Physical Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Kerangka Acuan Kerja atau KAK adalah salah satu dokumen paling penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. KAK tidak hanya berfungsi sebagai pedoman teknis bagi penyedia dalam melaksanakan pekerjaan, tetapi juga menjadi landasan bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS), menyusun rancangan kontrak, serta memastikan bahwa seluruh tahapan pengadaan berjalan sesuai standar kebutuhan. Sayangnya, banyak pihak yang masih menyusun KAK hanya sebagai formalitas, sehingga isinya tidak memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa sebenarnya kebutuhan pekerjaan itu. Akibatnya, pengadaan menjadi tidak efisien, terjadi salah persepsi, dan bahkan berpotensi menimbulkan temuan audit.
Menulis KAK yang efektif dan mudah dipahami tidak harus sulit. Bahkan, dengan pendekatan logis, deskriptif, dan terstruktur, KAK dapat menjadi dokumen yang komunikatif dan mampu mengurangi kebingungan baik bagi penyedia, auditor, maupun pihak internal. Artikel ini membahas secara panjang dan terperinci bagaimana cara menyusun KAK yang baik, dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh siapa pun yang terlibat dalam pengadaan.
Peran KAK dalam Proses Pengadaan
KAK adalah titik awal yang menentukan arah seluruh proses pengadaan. Dokumen inilah yang mendeskripsikan apa yang ingin dicapai, mengapa pengadaan ini perlu dilakukan, apa saja ukuran keberhasilannya, berapa lama waktu yang dibutuhkan, apa saja output yang harus dihasilkan, serta persyaratan teknis lain yang harus dipenuhi. Tanpa KAK yang jelas, proses pengadaan akan dipenuhi ketidakpastian dan rawan menimbulkan kesalahan perhitungan ataupun miskomunikasi antara penyedia dan pihak pengguna.
KAK membantu menyamakan persepsi antara pihak pengguna dan penyedia. Contohnya, ketika pengguna menginginkan pengadaan pelatihan untuk aparatur pemerintah, KAK harus menggambarkan secara rinci jumlah peserta, metode pelatihan, standar fasilitas, durasi kegiatan, dan materi yang harus disampaikan. Tanpa deskripsi yang rinci seperti itu, penyedia dapat memberikan konsep pelatihan yang berbeda dari harapan pengguna, sehingga hasil akhir menjadi tidak sesuai.
Karena itu, KAK tidak boleh ditulis seadanya. KAK harus merepresentasikan kebutuhan secara faktual dan menjadi dasar bagi pengambilan keputusan yang valid selama proses pengadaan berlangsung.
Mengapa KAK Harus Mudah Dipahami?
KAK tidak hanya dibaca oleh PPK. Dokumen ini akan dibaca oleh penyedia, panitia pemilihan, auditor internal, BPK, APIP, hingga aparat penegak hukum jika terjadi masalah. Oleh karena itu, KAK harus ditulis dengan bahasa yang lugas, tidak bertele-tele, dan tidak penuh istilah teknis yang sulit dimengerti tanpa penjelasan.
KAK yang terlalu teknis atau terlalu abstrak bisa menyebabkan penafsiran yang berbeda-beda. Misalnya, pernyataan “ruangan yang nyaman” tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan biaya atau sebagai acuan audit. Sebaliknya, jika ditulis sebagai “ruang ber-AC dengan kapasitas minimal 40 peserta dan dilengkapi LCD proyektor”, maka semua pihak akan memiliki pemahaman yang sama.
Dokumen pengadaan harus bisa dipahami oleh orang yang tidak terlibat langsung dalam kegiatan tersebut. Ketika auditor membaca KAK, ia harus memahami apa yang hendak dilakukan dan apakah kegiatan tersebut wajar serta dapat dipertanggungjawabkan. Ketika penyedia membaca KAK, ia harus dapat menyusun penawaran yang akurat. Ketika PPK membaca kembali KAK, ia harus bisa mengevaluasi apakah output penyedia sudah sejalan dengan kebutuhan.
Dengan kata lain, semakin mudah dipahami sebuah KAK, semakin kecil kemungkinan munculnya masalah dalam pelaksanaan pengadaan dan semakin kuat posisi dokumen ini sebagai alat pertanggungjawaban.
Struktur Umum KAK yang Efektif
KAK yang efektif biasanya memiliki elemen-elemen utama seperti latar belakang, tujuan, ruang lingkup, output atau deliverable, lokasi kegiatan, durasi pelaksanaan, metode kerja, kebutuhan sumber daya, standar mutu, dan risiko pekerjaan. Meskipun tidak ada format baku yang berlaku untuk semua jenis pengadaan, prinsip utamanya adalah bahwa KAK harus memuat informasi yang cukup, jelas, dan relevan untuk menggambarkan kebutuhan secara menyeluruh.
