Bagaimana Menyusun KAK yang Sederhana tapi Tepat Sasaran?

Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan salah satu dokumen inti dalam proses pengadaan barang/jasa, pelaksanaan proyek, maupun pelaksanaan kegiatan program di berbagai instansi pemerintahan dan organisasi swasta. KAK berfungsi sebagai “peta jalan” yang menjelaskan secara terperinci apa yang hendak dicapai, bagaimana caranya, siapa pelakunya, serta berapa biayanya. Meskipun keberadaannya mutlak diperlukan agar seluruh pihak memahami ruang lingkup dan mekanisme kerja, menyusun KAK kerap dianggap sebagai pekerjaan yang rumit, bertele-tele, dan penuh jargon teknis. Padahal, KAK yang sederhana namun tepat sasaran justru dapat mempercepat proses implementasi dan mengurangi risiko salah penafsiran.

Artikel ini akan menguraikan secara mendalam langkah demi langkah menyusun KAK yang ringkas, jelas, tetapi tetap memenuhi unsur-unsur krusial. Penjelasan akan mencakup prinsip-prinsip dasar, struktur dan komponen wajib, tips penyederhanaan bahasa, hingga contoh konkret agar KAK Anda efektif sebagai alat komunikasi dan panduan kerja.

1. Menangkap Esensi: Prinsip Dasar KAK Sederhana dan Tepat Sasaran

Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sederhana tetapi tepat sasaran tidak berarti membuat dokumen asal-asalan atau serba singkat. Justru, kesederhanaan dalam konteks KAK mengacu pada kemampuan menjelaskan secara jernih, ringkas, dan logis tentang apa yang akan dikerjakan, untuk siapa, dengan cara apa, dalam waktu berapa lama, dan dengan hasil apa. Dalam banyak kasus di instansi pemerintah maupun swasta, KAK yang terlalu panjang justru berbalik menjadi hambatan: terlalu banyak penjelasan yang berulang, spesifikasi teknis yang tumpang tindih, dan pengulangan narasi yang tidak memberi nilai tambah.

KAK yang kompleks seringkali disusun dengan maksud memperlihatkan bahwa kegiatan tersebut “terstruktur”, padahal yang terjadi justru sebaliknya: pelaksana di lapangan menjadi ragu-ragu, pengambil keputusan kesulitan memahami urgensi kegiatan, dan tim anggaran bingung mengidentifikasi pos belanja. Bahkan, pejabat pengadaan yang harus memverifikasi keabsahan dan kewajaran dokumen bisa salah membaca indikator kunci karena terlalu banyak informasi yang “kabur”.

Karena itu, prinsip dasar KAK yang sederhana dan tepat sasaran harus berfokus pada beberapa hal berikut:

• Fokus pada tujuan utama
  Jangan menuliskan lima atau enam tujuan yang masing-masing masih terlalu abstrak. Sebaliknya, rumuskan satu tujuan strategis yang benar-benar mencerminkan nilai utama dari kegiatan, dan turunkan ke dua atau tiga tujuan operasional yang konkret, misalnya menyusun laporan studi, mengadakan pelatihan, atau menyiapkan rekomendasi kebijakan. Ini akan membantu semua pihak memahami orientasi akhir dari pekerjaan.
• Gunakan bahasa yang lugas dan terukur
  Hindari kalimat-kalimat seperti “meningkatkan efektivitas proses secara menyeluruh dan menyinergikan berbagai stakeholder dalam satu kerangka komprehensif”. Kalimat seperti itu sulit diukur dan menimbulkan multi-interpretasi. Lebih baik gunakan kalimat seperti: “menyusun pedoman kerja terpadu untuk 3 unit layanan berdasarkan hasil analisis kebutuhan.” Di sini terlihat subjek, objek, dan hasil kerja secara jelas.
• Struktur modular
  Setiap bagian KAK harus bisa berdiri sendiri dan ditelusuri dengan mudah. Misalnya, jika seseorang hanya ingin melihat jadwal pelaksanaan, ia cukup membuka bagian “Jadwal”, tidak perlu membaca ulang bagian “Latar Belakang” atau “Metodologi”. Struktur ini penting dalam konteks kerja kolaboratif di mana satu dokumen digunakan oleh banyak pihak dengan tujuan berbeda.
• Visualisasi jika perlu
  Banyak informasi teknis atau alur kerja lebih mudah dipahami jika disajikan dalam bentuk grafik, flowchart, tabel, atau bullet point. Penyajian visual tidak hanya mempercepat pemahaman tetapi juga menunjukkan bahwa penyusun KAK mampu menyederhanakan ide kompleks menjadi langkah konkret.

