Checklist Dokumen Pengadaan yang Wajib Disiapkan

1. Pendahuluan: Pentingnya Dokumentasi dalam Pengadaan

Dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa bukan sekadar pelengkap administratif. Ia berfungsi sebagai jejak legal, referensi pengambilan keputusan, dan perlindungan bagi semua pihak—baik pemerintah maupun penyedia. Setiap tahapan, mulai dari perencanaan, persiapan lelang, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, hingga serah terima dan pembayaran, memiliki dokumen-dokumen penting yang wajib disusun dan disimpan secara sistematis.

Dokumentasi yang baik memberikan tiga manfaat utama:

a. Kepatuhan Regulasi

Proses pengadaan diatur ketat oleh regulasi seperti Perpres No. 16 Tahun 2018, beserta perubahannya. Kewajiban menyusun dokumen perencanaan, HPS, hingga laporan pelaksanaan merupakan bagian dari tata kelola yang akuntabel.

b. Alat Pembuktian Audit

Badan pemeriksa seperti BPK, Inspektorat Daerah, dan APIP menjadikan dokumen pengadaan sebagai objek audit. Ketidaksiapan dokumen dapat memunculkan temuan serius yang merugikan reputasi dan bahkan berujung pidana.

c. Manajemen Risiko

Dokumen juga berfungsi mengantisipasi dan memitigasi berbagai risiko: sengketa kontrak, pengadaan gagal, atau pemutusan kerja sama akibat miskomunikasi. Kontrak dan berita acara dapat menjadi dasar penyelesaian jika muncul konflik antar pihak.

Contoh Nyata: Dalam suatu proyek pengadaan perangkat TIK, penyedia mengklaim telah menyelesaikan pekerjaan, namun karena tidak ada Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan (BAPHP), PPK tidak dapat memproses pembayaran. Ketidaksinkronan ini akhirnya menunda proyek selama dua bulan dan menimbulkan konflik hukum.

Oleh karena itu, setiap pengelola pengadaan wajib membekali diri dengan daftar dokumen yang jelas dan memahami fungsi masing-masing, tidak hanya untuk patuh regulasi, tetapi juga demi efisiensi, akuntabilitas, dan keberhasilan proyek.

2. Dokumen Tahap Perencanaan

Tahapan perencanaan adalah pondasi dari seluruh kegiatan pengadaan. Jika pada tahap ini dokumen tidak disusun secara matang, maka tahap berikutnya akan lebih mudah bermasalah. Dokumen-dokumen perencanaan juga menjadi titik awal pembuktian bahwa proses pengadaan dilakukan dengan dasar kebutuhan riil dan bukan sekadar formalitas.

2.1. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

RUP wajib disusun oleh PA/KPA dan diumumkan secara terbuka melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP). Dokumen ini harus memuat informasi awal seluruh kegiatan pengadaan yang akan dilakukan dalam satu tahun anggaran.

Komponen Penting:

• Nama paket pengadaan
• Lokasi pekerjaan
• Pagu indikatif
• Jadwal pelaksanaan
• Sumber dana
• Metode pemilihan

Tujuan RUP:

• Transparansi: memberikan informasi awal kepada publik dan pelaku pasar.
• Persiapan dini: mempermudah pelaksanaan tender lebih cepat.
• Kepatuhan: RUP merupakan dokumen wajib sebelum proses lelang dimulai.

Tips: Jangan mengisi RUP hanya sebagai formalitas. Perubahan pada jadwal, pagu, atau metode pemilihan wajib diperbarui agar sistem dan realisasi tetap sinkron.

2.2. Analisis Kebutuhan

Dokumen ini adalah jantung dari justifikasi pengadaan. Ia menjawab pertanyaan fundamental: “Mengapa pengadaan ini diperlukan?”

Isi Umum Analisis Kebutuhan:

• Permasalahan atau tantangan yang dihadapi OPD/unit kerja
• Kebutuhan riil yang harus dipenuhi
• Tujuan strategis dan hasil yang ingin dicapai
• Analisis alternatif solusi dan argumentasi memilih pengadaan sebagai opsi terbaik

Format: Bisa berupa narasi analitis, flowchart, atau diagram sebab-akibat (fishbone diagram), tergantung pada kompleksitas.

Contoh: Jika Dinas Pendidikan ingin mengadakan 500 tablet untuk pembelajaran daring, analisis kebutuhan harus mencakup: jumlah siswa, kondisi geografis, infrastruktur internet, serta justifikasi bahwa tablet merupakan alat paling efektif dibanding opsi lain (misalnya laboratorium komputer).

