Latihan Soal Pengadaan Barang/Jasa

1. Soal Pilihan Ganda Dasar: Prinsip, Metode, dan Struktur Organisasi

Bagian ini berisi latihan soal pilihan ganda yang menguji pengetahuan dasar tentang prinsip pengadaan, metode pemilihan, dan struktur kelembagaan. Soal-soal dasar seperti ini penting untuk memastikan pemahaman konsep sebelum masuk ke soal teknis.

Contoh soal (pilihan ganda):

1. Prinsip utama pengadaan barang/jasa adalah:
   a. Profit maksimum
   b. Transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas
   c. Kecepatan semata
   d. Rahasia vendor
2. Metode pemilihan yang paling tepat untuk paket barang bernilai Rp150 juta adalah:
   a. Pengadaan langsung
   b. Tender umum
   c. Seleksi umum
   d. Penunjukan langsung
3. Instansi yang bertanggung jawab membuat kebijakan nasional pengadaan adalah:
   a. BPK
   b. LKPP
   c. Perusahaan swasta
   d. Kepolisian
4. Dokumen yang berisi ruang lingkup pekerjaan dan spesifikasi teknis disebut:
   a. Term of Reference / Kerangka Acuan Kerja (KAK)
   b. Surat penawaran
   c. Kwitansi
   d. Surat kuasa

Pembahasan dan tips:

• Soal 1: Jawaban (b). Pengadaan publik fokus pada penggunaan anggaran publik secara bertanggung jawab, jadi prinsip yang diutamakan adalah efisiensi, transparansi, persaingan sehat, dan akuntabilitas — bukan profit.
• Soal 2: Jawaban (a). Batas nilai untuk metode berbeda-beda menurut regulasi; banyak aturan menetapkan ambang tertentu—contoh nilai kecil sering menggunakan pengadaan langsung atau metode sederhana. Pastikan mengacu nilai ambang terbaru di peraturan.
• Soal 3: Jawaban (b). LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) berperan sebagai pembuat kebijakan, pedoman, dan fasilitator implementasi pengadaan di Indonesia.
• Soal 4: Jawaban (a). KAK/ToR memuat spesifikasi teknis, keluaran yang diharapkan, durasi, dan syarat administrasi.

Latihan tambahan: buat 10 soal sejenis sendiri berdasarkan dokumen peraturan terakhir di instansi Anda—ini melatih ingatan dan kontekstualisasi aturan.

2. Studi Kasus: Memilih Metode untuk Kasus Nyata

Bagian ini menolong pembaca belajar lewat studi kasus. Latihan kasus melatih kemampuan analitis: bukan hanya membaca soal, tetapi menentukan metode berdasarkan fakta (nilai, karakter paket, ketersediaan penyedia, waktu).

Kasus A: Dinas Pendidikan ingin membeli 100 unit laptop untuk program digitalisasi senilai Rp900 juta total. Barang standar tersedia di e-katalog nasional. Waktu pengadaan terbatas (butuh cepat). Pilih metode yang tepat dan jelaskan mengapa.

Pembahasan:
Untuk kasus ini, apabila barang tersedia di e-katalog dan memenuhi spesifikasi, metode yang paling cepat dan ringkas adalah membeli melalui e-katalog (catalogue procurement). Keuntungan: prosesnya lebih cepat (tidak perlu tender), harga sudah terstandarisasi, dan pemasok sudah terdaftar. Jika aturan institusi mengizinkan pemakaian e-katalog untuk nilai tersebut, metode ini mengurangi beban administrasi dan risiko keterlambatan. Namun, catatan: pastikan barang yang terdaftar di e-katalog sesuai spesifikasi (RAM, processor, warranty), ada anggaran yang tersedia, dan proses pengadaan internal disesuaikan dengan SOP.

Kasus B: Pekerjaan jasa konsultansi perencanaan jalan kabupaten dengan nilai perkiraan Rp1,2 miliar. Dibutuhkan pengalaman teknis spesifik, dan hanya beberapa penyedia yang kompeten di wilayah tersebut. Metode yang tepat?