Pada akhirnya, KAK yang sederhana tapi tepat sasaran harus bersifat informatif namun tidak bertele-tele, ringkas tapi tidak kehilangan substansi, serta komunikatif untuk semua pihak, bukan hanya penyusun atau pelaksana teknis saja. Inilah inti dari efektivitas dokumen perencanaan yang sering kali diabaikan.

2. Komponen Utama KAK: Tata Letak dan Isi Wajib

Struktur KAK yang ideal bukan sekadar format baku yang harus diikuti demi memenuhi aturan administrasi, tetapi merupakan alat bantu navigasi informasi bagi berbagai pihak yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan. Oleh sebab itu, komponen-komponen utama KAK harus dirancang secara sistematis, saling melengkapi, dan tidak mengulang informasi yang sama di tempat berbeda. Berikut penjelasan yang lebih mendalam untuk setiap subkomponen:

2.1. Judul dan Informasi Umum

Judul harus mencerminkan isi kegiatan dengan akurat dan spesifik. Hindari judul umum seperti “Kegiatan Konsultansi” tanpa keterangan ruang lingkupnya. Sertakan juga kode internal atau nomor dokumen untuk memudahkan tracking dan pengarsipan. Informasi waktu berlaku penting agar pembaca mengetahui konteks waktu pelaksanaan atau batasan revisi dokumen.

2.2. Latar Belakang

Bagian ini adalah fondasi logis dari keseluruhan KAK. Latar belakang yang baik harus menjawab tiga pertanyaan kunci:

1. Mengapa kegiatan ini penting?
2. Apa permasalahan yang hendak dipecahkan?
3. Apa kebijakan atau regulasi yang mendasarinya?

Contohnya, dalam kegiatan pengadaan sistem informasi, latar belakang bisa menyebut bahwa pelayanan publik di bidang tertentu masih manual dan belum terintegrasi, sementara ada amanat digitalisasi dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN). Tambahkan data kuantitatif bila tersedia agar narasi lebih kuat.

2.3. Tujuan

Tujuan umum menggambarkan “apa hasil akhir” yang ingin dicapai. Misalnya: “Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen pemerintah melalui sistem digital.” Sementara tujuan khusus memecah proses menjadi langkah-langkah kerja logis, seperti: “melakukan analisis kebutuhan pengguna”, “mengembangkan spesifikasi sistem”, “mengujicobakan aplikasi”. Jangan sampai tujuan terlalu abstrak atau bercampur dengan metode.

2.4. Ruang Lingkup Pekerjaan

Cakupan kegiatan harus dijelaskan secara jelas, agar pelaksana memahami batas tugas mereka. Jangan menulis terlalu luas seperti “meliputi seluruh kegiatan pengembangan kapasitas SDM”. Sebutkan jenis pelatihan, target peserta, jumlah sesi, dan lokasi jika perlu. Tambahkan pula apa yang tidak termasuk dalam kegiatan agar tidak terjadi ekspektasi berlebih.

