Pengadaan Digital, Pola Lama Tetap Jalan

Janji Digital dalam Pengadaan Publik

Digitalisasi pengadaan publik datang dengan janji besar: proses yang lebih cepat, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Ketika dokumen, pengumuman, dan evaluasi berpindah dari meja kerja dan lembar kertas ke platform elektronik, harapan muncul bahwa celah untuk manipulasi dan kepentingan pribadi akan menyempit. Banyak pihak menyambut baik perubahan ini karena teknologi dianggap sebagai alat yang mampu meredam praktik-praktik yang selama ini berlangsung di balik layar. Namun kenyataannya, transformasi teknologi tidak selalu meruntuhkan pola lama. Meski data tersimpan dan alur terdokumentasi, prilaku manusia, insentif organisasi, dan struktur kekuasaan seringkali menemukan cara baru untuk mempertahankan praktik-praktik lama. Artikel ini menelusuri bagaimana digitalisasi berjalan berdampingan dengan kebiasaan lama, mengapa perubahan perilaku sering tertinggal di belakang perubahan teknologi, serta apa konsekuensi praktisnya bagi tata kelola pengadaan publik.

Sejarah Singkat Digitalisasi Pengadaan dan Ekspektasi Publik

Peralihan ke pengadaan digital bukan terjadi dalam semalam. Tahapan adopsi dimulai dari pengenalan platform elektronik untuk pengumuman lelang dan penerimaan dokumen hingga integrasi evaluasi teknis dan harga secara online. Pada fase awal, implementasi sering disertai pelatihan, sosialisasi kebijakan, dan pembaruan regulasi. Ekspektasi publik mengarah pada dua hal utama: menurunkan korupsi dan meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran. Di banyak tempat, mesin administrasi mulai bekerja 24 jam tanpa human error yang sama seperti dalam pengiriman dokumen fisik. Namun transisi ini memperlihatkan dua sisi: sementara prosedur menjadi lebih terdokumentasi, kapasitas sumber daya manusia untuk mengelola perubahan budaya masih terbatas. Ekspektasi tinggi bertemu realitas implementasi di lapangan yang lebih kompleks karena masalah teknis, resistensi, dan kebiasaan lama yang sulit dirombak.

Transparansi, Akuntabilitas, dan Efisiensi

Saat sistem pengadaan digital diperkenalkan, para pembuat kebijakan dan praktisi berharap sistem akan memperkecil ruang opasitas. Data penawaran, riwayat vendor, dan proses evaluasi yang dapat dilacak dianggap akan memudahkan audit dan pengawasan. Selain itu, efisiensi waktu diharapkan meningkat karena proses administrasi yang sebelumnya memakan waktu kini otomatis dan terstruktur. Harapan lain adalah kesempatan bagi penyedia skala kecil dan menengah untuk bersaing lebih adil, karena akses informasi tidak lagi ditahan oleh jaringan tertutup. Namun harapan ini hanya terpenuhi bila ada perubahan pola perilaku yang sejalan: komitmen pejabat pengadaan untuk bersikap netral, readiness vendor untuk bermain kompetitif, dan kemampuan lembaga pengawas untuk membaca data digital. Tanpa perubahan pada level-level itu, janji transparansi dan akuntabilitas hanya sebatas fitur pada sistem, bukan perubahan substantif.

Kenapa Pola Lama Tetap Jalan?

Ada beberapa alasan mengapa praktik lama bertahan meski platform digital telah tersedia. Pertama, insentif individu dan kelompok tidak otomatis berubah karena teknologi. Pejabat yang sebelumnya mendapat manfaat dari cara-cara tradisional mungkin masih mencari jalan agar kepentingan itu tetap terlayani walau platform berubah. Kedua, ada kebiasaan administratif yang terinternalisasi: rutinitas, cara kerja informal, dan jaringan relasi yang telah terbangun lama cenderung mempertahankan status quo. Ketiga, keterbatasan kapasitas teknis menyebabkan pengguna lebih mengutamakan cara yang mereka kuasai, misalnya menyelesaikan proses di luar platform meski harus merekamnya kemudian. Keempat, sistem digital kadang menimbulkan rasa aman palsu: dokumentasi tersedia, tetapi interpretasi data dan pengambilan keputusan masih bergantung pada manusia yang bisa memilih untuk menafsirkan aturan sesuai kebutuhan. Faktor-faktor ini menjelaskan mengapa polanya tidak berubah secara otomatis hanya karena ada sistem baru.

