Cara UMKM Mengelola Pengadaan Secara Efektif

Pengadaan barang dan jasa merupakan proses penting bagi setiap usaha, tak terkecuali UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah). Bagi UMKM, pengadaan yang terkelola dengan baik dapat membantu menjaga kelancaran produksi atau operasional, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis dan mudah dipahami bagi pemilik UMKM untuk mengelola pengadaan secara efektif, mulai dari perencanaan hingga evaluasi.

1. Memahami Pengadaan dan Kenapa Penting bagi UMKM

1. Definisi Pengadaan
   Pengadaan adalah proses memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan oleh usaha, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, hingga pembayaran dan penerimaan barang. Bagi UMKM, pengadaan tidak hanya soal membeli bahan baku, tetapi juga meliputi barang operasional, peralatan, atau jasa pendukung (misalnya jasa desain, pemasaran, atau logistik).
2. Mengapa Pengadaan Penting
   • Menjamin Ketersediaan Bahan Baku: Bila bahan baku atau barang penunjang habis di tengah produksi, kegiatan usaha bisa terganggu.
   • Menekan Biaya Produksi: Dengan pengadaan yang terencana, UMKM bisa memanfaatkan harga diskon atau potongan jika membeli dalam jumlah tertentu.
   • Meningkatkan Kualitas Produk/Jasa: Memilih pemasok yang andal dan berkualitas akan menghasilkan produk akhir yang lebih baik, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
   • Meminimalkan Risiko: Pengadaan yang baik juga berarti mengantisipasi risiko stok kosong, keterlambatan pengiriman, atau barang rusak.

Pemahaman ini menjadi dasar agar setiap keputusan dalam pengadaan diambil dengan pertimbangan kebutuhan usaha dan tujuan jangka panjang.

2. Perencanaan Kebutuhan: Langkah Awal yang Krusial

1. Inventarisasi Kebutuhan
   • Buat daftar lengkap barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional harian usaha. Misalnya, bahan baku produksi, kemasan, alat tulis kantor, hingga layanan internet.
   • Kelompokkan kebutuhan berdasarkan kategori: bahan baku, peralatan, kain, kertas kemasan, atau jasa kebersihan dan marketing.
2. Menghitung Jumlah Kebutuhan
   • Untuk bahan baku, hitung berdasarkan rata-rata produksi per periode (harian, mingguan, atau bulanan). Contoh: “Untuk membuat 100 cincin per bulan, saya butuh 10 kilogram logam perak.”
   • Tambahkan buffer (cadangan) kecil, misalnya 5–10% dari kebutuhan pokok, untuk mengantisipasi lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan pengiriman.
3. Penjadwalan Pembelian (Ordering Schedule)
   • Tentukan frekuensi pembelian, misalnya setiap minggu, dua minggu, atau setiap bulan, tergantung pada lead time (waktu pengiriman) dari pemasok.
   • Pastikan jadwal ini terintegrasi dengan rencana produksi atau layanan. Jika tiba-tiba ada pesanan besar, penundaan pembelian dapat menyebabkan produksi terhenti.

Dengan perencanaan kebutuhan yang jelas, risiko kehabisan stok dan biaya tak terduga dapat diminimalkan.

3. Mencari dan Memilih Pemasok yang Tepat

1. Riset Pemasok Potensial
   • Tanyakan pada rekan sesama pelaku usaha, asosiasi UMKM, atau melalui grup media sosial bisnis. Banyak pemasok lokal yang menawarkan harga bersaing dan mudah diajak kerjasama.
   • Jangan lupa cek marketplace B2B (seperti Tokopedia Bisnis, Bukalapak B2B) maupun CV/Toko offline di dekat lokasi usaha.
2. Kriteria Pemilihan Pemasok
   • Harga Bersaing dan Stabil: Tanyakan apakah harga dapat dinegosiasikan untuk pembelian dalam jumlah tertentu atau kontrak jangka menengah.
   • Kualitas Produk: Minta sampel barang jika memungkinkan. Contoh: “Saya ingin melihat contoh kemasan sebelum memesan 1.000 lembar kertas label.”
   • Waktu Pengiriman (Lead Time): Pahami kecepatan pemasok mengirim, terutama jika usaha bergantung pada bahan baku perishable (mudah rusak).
   • Kemudahan Pembayaran: Beberapa pemasok menerima pembayaran tunai, tetapi beberapa lain mungkin memberikan kredit 14-30 hari (Net 14/30). Pilih yang sesuai dengan arus kas usaha.
3. Melakukan Negosiasi Awal
   • Jelaskan jumlah pesanan dan frekuensi pembelian yang Anda rencanakan. Pemasok cenderung lebih fleksibel bila mereka melihat adanya pesanan berulang.
   • Tanyakan peluang diskon atau potongan khusus jika membeli dalam jumlah tertentu. Dari situ, Anda dapat membandingkan dua atau tiga pemasok sekaligus sebelum memilih yang terbaik.