2.3. Studi Kelayakan

Studi kelayakan bersifat wajib untuk:

• Proyek strategis bernilai besar (misal di atas Rp 10 miliar)
• Proyek multi-tahun
• Proyek berdampak sosial dan lingkungan tinggi (jalan, bendungan, sistem informasi nasional)

Tujuan Studi Kelayakan:

• Mengukur apakah proyek layak dilaksanakan dari sisi teknis, finansial, hukum, dan sosial.
• Menghindari proyek “gagal sejak awal” akibat perencanaan tidak matang.
• Memberikan dasar ilmiah dan obyektif untuk mengambil keputusan.

Komponen Umum:

• Kelayakan teknis dan operasional
• Analisis keuangan dan biaya-manfaat
• Kajian risiko
• Kepatuhan hukum dan perizinan
• Dampak lingkungan dan sosial

Studi Kelayakan Bukan Pilihan, tetapi Keharusan. Tidak sedikit proyek gagal lelang atau gagal kontrak karena perencana hanya menyusun HPS dan KAK tanpa didukung oleh analisis kelayakan yang kuat.

3. Dokumen Persiapan Pengadaan

Setelah perencanaan selesai, dokumen pada tahap ini menjadi jembatan untuk memulai proses tender atau pemilihan penyedia. Kesalahan pada dokumen persiapan bisa berakibat fatal—mulai dari ditolaknya paket oleh LPSE, gugatan dari peserta, hingga pembatalan tender karena dinilai tidak wajar.

3.1. Kerangka Acuan Kerja (KAK) / Term of Reference (TOR)

KAK adalah dokumen teknis yang menjelaskan secara rinci tentang ruang lingkup pekerjaan, sasaran, output, serta kriteria teknis pengadaan.

Komponen KAK yang Wajib Ada:

• Latar belakang dan tujuan pengadaan
• Sasaran dan ruang lingkup kegiatan
• Luaran (deliverables) dan kriteria keberhasilan
• Jadwal pelaksanaan
• Metodologi kerja (jika diperlukan)
• Persyaratan penyedia (jika lelang konsultansi)

Tips: Hindari KAK yang terlalu umum seperti “peningkatan pelayanan dinas”. Sebisa mungkin buat spesifik, terukur, dan berbasis kinerja.

3.2. Spesifikasi Teknis

Ini adalah elemen penting yang memandu peserta tender dalam menyusun penawaran teknis.

Syarat Spesifikasi yang Baik:

• Jelas: tidak membingungkan atau multitafsir
• Terukur: bisa diuji dan dikonfirmasi (verifiable)
• Netral: tidak memihak merek/produk tertentu (kecuali justified)
• Relevan: sesuai kebutuhan dan hasil analisis kebutuhan

Closed Specification (spesifikasi tertutup)—seperti menyebut merek tertentu tanpa frasa “atau yang setara”—sering menjadi temuan dan bisa memicu sanggahan. Gunakan pendekatan performance-based specification.

3.3. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

HPS adalah nilai estimasi harga wajar yang disusun sebelum proses pemilihan penyedia. Ia menjadi batas atas evaluasi harga, sekaligus alat pengendali anggaran.

Cara Menyusun HPS yang Kredibel:

• Kumpulkan harga pasar dari minimal 3 sumber: e-katalog, RFQ, dan kontrak tahun lalu.
• Hitung rata-rata tertimbang jika perlu.
• Tambahkan margin risiko minimal 5–10% untuk fluktuasi.

Lampiran HPS yang Harus Disimpan:

• Bukti sumber harga (screen capture e-katalog, penawaran penyedia)
• Perhitungan per item (Excel atau PDF)
• Catatan asumsi: ongkos kirim, kurs, bea masuk, pajak

Catatan: HPS harus disusun dengan penuh kehati-hatian karena rentan diperiksa saat audit. Jika tidak dilampiri bukti dan asumsi, HPS rawan dipermasalahkan.

4. Dokumen KAK (Kerangka Acuan Kerja) atau TOR (Term of Reference)

Fungsi: KAK atau TOR menjadi tulang punggung teknis dan operasional dalam proses pengadaan. Dokumen ini menggambarkan ruang lingkup pekerjaan, tujuan, keluaran yang diharapkan, hingga metode pelaksanaan yang digunakan.

Komponen Utama:

• Latar Belakang dan Tujuan: Menjelaskan mengapa pengadaan ini penting, apa permasalahan yang ingin diselesaikan, dan dampaknya bagi layanan publik atau operasional organisasi.
• Ruang Lingkup Pekerjaan: Memuat rincian aktivitas yang harus dilakukan, lokasi, waktu, dan keterkaitan antar kegiatan.
• Spesifikasi Teknis: Merinci barang/jasa yang akan diperoleh, kriteria mutu, dan standar performa minimum. Hindari menyebut merek agar tetap kompetitif.
• Metodologi Pelaksanaan: Digunakan terutama untuk jasa konsultansi atau pekerjaan non-fisik, menjelaskan metode kerja yang harus digunakan.
• Keluaran (Output): Daftar deliverables yang wajib dihasilkan, seperti laporan, barang, atau hasil kerja tertentu.

