Cara Melakukan Survei Harga yang Benar

Survei harga merupakan salah satu tahapan paling penting dalam proses penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Tanpa survei harga yang benar, HPS dapat menjadi terlalu tinggi atau terlalu rendah, yang pada akhirnya berpotensi menimbulkan masalah baik dalam proses pemilihan penyedia maupun dalam pemeriksaan auditor. Survei harga yang tidak akurat juga berpotensi menciptakan selisih harga yang mencurigakan antara HPS dan penawaran penyedia, sehingga membuka ruang munculnya dugaan ketidakwajaran atau ketidakhati-hatian dalam perencanaan.

Namun banyak instansi yang masih memandang survei harga hanya sebatas meminta satu atau dua penawaran lalu merata-ratakannya. Padahal survei harga yang benar membutuhkan pendekatan yang lebih sistematis, mencakup pemahaman terhadap kebutuhan barang atau jasa, kondisi pasar, variasi spesifikasi, tingkat kompetisi, hingga faktor risiko. Artikel ini menjelaskan secara lengkap dan naratif bagaimana cara melakukan survei harga dengan benar, dengan bahasa sederhana agar mudah dipahami oleh siapa saja yang terlibat dalam pengadaan.

Mengapa Survei Harga Begitu Penting?

Survei harga adalah proses mendapatkan gambaran harga barang atau jasa yang wajar di pasaran pada saat kegiatan dilakukan. Hasil survei harga bukan hanya digunakan untuk menyusun HPS, tetapi juga menjadi acuan apakah penawaran penyedia dianggap wajar atau tidak. Survei harga berfungsi sebagai pagar agar pengadaan tidak menjadi ajang pemborosan, namun juga tidak terlalu menekan penyedia hingga pekerjaan menjadi tidak realistis untuk dilakukan.

Survei harga yang benar akan membantu menghindari dua kesalahan besar yang sering terjadi dalam pengadaan. Kesalahan pertama adalah HPS yang terlalu tinggi, yang membuat penyedia dapat melakukan markup harga dengan mudah. Kesalahan kedua adalah HPS yang terlalu rendah, yang menyebabkan penyedia terpaksa menurunkan mutu barang atau bahkan mengundurkan diri setelah kontrak dimulai. Kedua situasi tersebut dapat menimbulkan kerugian bagi negara dan menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan.

Karena itu, survei harga tidak boleh dilakukan secara asal-asalan. Survei harga harus mengikuti prinsip kehati-hatian, akurasi, dan profesionalisme agar hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.

Memahami Kebutuhan Sebelum Melakukan Survei

Langkah pertama yang harus dilakukan sebelum memulai survei harga adalah memastikan bahwa spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, atau kebutuhan barang sudah jelas. Tidak mungkin melakukan survei harga dengan benar jika belum memahami apa yang sebenarnya ingin dibeli.

Pemahaman kebutuhan berarti memastikan bahwa seluruh parameter teknis telah ditentukan dengan baik. Misalnya, dalam survei harga laptop, harus dipastikan terlebih dahulu spesifikasi prosesor, kapasitas RAM, jenis penyimpanan, ukuran layar, berat, garansi, dan fitur tambahan lainnya. Jika spesifikasi tidak jelas, responden survei tidak bisa memberikan harga yang akurat dan perbandingan antarpenyedia menjadi tidak relevan.

Pemahaman kebutuhan juga mencakup aspek jumlah barang. Harga satu unit sering kali berbeda ketika dibeli dalam jumlah besar. Penyedia dapat menawarkan diskon atau paket tertentu untuk pembelian dalam volume besar. Karena itu, survei harga harus dilakukan berdasarkan volume yang realistis sesuai kebutuhan dalam KAK.

Menentukan Sumber Data Survei Harga

Sumber data survei harga harus tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Data harga dapat diperoleh dari berbagai sumber, mulai dari e-katalog, harga pasar umum, toko fisik, distributor resmi, marketplace, hingga harga historis pada pengadaan sebelumnya. Namun tidak semua sumber memiliki tingkat keandalan yang sama.