Memilih pemasok yang tepat adalah fondasi pengadaan efektif. Pemasok yang andal akan mengurangi potensi gangguan operasional dan menjaga kualitas produk.

4. Negosiasi Harga dan Syarat Pembayaran

1. Mempunyai Data Perbandingan Harga
   • Simpan catatan harga dari beberapa pemasok untuk produk yang sama. Ini membantu Anda mengetahui kisaran harga pasar.
   • Contoh: “Pemasok A menawarkan 1kg tepung terigu seharga Rp 10.000, sedangkan pemasok B di Rp 9.500. Namun, pemasok B butuh waktu pengiriman lebih lama satu minggu.”
2. Diskusi Mengenai Volume Pembelian
   • Jika usaha Anda stabil membeli 100–200 unit produk setiap bulan, utarakan pada pemasok bahwa Anda ingin jalin kerjasama jangka menengah.
   • Misalnya, “Jika saya pesan 200 unit setiap bulan selama tiga bulan ke depan, apakah bisa dapat diskon 5%?”
3. Pembayaran Bertahap atau Kredit Usaha
   • Untuk UMKM yang masih menjaga arus kas, tanyakan apakah pemasok bersedia memberikan kredit usaha: misalnya “Net 14 hari” (bayar 14 hari setelah barang diterima).
   • Pilih syarat pembayaran yang sesuai dengan siklus penjualan Anda agar tidak memaksa uang keluar terlalu cepat sebelum penjualan balik selesai.

Negosiasi yang baik tidak selalu soal harga terendah, tetapi juga mencakup fleksibilitas syarat pembayaran dan jaminan kualitas.

5. Penerapan Teknologi Sederhana untuk Mempermudah Pengadaan

1. Gunakan Spreadsheet untuk Mencatat dan Memantau
   • Buat tabel sederhana di Microsoft Excel atau Google Sheets yang mencakup: nama barang, kode, pemasok, harga per unit, jumlah stok, tanggal pembelian terakhir, dan lead time.
   • Setiap kali ada transaksi pembelian atau penggunaan barang, update spreadsheet tersebut agar stok selalu tercatat akurat.
2. Manfaatkan Aplikasi Inventaris Gratis atau Berbiaya Rendah
   • Ada beberapa aplikasi inventarisasi gratis seperti “Stockaza” atau “PadiInventory” yang dapat membantu mencatat stok masuk dan keluar.
   • Aplikasi sederhana ini bisa berjalan di ponsel, sehingga ketika staf gudang menerima barang baru, mereka bisa langsung mencatat data melalui smartphone.
3. Komunikasi dan Pemesanan via Chat atau Marketplace
   • Banyak pemasok kini menerima pesanan melalui WhatsApp, Telegram, atau chat di marketplace.
   • Simpan nomor kontak pemasok di daftar nomor penting, susun template pesan pemesanan, misalnya “Halo Pak/Bu, saya [Nama UMKM] ingin memesan 100 kotak kertas kemasan tipe A. Apakah stok tersedia dan total harga berapa?”

Dengan memanfaatkan teknologi sederhana, UMKM dapat mempercepat proses pengadaan tanpa perlu investasi besar pada sistem canggih.

6. Manajemen Persediaan (Inventory Management) yang Efektif

1. Tentukan Reorder Point (Titik Pemesanan Ulang)
   • Reorder Point adalah jumlah stok tersisa di gudang saat Anda harus segera memesan ulang agar tidak kehabisan. Rumus sederhana: sqlCopyEditReorder Point = (Rata-rata konsumsi per hari × Lead Time) + Buffer Stock
   • Contoh: Jika usaha Anda menghabiskan 10 liter cat per hari, dan pemasok mengirim dalam 5 hari, serta Anda menambahkan buffer 20 liter, maka Reorder Point = (10 × 5) + 20 = 70 liter. Saat stok mencapai 70 liter, sebaiknya segera pesan ulang.
2. Terapkan Sistem FIFO (First-In, First-Out)
   • Pastikan barang yang masuk lebih dulu digunakan atau dijual lebih dulu agar tidak rusak atau kadaluwarsa. Ini terutama penting untuk usaha makanan atau kerajinan berbahan baku organik.
   • Tandai kemasan dengan tanggal pembelian atau tanggal kedaluwarsa, sehingga staf gudang bisa langsung mengetahui barang mana yang harus dipakai terlebih dulu.
3. Lakukan Pengecekan Stok Secara Berkala
   • Setiap minggu atau dua minggu, adakan pengecekan fisik stok (stock opname) untuk memastikan data di sistem/spreadsheet sesuai dengan kondisi riil di gudang.
   • Jika terdapat selisih, catat alasannya: apakah ada barang rusak, dicuri, atau pencatatan sebelumnya terlambat?