Pembahasan:
Untuk jasa konsultansi dengan nilai menengah dan butuh kualifikasi, metode seleksi umum atau seleksi terbatas (jika ada daftar pendek penyedia) bisa digunakan. Jika kriteria teknis ketat dan jumlah penyedia terbatas, seleksi terbatas atau penunjukan langsung (dengan syarat administratif jelas) mungkin efektif, tetapi penunjukan langsung harus dipenuhi syarat yang diatur agar tidak melanggar prinsip kompetisi. Dalam praktik, pembuatan ToR yang jelas dan uji kompetensi terhadap portofolio penyedia sangat penting.

Latihan: Buat 5 kasus berbeda (barang, jasa konsultansi, konstruksi, pembelian langsung, sewa) dan tentukan metode serta langkah administrasi yang perlu ditempuh.

3. Perhitungan HPS, Evaluasi Harga, dan Batas Wajar Penawaran

Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan evaluasi harga adalah keterampilan teknis penting. Banyak peserta ujian tersandung pada soal hitungan sederhana yang memerlukan ketelitian.

Contoh soal perhitungan:
Sebuah pekerjaan konstruksi memiliki HPS sebesar Rp2.500.000.000. Tiga penawaran masuk:

• Penyedia A: Rp2.350.000.000
• Penyedia B: Rp2.625.000.000
• Penyedia C: Rp2.150.000.000

Tentukan penawaran yang masuk dalam batas wajar jika batas wajar ditetapkan 80%–120% dari HPS. Apakah ada penawaran yang harus didiskualifikasi?

Pembahasan:

• Batas bawah wajar = 80% × HPS = 0,8 × Rp2.500.000.000 = Rp2.000.000.000
• Batas atas wajar = 120% × HPS = 1,2 × Rp2.500.000.000 = Rp3.000.000.000
  Semua penawaran di atas berada dalam rentang Rp2.000.000.000–Rp3.000.000.000, sehingga secara harga tidak ada yang perlu didiskualifikasi untuk alasan nilai tidak wajar. Namun, evaluasi harga bukan hanya soal rentang—penting juga memastikan rincian harga (analisis harga satuan, konsistensi RAB) dan bahwa penawaran tidak mengandung diskrepansi signifikant (misalnya jumlah item yang kurang).

Soal lanjutan: Jika penyedia C menawar 14% lebih rendah dari HPS, apa langkah panitia?

• Lakukan klarifikasi terhadap rincian penawaran (minta breakdown RAB), verifikasi apakah ada item yang dikecilkan mutu atau volume, dan cek kemampuan finansial penyedia. Jika penurunan harga masif dan tidak dapat dijelaskan, panitia bisa meminta jaminan penjelasan tertulis atau menolak jika ditemukan indikasi manipulasi.

Tips perhitungan: biasakan kalkulator dan tulis langkah perhitungan; jangan langsung tebak. Latih soal sederhana sehari-hari untuk membangun ketelitian.

4. Dokumen Pengadaan: Daftar, Fungsi, dan Kesalahan Umum

Pemahaman dokumen pengadaan adalah kunci lulus ujian dan sukses di lapangan. Dokumen yang terstruktur mengurangi risiko gugur administrasi.

Dokumen utama yang harus dipahami:

• KAK (Kerangka Acuan Kerja) / ToR: menjelaskan tujuan, ruang lingkup, hasil yang diharapkan.
• RAB (Rencana Anggaran Biaya): rincian biaya per item.
• Dokumen pemilihan: undangan, formulir penawaran, syarat administratif, teknis, dan harga.
• Jaminan: jaminan penawaran, pelaksanaan, dan pemeliharaan (untuk pekerjaan konstruksi).
• Kontrak dan lampirannya: syarat umum, syarat khusus, SPK, jadwal kerja.