2.5. Metodologi dan Pendekatan

Bagian ini menunjukkan “bagaimana cara mencapainya”. Sertakan tahapan atau metode kerja yang digunakan. Misalnya:

1. Pengumpulan data sekunder melalui kajian literatur.
2. Survei lapangan dan wawancara mendalam.
3. Analisis dan penyusunan rekomendasi.

Jika memungkinkan, tampilkan dalam bentuk diagram alur agar lebih jelas. Metodologi harus sesuai dengan hasil yang ingin dicapai dan mencerminkan pendekatan yang realistis berdasarkan sumber daya yang tersedia.

2.6. Hasil yang Diharapkan (Deliverables)

Deliverables adalah hasil nyata yang bisa diverifikasi. Gunakan format:

• Output-1: Laporan analisis kebutuhan pengguna
• Output-2: Draf desain sistem informasi
• Output-3: Aplikasi prototipe

Sebutkan pula spesifikasi teknis, format (PDF, XLS, Web), dan kriteria penerimaan agar penyedia atau pelaksana mengetahui standar hasil kerja yang diharapkan.

2.7. Jadwal dan Waktu Pelaksanaan

Jadwal tidak perlu terlalu rinci sampai ke harian, tapi harus menunjukkan durasi tiap tahapan kerja dan tanggal-tanggal penting. Gunakan Gantt chart atau tabel bulanan agar mudah dibaca. Jika kegiatan berdurasi lebih dari satu bulan, tetapkan fase-fase kunci seperti kick-off, midterm review, dan final delivery.

2.8. Anggaran dan Sumber Dana

Uraikan total biaya dan sumber dana dengan rinci: apakah berasal dari DIPA, APBD, bantuan hibah, atau dana lainnya. Jika memungkinkan, tambahkan breakdown alokasi anggaran untuk tiap komponen kerja: honor, transportasi, perlengkapan, overhead. Ini membantu bagian keuangan dan pengawas anggaran menilai kewajaran biaya.

2.9. Tim Pelaksana dan Tanggung Jawab

Tampilkan dalam bentuk tabel yang mencantumkan jabatan, nama (jika sudah ditentukan), dan tugas spesifik. Ini memudahkan proses klarifikasi tanggung jawab dan alur komunikasi antar pihak.

2.10. Pengawasan dan Evaluasi

Sebutkan siapa yang akan memantau kegiatan, seberapa sering evaluasi dilakukan, dan bagaimana bentuknya (laporan berkala, dashboard, rapat monitoring). Jika ada penggunaan sistem informasi monitoring, cantumkan juga.

2.11. Risiko dan Mitigasi

Identifikasi minimal tiga risiko utama dan langkah mitigasinya. Misalnya: risiko keterlambatan pengumpulan data → mitigasi: penambahan tenaga lapangan dan penjadwalan ulang kegiatan survey. Ini menunjukkan bahwa penyusun KAK memahami tantangan pelaksanaan.

2.12. Persetujuan

Bagian ini bukan formalitas semata. Tanda tangan pihak terkait menunjukkan komitmen dan legitimasi dokumen. Sertakan nama terang, jabatan, dan cap/stempel jika diperlukan.

Dengan struktur yang lengkap, jelas, dan tersegmentasi, KAK bukan hanya menjadi dokumen teknis, tetapi panduan kerja operasional yang bisa digunakan semua pihak untuk mengawal keberhasilan kegiatan dari awal hingga akhir. KAK yang disusun dengan prinsip komunikasi yang baik akan memperkuat integritas proses pengadaan, mempercepat pelaksanaan, dan menghasilkan hasil kerja yang sesuai harapan.

3. Teknik Penyederhanaan Bahasa dan Format

Menyederhanakan KAK tidak berarti memangkas substansi atau mengurangi akurasi teknisnya. Justru, tantangan sesungguhnya dalam membuat KAK yang baik adalah bagaimana menyampaikan hal yang kompleks dengan cara yang sederhana dan mudah dipahami oleh semua pembaca lintas fungsi—mulai dari pejabat pembuat komitmen (PPK), tim teknis, bendahara, hingga penyedia jasa. Teknik penyederhanaan bahasa dan format berikut ini menjadi elemen krusial dalam menyusun KAK yang fungsional dan tepat sasaran.