Dengan manajemen persediaan yang baik, UMKM dapat menghindari risiko kehabisan stok di saat permintaan tinggi atau menumpuk stok yang tidak laku.

7. Pengendalian Biaya dan Evaluasi Pengadaan

1. Hitung Biaya Total (Total Cost of Ownership)
   • Selain harga beli, perhatikan juga biaya tambahan seperti ongkos kirim, biaya penyimpanan, dan biaya retur jika barang rusak.
   • Contoh: “Saya membeli 10 pot bahan kain sebesar Rp 500.000, tetapi ongkos kirim Rp 50.000, dan beberapa pot ternyata cacat 2 pot—biaya retur 2 pot ditanggung saya. Jika dihitung, biaya sebenarnya menjadi lebih tinggi dibanding harga awal.”
2. Bandingkan Kinerja Pemasok
   • Setelah beberapa kali transaksi, buat catatan kinerja setiap pemasok: ketepatan pengiriman, kualitas barang, responsif dalam komunikasi, dan harga.
   • Pilih 2–3 pemasok terbaik sebagai prioritas. Pemasok dengan kinerja buruk bisa dipertimbangkan diganti.
3. Evaluasi Berkala: Pengadaan Setiap Kuartal atau Semester
   • Lihat kembali data pengadaan:
     • Barang apa yang sering terbuang karena tidak habis?
     • Kapan biasanya harga bahan naik secara signifikan (misalnya musim tertentu)?
     • Apakah masih ada pemasok dengan harga lebih murah atau kualitas lebih baik?
   • Dengan evaluasi berkala, UMKM dapat cepat menyesuaikan strategi pengadaan.
4. Merencanakan Program Diskon atau Promo Bersama Pemasok
   • Jika sudah mempunyai pemasok utama, ajak mereka untuk merancang promo: “Jika saya memesan 500 unit lagi bulan depan, bisakah saya dapat potongan 10%?”
   • Diskon khusus ini dapat membantu menekan biaya produksi atau harga jual ke konsumen tetap kompetitif.

Pengendalian biaya dan evaluasi rutin memastikan pengadaan selalu selaras dengan kondisi keuangan dan kebutuhan pasar.

8. Mengelola Risiko dalam Pengadaan

1. Diversifikasi Pemasok
   • Jangan hanya bergantung pada satu pemasok saja, terutama untuk bahan baku utama. Cari minimal dua pemasok cadangan agar jika satu pemasok kehabisan stok atau terlambat, masih ada alternatif lain.
   • Misalnya, jika usaha konveksi Anda memakai kain batik tertentu, selain bermitra dengan toko A, juga jalin hubungan dengan toko B yang menjual jenis yang sama.
2. Perhatikan Kualitas dan Spesifikasi dengan Jelas
   • Buat dokumen atau deskripsi detail spesifikasi yang dibutuhkan. Contoh: “Kain jenis katun combed 20s, lebar 150 cm, berat 180 gram per meter.”
   • Pemasok wajib menyediakan bahan sesuai spesifikasi agar produk akhir tidak mengecewakan pelanggan.
3. Simpan Safety Stock
   • Tetapkan persentase tertentu sebagai cadangan: misalnya 10–20% dari kebutuhan bulanan.
   • Safety stock membantu mengantisipasi keterlambatan pengiriman atau lonjakan permintaan mendadak, sehingga produksi tetap berjalan.
4. Catat Riwayat Keterlambatan dan Kualitas Buruk
   • Setiap kali menghadapi masalah keterlambatan atau kualitas barang di bawah standar, catat pemasok mana dan seberapa besar dampaknya pada produksi.
   • Jika pemasok tersebut kerap bermasalah, segera cari alternatif atau lakukan diskusi terbuka agar mereka memperbaiki kinerja.

Dengan memetakan potensi risiko sejak awal, UMKM dapat mengurangi gangguan operasional dan kerugian finansial akibat pengadaan yang tidak lancar.