Mekanisme Administratif yang Menjadi Kenyamanan Lama

Pola lama sering terselubung dalam bahasa administratif yang rapi. Proses digital memberi kemampuan untuk menghasilkan output yang terlihat “bersih” — berita acara, laporan audit internal, dan ringkasan evaluasi yang lengkap. Namun kenyamanan itu bisa menjadi jebakan jika pemahaman bahwa dokumen rapi sama dengan proses yang adil menebalkan kebiasaan lama. Praktik seperti penyusunan spesifikasi yang terlalu sempit, penjadwalan yang mendesak untuk memaksa pilihan tertentu, atau penggunaan kriteria evaluasi yang subjektif tetap bisa dikemas dalam format digital sehingga sulit dibantah. Keunggulan administrasi digital terletak pada bukti, tetapi bukti tersebut hanya bernilai jika pemeriksa memiliki keberanian dan kapasitas untuk menguji substansi keputusan. Tanpa itu, mekanisme administratif yang tampak rapi justru menjadi pelindung bagi pola lama.

Pengaruh Budaya Organisasi dan Insentif yang Salah

Budaya organisasi memiliki peran krusial dalam menentukan apakah digitalisasi akan mengubah praktik. Bila budaya menekankan pemenuhan target kuantitatif, seperti serapan anggaran atau kecepatan penyelesaian, maka cara-cara untuk “memuluskan” proses akan tetap muncul. Insentif yang salah, misalnya penilaian kinerja yang hanya melihat indikator penyelesaian tugas tanpa menilai kualitas dan kepatuhan substantif, memperkuat pilihan jalan pintas. Selain itu, kultur toleransi terhadap praktik informal atau nepotisme membuat digitalisasi menjadi sekadar lapisan baru di atas pola lama. Perubahan teknologi tidak akan efektif jika tidak disertai perubahan nilai dan indikator kinerja di level organisasi, serta adanya mekanisme reward-punishment yang jelas untuk perilaku yang pro dan kontra terhadap prinsip tata kelola baik.

Peran Penyedia Jasa dalam Mempertahankan atau Mengubah Pola

Penyedia jasa dan kontraktor juga memiliki peran penting dalam dinamika ini. Ada penyedia yang melihat digitalisasi sebagai kesempatan untuk bersaing secara jujur karena akses informasi yang lebih terbuka. Namun ada pula penyedia yang terbiasa dengan relasi personal dan mencari cara menyesuaikan diri agar pola lama tetap jalan: misalnya dengan memasang penawaran simbolis dari pihak lain, atau menyusun tim yang mampu memenuhi spesifikasi teknis yang disesuaikan. Selain itu, biaya partisipasi dalam tender digital, seperti kebutuhan bandwidth, dokumen elektronik, dan keterampilan tim proposal, dapat menjadi hambatan bagi pelaku usaha kecil. Ketidaksetaraan akses ini mempengaruhi siapa yang aktif dalam pasar dan pada akhirnya berkontribusi terhadap berlanjutnya pola lama, karena pemain lama yang punya akses tetap mendominasi.

Dampak Praktis pada Kualitas Pekerjaan dan Penggunaan Anggaran

Ketika pola lama tetap berlaku meski platform digital dihadirkan, dampaknya langsung terlihat pada kualitas hasil pekerjaan dan efisiensi penggunaan anggaran. Proyek yang diberikan kepada penyedia karena kedekatan atau karena “aman” seringkali tidak menghadirkan nilai terbaik dari segi mutu, inovasi, dan biaya. Kualitas pekerjaan bisa menurun akibat kurangnya kompetisi sejati dan pengendalian mutu. Selain itu, anggaran publik yang seharusnya dimaksimalkan untuk manfaat masyarakat menjadi kurang efektif. Ketidakefisienan yang muncul tidak selalu terlihat secara administratif karena laporan bisa dipoles, tetapi pada level fungsional layanan publik, dampak ini nyata: keterlambatan, peningkatan biaya perbaikan, dan layanan yang kurang berdaya guna.