3.1. Gunakan Kalimat Aktif dan Ringkas

Bahasa dalam KAK sebaiknya bersifat lugas dan langsung pada inti. Kalimat pasif yang terlalu panjang cenderung membingungkan, memicu multitafsir, dan memperpanjang waktu pembacaan. Penggunaan kalimat aktif memungkinkan penyampaian pesan yang lebih jelas dan membuat penanggung jawab kegiatan atau pelaksana teknis lebih mudah menangkap peran mereka.

Contoh kalimat pasif dan panjang:
“Kegiatan ini dimaksudkan untuk melaksanakan kajian menyeluruh mengenai permasalahan sosial yang berdampak terhadap rendahnya kualitas layanan publik di wilayah sasaran, sehingga dapat diperoleh gambaran yang komprehensif untuk ditindaklanjuti melalui kebijakan yang tepat.”

Versi aktif dan ringkas:
“Tim akan mengkaji permasalahan sosial yang memengaruhi layanan publik dan menyusun rekomendasi kebijakan berbasis hasil kajian.”

Kalimat aktif mempersingkat kata, sekaligus menekankan subjek dan tindakannya secara eksplisit. Ini penting, terutama dalam menjelaskan metodologi, ruang lingkup pekerjaan, dan tanggung jawab masing-masing pihak.

3.2. Hindari Jargon Berlebihan

Jargon teknis sering menjadi jebakan dalam dokumen perencanaan. Meskipun ada tempatnya, penggunaan jargon yang berlebihan atau tidak familiar justru membuat pembaca awam tersesat dalam definisi yang tidak dijelaskan. Idealnya, hanya jargon yang benar-benar relevan dan tidak bisa digantikan oleh istilah umum yang dipertahankan—itu pun harus dijelaskan dalam daftar istilah di bagian awal atau catatan kaki.

Contoh penyederhanaan jargon:

• “Optimalisasi interoperabilitas antar sistem melalui integrasi modular”
  → “Penggabungan sistem agar aplikasi bisa saling terhubung”
• “Efisiensi alur kerja end-to-end”
  → “Penyederhanaan prosedur kerja dari awal hingga akhir”

Dengan mengganti jargon teknis menjadi kalimat deskriptif yang familiar, penyusun KAK tidak hanya membuat dokumen lebih mudah dipahami, tetapi juga menghindari kesalahan interpretasi yang mungkin muncul di level pelaksana.

3.3. Poin dan Tabel untuk Informasi Kompleks

Salah satu cara efektif untuk menyederhanakan penjelasan adalah dengan mengubah narasi panjang menjadi daftar poin atau tabel. Teknik ini tidak hanya memudahkan visualisasi informasi, tetapi juga membantu pembaca menangkap urutan logis, struktur, dan hubungan antar bagian.

Alih-alih menulis paragraf panjang untuk menjelaskan metode pelaksanaan, Anda bisa menggunakan poin-poin berikut:

Metodologi Pelaksanaan:

• Survei lapangan ke lima lokasi.
• Wawancara mendalam dengan pemangku kepentingan utama.
• Analisis data sekunder dari laporan tahun sebelumnya.
• Validasi temuan melalui FGD.

Untuk jadwal pelaksanaan, penggunaan tabel sangat disarankan:

Kegiatan	Bulan 1	Bulan 2	Bulan 3
Penyusunan TOR	✔
Survei dan Wawancara		✔
Penyusunan Laporan			✔

Tampilan tabel memungkinkan semua pihak—baik teknis, administratif, maupun keuangan—melihat rencana kerja secara cepat dan menyeluruh.