Kesalahan administratif yang sering terjadi:

1. NPWP atau alamat penyedia tidak sesuai antara dokumen dan sistem pendaftaran.
2. Surat kuasa penandatangan tidak lengkap atau tanda tangan tidak sesuai.
3. Jaminan penawaran tidak memenuhi syarat (nilai, waktu berlaku).
4. Dokumen pendukung seperti SIUP, TDP, atau sertifikat pengalaman tidak jelas atau kadaluarsa.
5. RAB yang tidak konsisten antara item dan total harga.

Latihan soal dokumen:
Berikan naskah dokumen yang sengaja mengandung 3 kesalahan administratif; minta peserta menemukan dan menuliskan koreksinya. Latihan ini efektif untuk ujian berbasis studi kasus.

Praktik baik: buat checklist dokumen wajib dan lakukan pengecekan ganda sebelum pengumuman lelang ditutup. Gunakan template standar sehingga pengisian lebih konsisten.

5. Etika, Konflik Kepentingan, dan Larangan Praktis

Etika pengadaan sangat krusial: kegagalan mematuhi etika menyebabkan korupsi, manipulasi, dan penurunan kualitas layanan publik. Bagian latihan ini menitikberatkan konsep sederhana namun sering diujikan.

Pertanyaan contoh (pilihan):

1. Seorang pejabat pengadaan menerima undangan makan dari penyedia yang sedang mengikuti tender. Tindakan yang benar:
   a. Menerima tanpa lapor
   b. Menolak dan melaporkan ke atasan jika perlu
   c. Meminta diskon untuk instansi
   d. Menyerahkan kasus ke penyedia lain

Pembahasan:
Jawaban (b). Hadiah atau undangan yang berhubungan dengan proses pengadaan menimbulkan konflik kepentingan atau setidaknya persepsi konflik. Pejabat harus menolak atau melaporkan. Banyak peraturan menetapkan larangan menerima hadiah atau fasilitasi apa pun dari penyedia.

Kasus praktik:
Seorang anggota panitia ternyata memiliki relasi kepemilikan saham di salah satu perusahaan yang ikut tender. Langkah apa yang harus diambil?

• Langkah: deklarasi konflik kepentingan oleh yang bersangkutan; jika konflik signifikan, ia harus mengundurkan dari rangkaian pengambilan keputusan. Dokumen deklarasi perlu dicatat dan disimpan.

Latihan esai singkat:
Tuliskan 200–300 kata tentang mengapa transparansi itu lebih penting daripada sekadar mematuhi aturan administratif.

Tips ujian: selalu jawab dengan menekankan prinsip: jaga integritas, hindari situasi yang menimbulkan persepsi tidak adil, dokumentasikan semua keputusan, dan ikuti prosedur pengunduran diri bila perlu.

6. Evaluasi Teknis: Skor Kualitatif, Bobot, dan Metode Penilaian

Evaluasi teknis menentukan kemampuan penyedia memenuhi spesifikasi kualitas. Soal bagian ini biasanya menguji pemahaman cara memberi bobot, mengubah standar menjadi indikator terukur, dan menghitung skor akhir gabungan teknis-harga.

Contoh soal:
Sebuah paket menggunakan metode evaluasi kualitatif 70% : harga 30%. Tiga penyedia mendapat nilai teknis: A=80, B=70, C=60. Harga tertimbang (menggunakan metode nilai terendah/penawaran × bobot 30%) menghasilkan: A=25, B=30, C=20 (skor harga terkonversi). Hitung skor akhir dan tentukan pemenang.

Pembahasan langkah demi langkah:

1. Skor teknis dibobotkan: A_tek = 80 × 70% = 56; B_tek = 70 × 70% = 49; C_tek = 60 × 70% = 42.
2. Skor harga sudah terkonversi sesuai bobot (diberikan): A_harga = 25; B_harga = 30; C_harga = 20.
3. Skor akhir = A = 56 + 25 = 81; B = 49 + 30 = 79; C = 42 + 20 = 62.
   Pemenang: Penyedia A dengan skor 81.