Terlalu banyak instansi yang hanya mengandalkan harga dari marketplace. Padahal marketplace sering kali menampilkan harga tidak realistis, termasuk harga promosi, harga reseller tanpa jaminan garansi resmi, atau harga barang dengan spesifikasi yang tidak sesuai. Penggunaan marketplace hanya boleh sebagai referensi awal, bukan sumber harga utama.

Sumber data survei yang paling kuat adalah distributor resmi, penyedia yang memiliki reputasi baik, perusahaan besar dengan standar pelayanan jelas, serta harga dari e-katalog yang telah melalui proses verifikasi. Semakin kredibel sumber harga, semakin kuat dasar bagi auditor ketika menilai kewajaran HPS.

Menghubungi Beberapa Penyedia Secara Independen

Survei harga tidak boleh dilakukan hanya kepada satu penyedia. Semakin banyak responden, semakin akurat data harga yang diperoleh. Idealnya, survei dilakukan kepada minimal tiga penyedia, tetapi semakin kompleks barangnya, semakin penting untuk menghubungi lebih banyak pihak.

Saat menghubungi penyedia, penyusun HPS harus memastikan bahwa permintaan harga dilakukan secara independen. Penyedia tidak boleh mengetahui siapa saja yang ikut dalam survei. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya kesepakatan harga atau pola harga yang terlalu mirip antarpenyedia.

Permintaan harga juga harus dilakukan dengan format yang sama kepada semua responden, sehingga penyedia memberikan penawaran berdasarkan spesifikasi yang sudah ditentukan. Dengan demikian, perbandingan harga menjadi lebih mudah dan akurat.

Memastikan Spesifikasi Sama untuk Semua Penyedia

Salah satu kesalahan paling umum dalam survei harga adalah meminta harga kepada penyedia dengan spesifikasi yang tidak sama. Jika spesifikasi berbeda, maka data yang diperoleh tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan HPS.

Untuk itu, sebelum melakukan survei, penyusun harus menyiapkan dokumen berisi deskripsi teknis barang atau ruang lingkup pekerjaan yang jelas. Dokumen tersebut harus dikirimkan kepada semua penyedia agar penawaran yang diterima berdasarkan standar yang sama.

Jika ada penyedia yang menawarkan barang dengan spesifikasi di bawah standar, penyedia tersebut harus dipisahkan dari hasil survei atau diberi catatan khusus. Standar spesifikasi tidak boleh diturunkan hanya untuk mengejar harga yang lebih murah.

Mengevaluasi Variasi Harga yang Diterima

Setelah data harga terkumpul, tahap berikutnya adalah mengevaluasi variasi harga. Variasi harga bisa terjadi karena perbedaan merek, kualitas barang, garansi, biaya layanan, atau tingkat reputasi penyedia. Evaluasi ini penting agar HPS tidak menjadi terlalu rendah atau terlalu tinggi.

Jika selisih harga antarpenyedia terlalu besar, penyusun HPS harus menelusuri penyebabnya. Penyedia dengan harga terlalu rendah harus dicek apakah spesifikasi sesuai, garansi resmi diberikan, atau barang yang ditawarkan bukan barang rekondisi. Penyedia dengan harga terlalu tinggi harus diperiksa apakah mereka menawarkan merek premium atau layanan tambahan.

Variasi harga juga membantu menentukan harga yang wajar. Harga yang berada pada kisaran tengah biasanya menjadi patokan utama dalam penyusunan HPS.

Menghitung Harga dengan Memperhatikan Biaya Tambahan

Survei harga tidak hanya mencakup harga barang, tetapi juga biaya-biaya tambahan yang melekat pada pengadaan. Biaya tambahan ini bisa berupa biaya pengiriman, instalasi, pelatihan pengguna, masa pemeliharaan, pajak, hingga biaya administrasi.