3.4. Sisipkan Diagram Alir (Flowchart)

Banyak kegiatan pengadaan melibatkan beberapa tahap berurutan dan memiliki logika proses yang cukup kompleks. Dengan menggunakan flowchart atau diagram alir, Anda bisa menyederhanakan pemahaman tanpa harus menjelaskan panjang lebar dalam paragraf.

Contoh alur kerja pengadaan jasa konsultansi:

[Analisis Kebutuhan] → [Penyusunan KAK] → [Pemilihan Penyedia] → [Pelaksanaan Kegiatan] → [Evaluasi & Laporan]

Dengan visualisasi seperti ini, pembaca langsung menangkap gambaran umum tahapan kegiatan, bahkan sebelum membaca penjelasan detil dari tiap langkahnya.

3.5. Konsisten dengan Standar Perusahaan/Instansi

Penyederhanaan tidak berarti mengabaikan formalitas. Justru dalam KAK, konsistensi format sangat penting untuk efisiensi administratif. Gunakan template resmi dari instansi, ikuti gaya bahasa dan struktur penomoran yang sudah menjadi standar. Konsistensi ini sangat membantu ketika KAK diperiksa oleh unit pengadaan, bagian hukum, maupun inspektorat.

Contoh hal yang perlu konsisten:

• Penulisan istilah baku (misal: “Pengadaan Jasa Konsultansi”, bukan “konsultan”).
• Nomor bagian dan sub-bagian (1.1, 1.2; bukan 1a, 1b).
• Format tanggal dan anggaran.

Dengan menjaga keseragaman, dokumen menjadi lebih mudah dikelola, dipelajari, dan dipertanggungjawabkan.

Penutup dan Rangkuman

Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sederhana namun tetap tajam dan tepat sasaran adalah seni dan sains dalam dunia perencanaan pengadaan. Ia bukan hanya soal kelengkapan format atau pemenuhan kewajiban administratif semata, melainkan juga soal mewujudkan dokumen yang komunikatif, fungsional, dan menjembatani berbagai pihak agar selaras dalam pemahaman dan tindakan.

Sebagaimana telah dibahas dalam artikel ini, terdapat tiga langkah strategis yang bisa Anda terapkan untuk menghasilkan KAK yang efektif:

1. Menangkap Esensi dan Prinsip Dasar
   Pastikan KAK tidak melenceng dari tujuannya: menyampaikan rencana kerja secara fokus, terstruktur, dan kontekstual. Hindari keinginan “terlihat canggih” dengan memasukkan istilah bombastis, tapi justru kehilangan arah.
2. Gunakan Struktur Modular dan Komprehensif
   KAK yang baik mencakup elemen wajib seperti latar belakang, ruang lingkup, metodologi, deliverables, jadwal, anggaran, dan risiko. Semua bagian tersebut harus saling melengkapi, tetapi tidak saling mengulang, dan mudah dicari ketika dibutuhkan.
3. Sederhanakan Bahasa dan Format dengan Teknik Praktis
   Gunakan kalimat aktif, singkat, dan terukur. Sajikan data atau jadwal dalam bentuk tabel dan poin. Jika prosesnya rumit, gunakan flowchart. Hindari jargon yang tidak perlu dan selalu patuhi standar instansi.

KAK yang sederhana namun tepat sasaran memberikan banyak manfaat: mempercepat proses verifikasi, memudahkan pelaksana dalam menjalankan pekerjaan, dan menjadikan pengawasan serta evaluasi lebih objektif karena indikator kerja disampaikan secara terukur.

Terakhir, penting diingat bahwa dokumen KAK akan menjadi rujukan utama selama proses pengadaan berlangsung, bahkan bisa menjadi alat bukti hukum ketika terjadi sengketa. Oleh karena itu, susunlah KAK Anda dengan niat membantu, bukan hanya menggugurkan kewajiban, dan posisikan dokumen ini sebagai salah satu instrumen strategis untuk meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi dalam setiap proses kerja Anda.