Catatan teknik: ada beberapa metode konversi harga (nilai terendah/penawaran × bobot, atau skema lainnya). Pastikan pahami rumus yang digunakan dalam dokumen pemilihan. Soal ujian sering menyajikan rumus; kerja cepat dengan langkah terstruktur penting untuk menghindari salah hitung.

Latihan tambahan: buat variasi soal dengan bobot berbeda (misal 60:40, 50:50) dan gunakan berbagai metode konversi harga. Latih membaca lampiran dokumen evaluasi agar tak keliru rumus.

7. Manajemen Tender: Komunikasi, Klarifikasi, dan Keberatan

Manajemen tender di lapangan memerlukan ketrampilan komunikasi dan kepatuhan prosedural. Soal pada bagian ini sering berbentuk studi kasus yang menuntut tindakan administratif tepat.

Kasus contoh: Selama masa klarifikasi, salah satu penyedia mengajukan pertanyaan teknis yang memengaruhi spesifikasi. Panitia memutuskan menjawab melalui addendum yang berlaku untuk semua peserta. Namun ada peserta yang mengaku tidak menerima addendum tersebut. Tindakan yang benar?

Pembahasan:

• Addendum harus disampaikan secara resmi menggunakan saluran yang ditentukan dalam dokumen lelang (email resmi, portal lelang, atau pemberitahuan di papan pengumuman).
• Jika ada klaim tidak menerima, panitia harus menunjukkan bukti distribusi (log email, screenshot pengumuman). Jika terbukti distribusi telah dilakukan sesuai prosedur, pembukaan penawaran tetap lanjut. Jika distribusi bermasalah, penjadwalan ulang atau perpanjangan masa penawaran diperlukan untuk menjaga fairness.
• Dokumentasikan semua komunikasi, pertanyaan, dan jawaban untuk audit trail.

Soal lain: Penyedia mengajukan keberatan administratif setelah pengumuman pemenang dengan alasan dokumen penawaran pemenang tidak lengkap. Apa langkah panitia?

• Panitia harus menelaah bukti keberatan, mengecek dokumen penawaran pemenang, dan apabila benar ada pelanggaran administrasi yang material, panitia bisa membatalkan hasil dan mengambil langkah sesuai Peraturan: pembatalan, evaluasi ulang, atau penetapan pemenang pengganti. Semua tindakan harus dicatat dan, bila perlu, dilaporkan ke atasan/UKPBJ.

Tips: buat template standar untuk komunikasi, klarifikasi, dan addendum. Simpan bukti distribusi (email, screenshot portal) sebagai proteksi jika ada sengketa.

8. Kontrak, Jaminan, dan Pengelolaan Pasca-Kontrak

Setelah pemenang ditetapkan, manajemen kontrak menjadi kunci agar hasil pengadaan sesuai harapan. Bagian latihan ini menekankan isi kontrak, jaminan, perubahan kontrak, serta mekanisme penyelesaian masalah selama pelaksanaan.

Materi latihan:

• Isi minimum kontrak: ruang lingkup, jadwal kerja, harga, syarat pembayaran, jaminan, klausul force majeure, penyelesaian sengketa, penalti keterlambatan.
• Jaminan umum: jaminan pelaksanaan (misalnya 5–10% nilai kontrak) dan jaminan pemeliharaan (untuk pekerjaan konstruksi). Jaminan memberikan perlindungan jika penyedia gagal melaksanakan kewajiban.

Contoh soal (studi kasus): Kontrak proyek pembangunan taman bernilai Rp900 juta dengan jaminan pelaksanaan 5% dan waktu kerja 120 hari. Pada hari ke-60, terjadi banjir besar sehingga progres melambat. Apa yang dilakukan terkait jadwal dan klaim keterlambatan?

Pembahasan:

• Periksa klausul force majeure dalam kontrak: apabila bencana alam tercantum sebagai force majeure, penyedia dapat mengajukan perpanjangan waktu tanpa penalti asalkan dapat membuktikan dampak langsung pada pelaksanaan pekerjaan.
• Prosedur: penyedia mengajukan pemberitahuan tertulis, melampirkan bukti (laporan cuaca, foto, dokumentasi), dan menyusun rencana remediasi. Kontraktor dan PPK menyusun Addendum kontrak untuk perpanjangan waktu dan/atau penyesuaian jadwal.
• Jika tidak termasuk force majeure atau bila penyedia lalai, penalti keterlambatan dapat diberlakukan sesuai ketentuan.