Penulisan KAK yang baik bukan soal banyaknya halaman, tetapi tentang ketepatan informasi sehingga tidak menimbulkan celah interpretasi. KAK yang sangat pendek sering kali tidak memberikan kejelasan, namun KAK yang dibuat terlalu panjang dan bertele-tele juga dapat mengaburkan informasi penting. Karena itu, keseimbangan antara kelengkapan dan kejelasan menjadi kunci.
Menjelaskan Latar Belakang Kebutuhan
Bagian latar belakang menjadi dasar pemahaman mengapa kegiatan ini perlu dilakukan. Latar belakang harus menjelaskan konteks, kondisi saat ini, masalah yang dihadapi, dan alasan mengapa pengadaan perlu dilakukan. Misalnya, dalam pengadaan sistem informasi, latar belakang harus menjelaskan bagaimana proses berjalan saat ini, apa kendalanya, dan bagaimana sistem baru akan membantu menyelesaikan masalah.
Latar belakang yang kuat menunjukkan bahwa pengadaan ini bukan sekadar pengeluaran anggaran, tetapi sebuah kebutuhan yang logis dan dapat dipertanggungjawabkan. Auditor biasanya memeriksa apakah latar belakang sesuai dengan output yang diwajibkan dalam KAK. Jika tidak sinkron, auditor akan menilai bahwa pengadaan tidak didasarkan pada kebutuhan riil.
Merumuskan Tujuan Pengadaan
Tujuan merupakan pernyataan mengenai apa yang ingin dicapai. Tujuan harus ditulis secara jelas agar penyedia memahami arah pekerjaan. Tujuan pengadaan bisa berupa peningkatan kualitas layanan, penyediaan fasilitas yang lebih baik, pemenuhan kebutuhan operasional, peningkatan kompetensi SDM, dan sebagainya.
Tujuan tidak boleh bersifat terlalu umum seperti “meningkatkan kinerja”, karena tujuan seperti itu tidak memberikan gambaran spesifik mengenai hasil yang diharapkan. Sebaliknya, tujuan harus menggambarkan kondisi yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut. Misalnya, “menyediakan aplikasi pencatatan inventaris barang yang dapat digunakan oleh seluruh unit kerja secara real time”.
Dengan tujuan yang jelas, penyedia dapat menyesuaikan metode kerja dan strategi implementasi agar output yang dihasilkan sesuai dengan target pengguna.
Menuliskan Ruang Lingkup secara Deskriptif
Ruang lingkup pekerjaan adalah bagian yang paling sering menjadi sumber masalah jika ditulis tidak lengkap atau ambigu. Ruang lingkup menggambarkan aktivitas apa saja yang harus dilakukan oleh penyedia. Ruang lingkup harus menjelaskan batasan pekerjaan, cakupan tugas, dan hal-hal yang tidak termasuk di dalamnya untuk menghindari salah tafsir.
Ruang lingkup tidak boleh hanya menyebutkan nama kegiatan. Misalnya, menuliskan “pengadaan pelatihan pengelolaan arsip” tidak cukup. Ruang lingkup harus menjelaskan apakah pelatihan mencakup penyusunan modul, penyediaan peralatan pelatihan, fasilitator, snack dan makan siang, dokumentasi, sertifikat, dan sebagainya.
Semakin detail ruang lingkup, semakin mudah bagi penyedia untuk menghitung biaya dan bagi PPK untuk mengukur keberhasilan pekerjaan.
Menetapkan Output dan Deliverable Secara Jelas
Output atau deliverable adalah hasil yang harus diserahkan oleh penyedia. Output ini bisa berupa laporan, perangkat lunak, barang fisik, modul pelatihan, dokumentasi kegiatan, atau hasil pekerjaan lainnya. Setiap output harus dijelaskan secara jelas agar penilaiannya dapat dilakukan secara objektif.
Misalnya, jika output berupa laporan, maka harus dijelaskan jumlah laporan, struktur laporan, format, jumlah halaman, dan tingkat kedalaman analisis. Jika output berupa aplikasi, harus dijelaskan fitur yang harus ada, performa minimal, kompatibilitas perangkat, dan standar keamanan.
Output yang jelas membantu penyedia memahami apa yang harus diserahkan, dan membantu PPK menghindari perdebatan dengan penyedia di kemudian hari.
Menentukan Durasi Pelaksanaan yang Realistis
Durasi pelaksanaan harus disusun berdasarkan kompleksitas pekerjaan, ketersediaan tenaga ahli, proses internal, dan faktor eksternal lain yang mungkin mempengaruhi waktu kerja. Durasi tidak boleh disusun sembarangan atau terlalu mepet, karena dapat mempengaruhi kualitas hasil kerja.
