Cara Menyusun Peraturan Pengadaan untuk BLU/BLUD

Menyusun peraturan pengadaan untuk Badan Layanan Umum (BLU) atau Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) adalah pekerjaan strategis yang memerlukan keseimbangan antara kepatuhan hukum, efisiensi operasional, dan orientasi layanan publik. Peraturan ini bukan sekadar kumpulan ketentuan teknis; ia menjadi payung tata kelola yang memastikan penggunaan anggaran untuk pengadaan barang dan jasa dilakukan secara transparan, akuntabel, dan memberi nilai tambah bagi pengguna layanan. Artikel ini membimbing langkah demi langkah penyusunan peraturan pengadaan yang sesuai karakter BLU/BLUD agar pengelola, pejabat pengadaan, maupun pemangku kepentingan lain dapat langsung memahami konsep dan menerapkannya dalam konteks organisasi mereka.

Pengertian dan Ruang Lingkup Peraturan Pengadaan BLU/BLUD

Peraturan pengadaan adalah kebijakan tertulis yang mengatur tata cara perencanaan, pengumuman, pemilihan penyedia, pengelolaan kontrak, hingga pengawasan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Bagi BLU/BLUD, ruang lingkup peraturan harus disesuaikan dengan karakter layanan yang semi-komersial namun tetap memanfaatkan dana publik. Ruang lingkup ini mencakup pengadaan barang habis pakai, jasa konsultansi, jasa pemeliharaan, konstruksi kecil hingga proyek infrastruktur, serta layanan yang terkait dengan operasional institusi seperti TI, logistik, dan fasilitas medis. Peraturan juga perlu menegaskan batasan wewenang, ambang nilai untuk berbagai metode pengadaan, serta mekanisme penanganan pengadaan darurat. Dengan mendefinisikan ruang lingkup secara jelas, semua pihak mendapat kepastian tentang kapan dan bagaimana ketentuan akan diterapkan.

Mengapa BLU/BLUD Perlu Peraturan Pengadaan Khusus?

BLU/BLUD memiliki tugas memberikan layanan yang harus berjalan kontinuitasnya, sekaligus mengelola pendapatan sendiri di samping subsidi publik. Perbedaan fungsi ini menjadikan kebutuhan pengaturan pengadaan sedikit berbeda dibandingkan perangkat pemerintahan biasa. Peraturan pengadaan yang khusus membantu menyesuaikan fleksibilitas operasional dengan kewajiban akuntabilitas publik. Tanpa peraturan internal yang jelas, BLU/BLUD berisiko menghadapi praktik inkonsisten, keterlambatan layanan, atau temuan audit karena prosedur yang tidak cocok dengan karakter bisnis dan teknis mereka. Peraturan khusus juga memudahkan proses adaptasi terhadap kondisi pasar lokal, pemberdayaan UMKM, dan kolaborasi dengan mitra teknis sehingga BLU/BLUD dapat tetap responsif tanpa mengorbankan prinsip tata kelola yang baik.

Prinsip-prinsip Dasar yang Harus Termuat dalam Peraturan

Peraturan pengadaan BLU/BLUD harus dibangun atas prinsip-prinsip dasar yang menjadi jaminan tata kelola: transparansi, akuntabilitas, persaingan sehat, efisiensi, dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. Transparansi berarti informasi pengadaan dapat diakses oleh publik sesuai ketentuan. Akuntabilitas menuntut dokumentasi yang rapi sehingga setiap keputusan dapat ditelusuri. Persaingan sehat membuka peluang bagi penyedia yang memenuhi kriteria untuk berpartisipasi. Efisiensi diarahkan pada pemanfaatan anggaran untuk hasil terbaik. Kepatuhan penting untuk menghindari risiko hukum. Selain itu, peraturan harus memuat prinsip keberlanjutan, pengelolaan risiko, dan perlindungan konsumen layanan agar aspek kualitas dan keselamatan menjadi bagian tak terpisahkan dari proses pengadaan.

