadi titik lemah yang mudah dipersoalkan. Penyusun HPS dapat dengan mudah dipertanyakan: apa dasar perhitungan? Untuk kebutuhan apa dana tersebut dialokasikan? Mengapa tidak dihitung secara spesifik?
Dalam praktik lapangan, beberapa penyusun HPS menganggap biaya lain-lain sebagai penyangga ketidakpastian harga. Mereka berargumen bahwa pasar sering berfluktuasi, informasi harga sulit tersedia, atau kebutuhan lapangan dapat berubah. Namun argumentasi ini sebenarnya dapat dijawab tanpa harus menggunakan pos lain-lain. Pengadaan telah mengenal konsep margin risiko atau contingency, tetapi keduanya hanya boleh digunakan dengan pendekatan metodologis yang jelas. Margin risiko bukanlah “biaya lain-lain”, karena margin risiko dihitung berdasarkan faktor risiko yang dapat diidentifikasi, seperti potensi kenaikan harga, geografis, jarak, atau kompleksitas. Margin risiko harus berdasarkan pendekatan tertentu, tidak diperbolehkan hanya sekadar angka acak. Dengan demikian, semua ketidakpastian tetap dapat dikelola tanpa harus memasukkan pos yang tidak dapat dibuktikan.
Ada juga kasus dimana penyusun HPS menambahkan biaya lain-lain demi mengantisipasi kebutuhan lapangan seperti biaya mobilisasi tambahan, konsumsi, atau pengeluaran tidak terduga lainnya. Namun jika kebutuhan tersebut memang diperkirakan, maka seharusnya dihitung dan dituliskan secara rinci dalam komponen anggaran. Jika misalnya diperlukan biaya transportasi tambahan, maka pos itu dapat ditulis sebagai “transportasi” dan dihitung berdasarkan satuan, volume, dan harga pasar. Jika dibutuhkan biaya operasional pendukung, maka komponen itu harus dijelaskan dalam rincian kerja. Semua kebutuhan tambahan sebenarnya dapat dituliskan dengan jelas, asal penyusunnya mau melakukan perhitungan terstruktur. Dengan demikian, pos lain-lain tidak hanya berpotensi menimbulkan penyimpangan tetapi juga menunjukkan kurangnya upaya perencanaan.
Ketika auditor memeriksa HPS, mereka akan menguji dasar perhitungan setiap komponen. Jika terdapat pos lain-lain, pertanyaan yang akan muncul sangat sederhana tetapi sulit dijawab: mengapa biaya ini muncul dan apa dasarnya? Auditor tidak menerima jawaban spekulatif. Semua perhitungan harus merujuk pada bukti. Oleh karena itu, memasukkan pos lain-lain hanya akan menempatkan pihak penyusun dalam posisi rawan. Dalam beberapa pemeriksaan, auditor bahkan langsung mengoreksi HPS yang mengandung pos lain-lain, dan menyatakan bahwa komponen tersebut tidak dapat diterima karena tidak memiliki bukti pendukung. Hal ini menunjukkan bahwa secara teknis maupun regulatif, pos lain-lain memang dianggap tidak valid.
Dari sisi penyedia atau vendor, keberadaan biaya lain-lain dalam HPS juga menimbulkan masalah. HPS adalah pembanding penawaran. Jika HPS memasukkan biaya yang tidak jelas, maka perbandingan penawaran pun menjadi tidak akurat. Vendor dapat menginterpretasikan pos tersebut secara berbeda, sehingga menimbulkan perbedaan pemahaman yang berpotensi menjadi sengketa. Selain itu, vendor dapat menganggap HPS tidak dibuat dengan benar dan mempertanyakan keakuratannya. Dalam tender terbuka, hal ini dapat mengurangi kepercayaan terhadap proses pengadaan.
Dalam jangka panjang, aturan larangan biaya lain-lain sebenarnya memiliki tujuan edukatif. Pengadaan yang baik lahir dari perencanaan yang baik. Ketika penyusun dipaksa untuk menuliskan setiap komponen biaya secara rinci, maka proses berpikir perencanaan menjadi lebih matang. Penyusun menjadi lebih teliti dalam mengidentifikasi kebutuhan lapangan, sehingga risiko kekurangan atau kelebihan pembiayaan berkurang. Pengadaan menjadi lebih efisien dan tepat sasaran. Dengan demikian, tidak adanya pos lain-lain bukan sebuah pembatasan kaku, melainkan mekanisme pembelajaran yang mendorong penyusunan dokumen lebih profesional.
Sebagai penutup, HPS adalah jantung perhitungan harga dalam pengadaan. Karena perannya strategis, setiap komponennya harus berdasar pada data yang valid, jelas, dan dapat diverifikasi. Biaya lain-lain, dengan sifatnya yang kabur dan tidak dapat dibuktikan, bertentangan dengan prinsip transparansi, akuntabilitas, dan kewajaran harga. Larangan mencantumkan pos tersebut bukanlah aturan yang dibuat tanpa pertimbangan, melainkan bagian dari upaya menjaga integritas proses pengadaan. Dengan menghindarinya, penyusun HPS tidak hanya melindungi dokumen dari potensi masalah audit, tetapi juga memastikan pengelolaan anggaran berjalan lebih tertib, terukur, dan bertanggung jawab.