Kesalahan Umum:

• Terlalu umum sehingga multitafsir.
• Terlalu sempit sehingga hanya satu penyedia yang memenuhi (closed specification).
• Tidak sinkron dengan jadwal dan anggaran.

Tips:

• Libatkan end-user dan tim teknis dalam penyusunan.
• Revisi sesuai feedback dari pelaksanaan proyek tahun sebelumnya.
• Tambahkan visualisasi jika perlu (diagram, flowchart).

5. Dokumen Spesifikasi Teknis

Fungsi: Memberikan acuan teknis rinci tentang barang/jasa yang dibutuhkan, agar peserta lelang memahami standar minimum dan dapat menyesuaikan penawaran mereka.

Unsur Penting:

• Deskripsi Produk/Jasa: Detail fisik atau operasional dari barang atau layanan, misalnya ukuran, daya, kapasitas, kecepatan, material, dan fitur.
• Standar Acuan: Misalnya SNI, ISO, ASTM, atau standar teknis dari kementerian/lembaga yang relevan.
• Ketentuan Garansi: Masa garansi, cakupan layanan purna jual, dan penggantian suku cadang.
• Toleransi Teknis: Misalnya “±5%” untuk ukuran atau kapasitas, memberi ruang kompetisi tanpa mengorbankan kualitas.
• Metode Uji dan Verifikasi: Menyebut bagaimana kualitas akan diuji setelah pengadaan (misalnya uji fungsi, uji daya tahan).

Kesalahan Umum:

• Copy-paste dari dokumen lama yang tidak relevan lagi.
• Hanya menyebut “sesuai kebutuhan pengguna” tanpa detail.
• Tidak menyertakan standar nasional/internasional.

Tips:

• Rujuk pada katalog LKPP atau referensi teknis resmi.
• Uji dokumen ke beberapa calon penyedia sebelum tender (uji pasar).
• Revisi secara berkala sesuai perkembangan teknologi.

6. Dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Fungsi: RAB adalah perhitungan detail dari seluruh biaya yang diperkirakan akan dikeluarkan untuk melaksanakan pengadaan. Ini menjadi dasar pembuatan HPS dan acuan kontrol anggaran.

Isi Umum RAB:

• Uraian Pekerjaan/Barang: Dibagi dalam kelompok kerja atau jenis barang yang akan dibeli.
• Satuan dan Volume: Misalnya “unit”, “paket”, “meter”, “liter”.
• Harga Satuan: Berdasarkan survey pasar atau referensi katalog.
• Jumlah Biaya per Item: Hasil dari harga satuan dikali volume.
• Pajak dan Biaya Tambahan: Seperti PPN, PPh, biaya angkut, instalasi, dan asuransi.
• Total Nilai Paket: Angka total menjadi rujukan awal untuk HPS.

Kesalahan Umum:

• Tidak memasukkan komponen biaya tersembunyi seperti ongkos kirim, instalasi.
• Salah perhitungan volume atau harga satuan.
• Tidak update dengan kondisi pasar terkini.

Tips:

• Lakukan market testing melalui RFQ (request for quotation) dari minimal 3 penyedia.
• Gunakan spreadsheet otomatis untuk menghindari human error.
• Tandatangani dan validasi RAB oleh tim teknis dan keuangan.

7. Dokumen HPS (Harga Perkiraan Sendiri)

Fungsi: HPS adalah estimasi harga wajar yang dijadikan acuan dalam mengevaluasi penawaran harga dari penyedia barang/jasa. Dokumen ini sangat krusial karena menjadi alat pertanggungjawaban keuangan dan dasar pembandingan dalam proses tender.

Komponen Utama HPS:

• Sumber Data Harga: Wajib memuat asal-usul harga—misalnya hasil survey pasar, referensi e-Katalog LKPP, data historis kontrak sebelumnya, atau dokumen RFQ dari penyedia.
• Komponen Biaya:
  • Harga barang/jasa (harga satuan).
  • Biaya logistik dan distribusi.
  • Pajak (PPN, PPh).
  • Margin risiko (buffer) 5–10%.
• Perhitungan Rinci: Format tabel yang menunjukkan kalkulasi setiap komponen. Misalnya: NoUraian BarangHarga SatuanVolumeSubtotal1Laptop Core i5Rp 10.500.00010 unitRp 105.000.000
• Asumsi: Kurs mata uang, lokasi pengiriman, waktu pelaksanaan, metode pembayaran.