Latihan tambahan: buat checklist dokumen yang harus dilampirkan saat mengajukan klaim force majeure, dan uji kasus di mana klaim ditolak (mengapa ditolak? apa yang kurang?).

Kesimpulan: Menyatukan Semua Kemampuan — Latihan, Refleksi, dan Penerapan Praktis

Latihan soal pengadaan barang/jasa bukan sekadar latihan menghafal aturan—ia adalah proses membentuk pola pikir yang sistematis, akuntabel, dan pragmatis. Dari delapan bagian latihan di atas, terlihat ada beberapa kompetensi inti yang harus dimiliki oleh siapa pun yang terlibat dalam pengadaan: pengetahuan aturan dasar, kemampuan memilih metode tepat, kecakapan menghitung dan menilai penawaran, ketelitian administrasi dokumen, integritas, kemampuan menilai aspek teknis, manajemen komunikasi tender, serta keahlian mengelola kontrak pasca-pemenang.

Beberapa poin penting yang perlu diingat:

1. Pahami prinsip dasar sebelum aturan teknis. Prinsip seperti transparansi, kompetisi sehat, efisiensi, dan akuntabilitas menjadi panduan ketika aturan terlihat ambigu di lapangan. Saat memilih metode atau menentukan tindakan, selalu tanyakan: apakah langkah ini memenuhi prinsip-prinsip tersebut?
2. Latih keterampilan hitung dan logika langkah demi langkah. Banyak kegagalan administratif dan kesalahan di ujian muncul dari perhitungan terburu-buru atau lupa menuliskan asumsi. Selalu tulis langkah perhitungan, gunakan checklist, dan verifikasi ulang.
3. Dokumentasikan segala komunikasi. Komunikasi saat masa klarifikasi, addendum, atau keberatan harus terdokumentasi dengan bukti distribusi yang jelas. Ini menjadi pertahanan terbaik bila muncul sengketa.
4. Etika bukan sekadar aturan teknis—ia menyangkut reputasi. Menolak hadiah, menghindari konflik kepentingan, dan deklarasi segera bila ada potensi konflik menjaga integritas proses pengadaan serta kepercayaan publik.
5. Gunakan studi kasus sebagai alat pembelajaran. Membuat kasus, menyelesaikan, dan membahasnya bersama rekan memberikan wawasan praktik yang tidak didapat dari sekadar membaca teks peraturan.
6. Kolaborasi lintas fungsi itu penting. Pengadaan melibatkan keuangan, hukum, perencanaan teknis, dan manajemen proyek. Keterampilan komunikasi antar-unit dan koordinasi dengan TI untuk integrasi sistem (misalnya SPSE atau e-katalog) sering menentukan kelancaran pelaksanaan.
7. Jangan alergi terhadap bantuan ahli. Untuk kasus teknis atau klausul kontrak yang kompleks, konsultasi dengan tim legal atau konsultan teknis pada masa perencanaan mengurangi risiko masalah di kemudian hari.
8. Terus update diri—aturan berubah. Regulasi dan ambang nilai kemungkinan berubah dari waktu ke waktu. Jadikan praktik belajar kontinu bagian dari rutinitas: ikuti pelatihan, baca ringkasan perubahan peraturan, dan sediakan modul pembelajaran internal.

Untuk praktik yang paling efektif: susun bank soal internal berdasarkan bagian-bagian di atas, lakukan latihan berkala (misal kuis mingguan untuk tim), dan lakukan simulasi tender untuk menguji alur mulai dari perencanaan hingga penandatanganan kontrak. Selain mempersiapkan ujian, latihan terstruktur ini meningkatkan kesiapan institusi dalam menjalankan proses pengadaan secara profesional.