Durasi yang terlalu singkat dapat mengakibatkan penyedia tidak mampu menyelesaikan pekerjaan dengan standard mutu yang diharapkan. Sebaliknya, durasi yang terlalu panjang dapat membuat proses menjadi lambat dan tidak efisien.
Durasi harus realistis, berdasarkan pengalaman pekerjaan serupa, kapasitas penyedia di pasaran, dan kondisi geografis atau sosial terkait. Durasi yang baik menunjukkan bahwa perencanaan telah dilakukan dengan matang.
Menentukan Metode Kerja dan Pendekatan Teknis
Metode kerja menjelaskan bagaimana pekerjaan akan dilakukan. Metode ini tidak harus mendikte teknik secara detail sampai menghilangkan kreativitas penyedia, tetapi harus memberikan gambaran umum mengenai pendekatan yang diharapkan.
Dalam pekerjaan konsultansi, misalnya, metode kerja mungkin mencakup tahapan analisis awal, wawancara, pengumpulan data, penyusunan draft, uji coba, dan finalisasi. Dalam pengadaan fisik, metode kerja dapat menjelaskan tahapan instalasi, pengujian, dan masa pemeliharaan.
Metode kerja membantu penyedia mempersiapkan rencana implementasi dan membantu PPK memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai standar teknis minimal yang dibutuhkan.
Standar Mutu sebagai Tolak Ukur Keberhasilan
Standar mutu adalah salah satu bagian paling penting dalam KAK karena menjadi dasar bagi PPK untuk menilai apakah hasil pekerjaan penyedia memenuhi persyaratan. Standar mutu harus ditulis secara terukur dan objektif. Misalnya, standar mutu perangkat komputer dapat mencantumkan spesifikasi teknis minimal, merek tertentu yang dilarang karena terlalu spesifik, atau standar ISO yang harus dipenuhi.
Dalam pekerjaan jasa, standar mutu dapat berupa kompetensi tenaga ahli, kemampuan penyedia, atau metodologi tertentu yang wajib digunakan. Standar mutu juga penting dalam penghitungan HPS karena mempengaruhi kisaran harga barang atau jasa yang digunakan.
Menilai Risiko dan Menyusun Antisipasi
Setiap pekerjaan memiliki risiko. Risiko bisa berupa kesulitan teknis, hambatan transportasi, kondisi cuaca, ketergantungan pada pihak lain, hingga risiko hukum. KAK yang baik harus menyebutkan risiko-risiko ini untuk menunjukkan bahwa PPK telah melakukan kajian yang matang.
Risiko ini juga penting bagi penyedia dalam menyusun penawaran, khususnya dalam menentukan margin risiko atau cadangan biaya. Risiko yang tidak dijelaskan dalam KAK dapat menjadi sumber perselisihan ketika pekerjaan berjalan.
Menutup dengan Penjelasan yang Konsisten dan Mudah Dicek
KAK yang baik harus menunjukkan konsistensi antarbagian. Jika ruang lingkup menyebutkan tiga kegiatan utama, maka durasi, output, metode kerja, dan standar mutu harus selaras dengan tiga kegiatan tersebut. Jika ada perubahan ruang lingkup, seluruh bagian lainnya juga harus diperbarui agar tidak terjadi kontradiksi.
KAK yang konsisten memudahkan proses verifikasi, memudahkan penyedia memahami kebutuhan, dan mengurangi potensi temuan dari auditor.
Kesimpulan
Menyusun KAK yang efektif dan mudah dipahami bukan hanya tentang mengikuti format tertentu, tetapi tentang menyampaikan kebutuhan secara jelas, logis, dan dapat dipertanggungjawabkan. KAK harus mampu menggambarkan latar belakang kebutuhan, tujuan kegiatan, ruang lingkup pekerjaan, output yang diinginkan, durasi pelaksanaan, metode kerja, standar mutu, serta risiko pekerjaan.
KAK yang baik akan menjadi landasan yang kuat bagi HPS, proses pemilihan penyedia, negosiasi, pelaksanaan pekerjaan, hingga serah terima hasil. Dokumen ini harus bisa dibaca dan dipahami oleh berbagai pihak, mulai dari penyedia hingga auditor. Dengan demikian, seluruh proses pengadaan dapat berjalan lebih lancar, transparan, dan akuntabel.
Ketika KAK disusun dengan pendekatan yang benar, pengadaan tidak hanya memenuhi aspek administratif, tetapi juga memastikan bahwa kebutuhan pengguna terpenuhi dengan tepat, efisien, dan berorientasi pada hasil. KAK bukan sekadar dokumen teknis, tetapi panduan strategis yang menentukan keberhasilan seluruh proses pengadaan.