Kesalahan Umum:

• Tidak melampirkan bukti data sumber harga.
• HPS terlalu rendah atau tinggi tanpa justifikasi.
• Mengabaikan ongkos kirim dan pajak.

Tips:

• Validasi HPS oleh tim teknis, keuangan, dan auditor internal.
• Simpan seluruh bukti harga sebagai arsip audit.
• Revisi HPS jika lelang mundur lebih dari 1 bulan karena fluktuasi pasar.

8. Jadwal Pengadaan

Fungsi: Jadwal ini memandu seluruh proses pengadaan agar tepat waktu, menghindari penumpukan kegiatan di akhir tahun, serta menjaga keterlibatan penyedia.

Isi Dokumen Jadwal:

• Rencana Tahapan: Mulai dari penyusunan RUP, penyusunan dokumen lelang, pengumuman, masa sanggah, hingga penandatanganan kontrak.
• Timeline Detail:
  • Tanggal mulai dan selesai tiap tahapan.
  • Estimasi waktu klarifikasi, evaluasi, negosiasi, dan sanggah.
• Durasi Realistis: Sesuai dengan metode pengadaan. Misalnya:
  • Pengadaan langsung: ±7–14 hari.
  • Tender cepat: ±1 bulan.
  • Tender umum: ±45–60 hari.

Kesalahan Umum:

• Menyusun jadwal terlalu mepet (misal: tender senilai miliaran dimulai November).
• Tidak memperhitungkan cuti bersama, libur nasional, atau waktu teknis review.

Tips:

• Gunakan Gantt chart atau format jadwal mingguan agar mudah dibaca.
• Koordinasikan dengan unit perencana dan pejabat pembuat komitmen (PPK).
• Revisi jadwal secara dinamis jika ada kendala dalam proses.

9. Dokumen Kontrak Kerja

Fungsi: Dokumen ini menjadi dasar hukum hubungan antara penyedia dan pemerintah. Harus jelas, adil, dan memuat semua aspek yang diperlukan untuk menjamin mutu, kepastian waktu, dan perlindungan hukum.

Isi Pokok Kontrak:

• Pihak yang Terlibat: Identitas lengkap penyedia dan PPK.
• Ruang Lingkup Pekerjaan: Ringkasan dari KAK.
• Nilai Kontrak dan Jadwal Pembayaran: Disertai metode pembayaran (termin, lumpsum, atau progres).
• Waktu Pelaksanaan dan Denda Keterlambatan.
• Hak dan Kewajiban Para Pihak.
• Jaminan Kontrak:
  • Jaminan pelaksanaan.
  • Jaminan uang muka (jika ada).
  • Jaminan pemeliharaan (untuk barang/jasa tertentu).
• Klausul Force Majeure dan Penyelesaian Sengketa.

Kesalahan Umum:

• Tidak mencantumkan waktu pemeliharaan.
• Lupa mencantumkan konsekuensi keterlambatan atau pelanggaran.
• Menggunakan draf kontrak generik tanpa penyesuaian isi.

Tips:

• Gunakan format standar dari LKPP atau kementerian terkait.
• Konsultasikan dengan tim hukum sebelum tanda tangan.
• Simpan salinan digital dan fisik yang sah (bermaterai dan ditandatangani).

10. Lampiran Pendukung Lainnya

Selain dokumen utama di atas, beberapa lampiran pendukung yang wajib atau sangat disarankan adalah:

• Dokumen Persetujuan Anggaran (DPA/DIPA).
• Surat Penunjukan Pejabat Pengadaan dan PPK.
• Notulen Rapat Persiapan.
• Dokumentasi Survei Pasar.
• Risalah Klarifikasi Teknis dan Hasil Evaluasi.
• Berita Acara Validasi HPS dan RAB.
• Dokumen Lingkungan (UKL-UPL atau AMDAL) untuk proyek fisik.
• Checklist Internal untuk pengecekan dokumen sebelum proses tender.

Kesimpulan

Proses pengadaan bukan hanya soal memilih penyedia dengan harga terendah, tetapi juga tentang memastikan akuntabilitas, kepatuhan, dan efisiensi sejak tahap perencanaan. Checklist dokumen pengadaan ini wajib dipahami dan diterapkan agar proses berjalan lancar, hasilnya optimal, dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, baik dari sisi hukum, teknis, maupun anggaran.

Dokumen pengadaan yang disusun secara sistematis mencerminkan profesionalisme dan kesiapan institusi dalam mengelola dana publik. Maka, luangkan waktu, bentuk tim lintas fungsi, dan pastikan setiap dokumen tersusun, tervalidasi, dan terdokumentasi rapi.