Analisis Kebutuhan dan Pemangku Kepentingan

Sebelum menulis peraturan, langkah awal yang krusial adalah melakukan analisis kebutuhan internal sekaligus pemetaan pemangku kepentingan. Analisis ini mencakup identifikasi jenis pengadaan yang sering dilakukan, tingkat kompleksitas paket, kapasitas unit pengadaan, serta risiko yang kerap muncul. Pemetaan pemangku kepentingan melibatkan unit teknis, keuangan, audit internal, pengguna layanan, bahkan penyedia lokal. Dialog dengan stakeholder membantu memahami tantangan operasional dan harapan transparansi. Hasil analisis ini menjadi fondasi perumusan ketentuan yang relevan sehingga peraturan tidak bersifat teoretis tetapi praktis memecahkan masalah yang nyata. Hasil kerja awal ini juga membantu menyesuaikan ambang nilai, peran pejabat, dan mekanisme evaluasi.

Kajian Regulasi Nasional dan Kesesuaian Lokal

Peraturan internal BLU/BLUD tidak boleh bertentangan dengan peraturan pengadaan nasional, perundang-undangan keuangan negara, maupun peraturan daerah yang relevan. Oleh karena itu penyusunan wajib diawali dengan kajian regulasi nasional seperti aturan LKPP, peraturan kementerian terkait, serta peraturan daerah bagi BLUD. Kajian ini memastikan aspek legal terpenuhi dan mengidentifikasi ruang untuk penyesuaian lokal. Di samping itu perlu dipertimbangkan regulasi sektor khusus, misalnya standar kesehatan untuk rumah sakit BLU atau ketentuan laboratorium bagi BLU yang bergerak di bidang penelitian. Kesesuaian ini memberi landasan hukum yang kuat dan mengurangi risiko temuan audit karena ketidaksesuaian norma.

Struktur Peraturan

Peraturan pengadaan harus disusun sistematis: pembukaan, ruang lingkup, definisi istilah, prinsip dasar, struktur organisasi pengadaan, tata kerja mulai dari perencanaan hingga penutupan kontrak, mekanisme pengawasan, sanksi administratif, serta ketentuan penutup. Lampiran penting meliputi format dokumen standar seperti TOR, RAB, formulir evaluasi, template kontrak, daftar harga referensi, serta daftar penyedia tepercaya. Struktur sedemikian memudahkan pengguna peraturan mencari ketentuan yang diperlukan tanpa menafsirkan ulang. Penyusunan pasal yang jelas dan bahasa yang sederhana membantu implementasi di seluruh unit, terutama jika melibatkan personel non-teknis.

Menentukan Peran dan Tanggung Jawab

Peraturan harus mengatur pembagian peran yang jelas: siapa Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), apa kewenangan tim pengadaan, tugas unit teknis, peran bendahara/pengelola anggaran, serta peran pengawas internal atau inspektorat. Definisi tanggung jawab termasuk proses persetujuan, verifikasi dokumen, pengendalian mutu, hingga pelaporan. Pembagian ini mengurangi kebingungan yang sering menyebabkan tumpang tindih peran dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Selain itu perlu diatur mekanisme delegasi wewenang dan ambang nilai yang memicu persetujuan berjenjang sehingga ada kontrol terhadap paket bernilai besar.

Menetapkan Ambang Nilai dan Metode Pengadaan yang Sesuai

Salah satu bagian penting adalah menetapkan ambang nilai (threshold) untuk menentukan metode pengadaan: pemilihan langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, atau lelang terbuka. Ambang nilai harus disesuaikan dengan ukuran BLU/BLUD, karakter pasar lokal, dan prinsip pengendalian risiko. Misalnya paket bernilai kecil dapat menggunakan permintaan penawaran cepat, sedangkan paket bernilai besar harus melewati tender terbuka untuk menjamin persaingan. Peraturan harus menjelaskan kriteria pemilihan metode, syarat pengecualian (misalnya keadaan darurat atau hanya ada satu penyedia), serta langkah-langkah verifikasi untuk metode non-tender agar akuntabilitas terjaga.