Sering kali penyedia memberikan harga barang saja tanpa mencantumkan biaya lain yang diperlukan untuk memastikan barang dapat digunakan dengan baik. Jika biaya tambahan tidak diperhitungkan, HPS akan terlalu rendah dan mengakibatkan penyedia harus menanggung biaya yang tidak semestinya.

Oleh karena itu, setiap survei harga harus mencakup permintaan agar penyedia memberikan rincian lengkap, termasuk biaya logistik dan layanan purna jual.

Memahami Pergerakan Harga Pasar

Harga pasar tidak bersifat statis. Harga dapat berubah karena faktor global seperti nilai tukar, kebijakan impor, kelangkaan bahan baku, musim, atau permintaan pasar yang meningkat. Ketika survei harga dilakukan, penyusun HPS harus memahami tren harga untuk memastikan bahwa HPS tetap relevan pada saat pengadaan dilakukan.

Untuk barang elektronik, misalnya, harga bisa berubah dalam hitungan bulan. Untuk bahan konstruksi, harga sering mengikuti fluktuasi ekonomi dan kebijakan pemerintah. Karena itu, survei harga harus dilakukan sedekat mungkin dengan waktu pemilihan penyedia agar hasilnya tetap akurat.

Di beberapa jenis pekerjaan, terutama konstruksi, penyesuaian harga juga harus mempertimbangkan indeks harga bahan yang diterbitkan oleh instansi resmi.

Dokumentasi Survei Harga yang Baik

Semua proses survei harga harus terdokumentasi dengan baik. Dokumentasi ini penting bukan hanya untuk arsip internal, tetapi juga untuk keperluan audit. Auditor biasanya memeriksa apakah survei harga dilakukan secara benar, apakah sumber harga kredibel, dan apakah prosesnya memenuhi prinsip kehati-hatian.

Dokumentasi survei harga harus mencakup permintaan penawaran, balasan harga, spesifikasi barang, analisis variasi harga, dan metode perhitungan yang digunakan untuk membentuk HPS. Dokumen ini harus disimpan dan dapat ditunjukkan kapan saja jika diperlukan.

Dokumentasi yang lengkap menunjukkan bahwa PPK telah bekerja secara profesional dan memahami tanggung jawab perencanaan pengadaan.

Menentukan Harga Perkiraan yang Wajar dan Profesional

Hasil akhir survei harga harus digunakan untuk menentukan HPS yang wajar dan profesional. Harga wajar tidak selalu berarti harga terendah. Harga wajar harus mencerminkan kualitas barang, risiko pekerjaan, kondisi pasar, biaya tambahan, dan kemampuan penyedia untuk memberikan layanan purna jual.

HPS sebaiknya berada di rentang harga yang mencerminkan nilai pasar umum. HPS yang baik harus cukup tinggi untuk menjamin mutu barang, tetapi tidak terlalu tinggi hingga membuka celah pemborosan.

HPS tidak hanya angka, tetapi representasi dari proses analisis yang matang. Karena itu, penyusunan HPS harus transparan dan dapat dibuktikan secara logis.

Kesimpulan

Melakukan survei harga yang benar adalah langkah penting dalam memastikan akurasi HPS dan kelancaran proses pengadaan. Survei harga harus dimulai dari pemahaman kebutuhan, dilanjutkan dengan memilih sumber data yang kredibel, menghubungi beberapa penyedia secara independen, menggunakan spesifikasi yang seragam, mengevaluasi variasi harga, memperhitungkan biaya tambahan, memahami pergerakan harga pasar, dan mendokumentasikan seluruh proses dengan baik.

Survei harga bukan sekadar formalitas, tetapi proses yang membutuhkan ketelitian, pemikiran analitis, dan tanggung jawab profesional. Dengan melakukan survei harga secara benar, instansi dapat memastikan bahwa pengadaan berjalan lebih efisien, transparan, dan menghasilkan barang atau jasa sesuai harapan. Survei harga yang baik akan menciptakan HPS yang kuat, yang pada akhirnya mendukung keberhasilan seluruh rangkaian pengadaan.