9. Mendorong Kolaborasi Internal dan Pelatihan Sederhana

1. Libatkan Tim Operasional atau Karyawan Gudang
   • Minta masukan dari tim yang sehari-hari berurusan dengan stok, seperti staf gudang atau karyawan produksi. Mereka lebih memahami masalah di lapangan, misalnya artikel mana yang sering kosong, dan pemasok mana yang diprosesnya ribet.
   • Dengan masukan ini, pemilik UMKM bisa memperbaiki proses pengadaan lebih tepat sasaran.
2. Pelatihan Dasar Pengadaan dan Manajemen Stok
   • Buat SOP sederhana mengenai cara mencatat stok, metode FIFO, dan prioritas penggunaan bahan.
   • Adakan sesi pelatihan singkat—misalnya 1–2 jam—untuk staf baru agar mereka memahami cara kerja sistem inventaris dan pengadaan di UMKM.
3. Buat Checklist Pengadaan
   • Agar tidak terlewatkan, susun checklist yang mencakup:
     • Verifikasi spesifikasi barang sebelum mengirim PO (Purchase Order).
     • Konfirmasi harga dan stok dengan pemasok.
     • Update spreadsheet stok setelah barang tiba.
     • Cek kualitas barang sebelum diterima ke gudang.
   • Checklist membantu memastikan setiap langkah pengadaan dijalankan konsisten dan meminimalkan kesalahan.

Dengan melibatkan tim internal dan memberikan pelatihan sederhana, proses pengadaan menjadi lebih transparan dan berjalan lancar.

10. Kesimpulan dan Tips Tambahan

Manajemen pengadaan yang efektif merupakan kunci keberhasilan UMKM dalam menjaga kelangsungan usaha, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas produk/jasa. Berikut ringkasan langkah-langkah penting:

1. Perencanaan Kebutuhan yang Jelas: Hitung kebutuhan bahan baku secara realistis, tambahkan buffer kecil, dan susun jadwal pembelian sesuai lead time.
2. Riset dan Pemilihan Pemasok Tepat: Cari beberapa kandidat pemasok, bandingkan harga, kualitas, dan lead time, lalu pilih yang paling sesuai.
3. Negosiasi Harga dan Syarat Pembayaran: Manfaatkan data perbandingan harga untuk mendapatkan penawaran terbaik, serta pilih skema pembayaran yang menjaga arus kas tetap sehat.
4. Penerapan Teknologi Sederhana: Gunakan spreadsheet atau aplikasi inventaris gratis untuk mencatat stok dan memantau kebutuhan secara real-time.
5. Manajemen Persediaan (Inventory Management): Tentukan reorder point, terapkan FIFO, dan lakukan stock opname berkala agar stok di gudang selalu akurat.
6. Pengendalian Biaya dan Evaluasi: Hitung biaya total (seperti ongkos kirim dan retur), catat kinerja pemasok, dan evaluasi setiap kuartal untuk memperbaiki proses.
7. Mitigasi Risiko: Diversifikasikan pemasok, buat spesifikasi barang secara detil, dan simpan safety stock untuk kebutuhan mendesak.
8. Kolaborasi Internal dan Pelatihan: Libatkan tim gudang/produksi, buat SOP sederhana, dan adakan pelatihan dasar agar semua staf memahami proses pengadaan.

Tips Tambahan:

• Catat Riwayat Harga Bulanan: Setiap bulan, simpan catatan harga terkini dari pemasok. Ketika harga tiba-tiba naik, Anda bisa langsung mengambil keputusan, misalnya melakukan stok awal sebelum harga melonjak terlalu tinggi.
• Ikuti Grup atau Forum Bisnis UMKM: Banyak diskusi berisi rekomendasi pemasok, tips negosiasi, atau peluang kerja sama dengan sesama pelaku UMKM.
• Jaga Hubungan Baik dengan Pemasok: Komunikasi terbuka akan memudahkan Anda mendapatkan informasi stok, promo khusus, atau diskon musiman. Honor faktur tepat waktu juga meningkatkan kepercayaan, sehingga pemasok cenderung mengutamakan pesanan Anda di tengah permintaan tinggi.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas dan selalu mengevaluasi proses, UMKM dapat mengelola pengadaan lebih efektif, menekan biaya, dan memastikan rantai pasok lancar. Semoga artikel ini membantu Anda yang sedang merintis usaha agar pengadaan barang dan jasa di UMKM berjalan dengan lebih terstruktur dan hemat. Selamat mencoba!