Penyusunan Dokumen Pengadaan: TOR, RAB, dan Spesifikasi Teknis

Dokumen pengadaan adalah core dari tata kelola. Peraturan harus memuat standar minimum dalam penyusunan Term of Reference (TOR), Rencana Anggaran Biaya (RAB), serta spesifikasi teknis yang jelas, terukur, dan tidak multitafsir. TOR harus menjelaskan tujuan, keluaran yang diharapkan, dan indikator kinerja; RAB mesti merinci satuan dan harga referensi; spesifikasi teknis wajib memuat parameter mutu dan kriteria evaluasi. Peraturan juga harus mengatur proses review silang untuk memastikan dokumen tidak bias dan relevan secara teknis. Dokumen yang baik memperkecil klaim pekerjaan tambahan serta memudahkan evaluasi penawaran secara objektif.

Mekanisme Evaluasi Penawaran dan Kriteria Seleksi

Peraturan perlu menetapkan prosedur evaluasi yang transparan: pembentukan tim evaluasi yang kompeten dan bebas konflik kepentingan, kriteria teknis dan finansial yang jelas, serta tata cara penilaian. Tim evaluasi wajib melaksanakan penilaian berdasarkan matriks terukur sehingga perbandingan antar-penawar menjadi objektif. Kriteria kualifikasi, bobot penilaian, dan ambang kelulusan harus dipublikasikan untuk menjamin kesetaraan perlakuan. Selain itu peraturan harus mengatur mekanisme klarifikasi penawaran, penanganan sanggahan, dan dokumentasi hasil evaluasi sebagai bagian dari audit trail.

Pengadaan dalam Keadaan Darurat: Ketentuan Khusus

Tidak jarang BLU/BLUD menghadapi situasi darurat sehingga membutuhkan percepatan pengadaan. Peraturan harus memuat ketentuan khusus mengenai definisi darurat, prosedur penetapan status darurat, metode yang diizinkan dalam kondisi tersebut, serta dokumentasi wajib. Meskipun proses dipercepat, prinsip akuntabilitas tetap harus dipertahankan melalui verifikasi harga pasar singkat, persetujuan berjenjang, dan publikasi pasca-pengadaan. Ketentuan ini membantu memastikan bahwa langkah cepat tidak berubah menjadi peluang penyimpangan, serta memberikan pedoman jelas bagi aparat ketika bertindak di bawah tekanan waktu.

Kontrak dan Manajemen Kontrak: Klausul Penting dan Pengawasan Mutu

Peraturan harus mengatur model kontrak dan klausul minimal: ruang lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan, jaminan mutu, penalti, mekanisme pembayaran, serta mekanisme penyelesaian sengketa. Klausul garansi dan service level agreement penting terutama untuk barang yang terkait keselamatan. Selain itu perlu diatur persyaratan administrasi, contoh bukti serah terima, dan prosedur perubahan kontrak yang transparan. Pengelolaan kontrak yang baik termasuk monitoring progres, verifikasi pencapaian milestone, serta mekanisme hold payment bila ditemukan kegagalan mutu. Peraturan yang mengikat klausul ini membuat pelaksanaan lebih dapat dikendalikan.

Pengendalian Internal, Audit, dan Mekanisme Pengaduan

Pengadaan yang sehat memerlukan pengendalian internal: fungsi verifikasi dokumen, persetujuan berjenjang, dan rekonsiliasi keuangan. Peraturan perlu mewajibkan pemeriksaan internal sebelum kontrak ditandatangani serta audit berkala terhadap paket pengadaan. Selain itu penting menyediakan mekanisme pengaduan bagi penyedia dan masyarakat untuk melaporkan dugaan penyimpangan. Transparansi proses pengaduan dan jaminan perlindungan whistleblower meningkatkan integritas. Audit internal dan tindak lanjut rekomendasi audit menjadi dasar perbaikan prosedur berkelanjutan dan pencegahan praktik yang merugikan BLU/BLUD.

Transparansi, Publikasi, dan Integrasi SIRUP

Peraturan harus mensyaratkan publikasi rencana pengadaan dan hasil tender untuk meningkatkan transparansi. Mengintegrasikan pengumuman ke Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) atau portal pengadaan lokal menjadi praktik baik, karena memudahkan pemantauan pihak eksternal. Publikasi meliputi TOR ringkas, nilai pagu, daftar penawaran, pemenang, dan ringkasan kontrak. Keterbukaan ini memperkecil ruang bagi kolusi dan meningkatkan kepercayaan publik. Selain itu, peraturan dapat mengatur kriteria untuk informasi yang dapat dipublikasikan tanpa melanggar kerahasiaan teknis atau hak kekayaan intelektual.

Penguatan Kapasitas SDM dan Budaya Kepatuhan

Peraturan saja tidak cukup tanpa SDM yang mampu menerapkannya. Oleh sebab itu, peraturan harus mendorong program pengembangan kapasitas: pelatihan bagi pejabat pengadaan, workshop penulisan TOR dan RAB, serta sertifikasi kompetensi. Budaya kepatuhan perlu ditanamkan melalui sosialisasi, teladan pimpinan, dan pemberian sanksi bila ada pelanggaran. Peraturan dapat mengatur kewajiban pembelajaran berkala dan evaluasi kinerja staf pengadaan sehingga kualitas eksekusi meningkat. Kapasitas yang kuat membuat implementasi peraturan lebih efektif dan mengurangi risiko kesalahan prosedural.

Evaluasi, Revisi Peraturan, dan Mekanisme Pembelajaran Berkelanjutan

Peraturan pengadaan harus bersifat hidup: dievaluasi dan direvisi secara periodik berdasarkan pengalaman pelaksanaan, temuan audit, atau perubahan regulasi nasional. Dalam peraturan perlu diatur jadwal evaluasi rutin serta mekanisme pengumpulan masukan dari unit teknis, penyedia, dan pemangku kepentingan lainnya. Hasil evaluasi menjadi dasar revisi sehingga kebijakan selalu relevan dengan praktik lapangan. Dokumentasi pelajaran dari setiap lelang atau pengadaan besar dapat menjadi sumber pembelajaran organisasi, meningkatkan akurasi estimasi biaya, dan menajamkan SOP.

Sosialisasi, Implementasi, dan Pendampingan Teknis

Setelah peraturan disahkan, tahap penting berikutnya adalah sosialisasi menyeluruh ke seluruh unit serta penyedia lokal. Peraturan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami, dilengkapi ringkasan prosedur, dan contoh dokumen standar. Pendampingan teknis awal oleh tim reformasi internal membantu unit memahami penerapan teknis, misalnya pengisian formulir evaluasi atau manajemen kontrak. Periode uji coba untuk beberapa paket pertama dapat membantu menyesuaikan detil prosedural sebelum dipakai penuh. Sosialisasi dan pendampingan memastikan peraturan tidak sekadar dokumen tetapi panduan praktis yang diikuti.

Peraturan yang Praktis, Terukur, dan Berorientasi Pelayanan

Menyusun peraturan pengadaan untuk BLU/BLUD adalah upaya strategis yang menggabungkan kepatuhan hukum, kebutuhan operasional, dan orientasi pada pelayanan publik. Peraturan terbaik adalah yang praktis, terukur, dan dapat diterapkan oleh SDM yang ada, sekaligus menjaga prinsip transparansi dan akuntabilitas. Dengan langkah-langkah yang sistematis—dari analisis kebutuhan, kajian regulasi, struktur pasal, hingga mekanisme pengawasan dan evaluasi—BLU/BLUD dapat membangun sistem pengadaan yang efisien dan tahan terhadap risiko. Peraturan bukan sekadar pembatasan, melainkan kerangka kerja yang memberi kepastian operasional dan melindungi integritas lembaga demi keberlangsungan layanan publik yang berkualitas.