Contoh Ilustrasi Kasus

Bayangkan sebuah pemerintah daerah yang menganggarkan pembangunan sistem informasi pelayanan publik melalui platform pengadaan elektronik. Platform sudah mampu menampung dokumen, mengatur tahapan, dan merekam keputusan. Namun saat penyusunan dokumen pemilihan, spesifikasi dibuat sangat mengarah pada pengalaman kerja dengan jenis teknologi tertentu yang hanya dimiliki oleh satu perusahaan dari kota yang sama dengan pejabat terkait. Beberapa perusahaan lain mencoba mengikuti namun mengalami kesulitan memenuhi persyaratan yang bersifat sangat khusus. Selama proses evaluasi, ada beberapa catatan teknis yang seharusnya menjadi perhatian, tetapi evaluasi menekankan waktu implementasi dan referensi proyek lama yang dimiliki perusahaan yang diunggulkan. Hasilnya, kontrak jatuh pada penyedia tersebut. Di lapangan, sistem berjalan namun banyak modul yang tidak terintegrasi sebagaimana mestinya karena pendekatan teknologi yang dipilih lebih sesuai dengan pengalaman penyedia daripada kebutuhan riil pengguna. Laporan serah terima dicatat sempurna di platform, tapi pengguna mengeluh soal fitur yang tidak intuitif dan biaya tambahan untuk penyesuaian pascaimplementasi. Kasus ini menggambarkan bagaimana digitalisasi administratif tidak otomatis memastikan keputusan yang paling tepat bagi publik.

Alat Teknologi vs Praktik Manual

Ada kecenderungan melihat teknologi dan praktik lama sebagai dua kutub yang saling bertentangan. Pada kenyataannya, keduanya saling memengaruhi dan sering berjalan berdampingan. Alat teknologi mengubah cara bekerja—mempercepat, merekam, dan menstandardisasi banyak proses—tetapi tidak bisa sekaligus mengganti penilaian manusia, jaringan sosial, dan kepentingan yang ada. Praktik manual atau informal dapat berpindah wujud: dari pertemuan tatap muka menjadi komunikasi melalui pesan elektronik, dari dokumen fisik menjadi lampiran digital. Dengan kata lain, tanpa upaya sadar untuk mengganti insentif dan mengubah budaya, praktik-praktik lama akan bermetamorfosis menyesuaikan medium baru. Oleh karena itu, transformasi yang efektif harus memperlakukan teknologi bukan sebagai solusi akhir, melainkan sebagai bagian dari strategi yang lebih luas termasuk pendidikan, reformasi kebijakan, dan perbaikan mekanisme pengawasan.

Upaya Perubahan

Mengurangi gap antara teknologi dan perilaku publik menuntut kombinasi intervensi. Pertama, pelatihan intensif untuk semua stakeholder agar mereka memahami fungsi platform dan bagaimana memanfaatkannya tanpa mengurangi prinsip tata kelola. Kedua, regulasi perlu direvisi untuk menutup celah yang memungkinkan manipulasi substansi meski secara administratif tampak sah. Regulasi yang baik harus menuntut alasan berbasis kebutuhan untuk spesifikasi teknis yang ketat dan menyediakan mekanisme untuk meninjau keputusan evaluasi yang diduga bias. Ketiga, peran pengawasan eksternal dan audit independen harus diperkuat untuk membedah bukan hanya kepatuhan prosedural tetapi juga kesesuaian substansi dengan kebutuhan publik. Keempat, insentif kinerja perlu diubah agar penilaian tidak hanya menilai seberapa cepat atau banyak proyek diselesaikan, tetapi juga kualitas hasil dan kepuasan pengguna akhir. Upaya ini kompleks dan memerlukan waktu, tetapi tanpa kombinasi langkah-langkah tersebut, digitalisasi akan menjadi lapisan kosmetik semata.

Tantangan Implementasi dan Risiko Perubahan Parsial

Setiap upaya perubahan menghadapi tantangan praktis. Resistensi organisasi terhadap audit yang lebih ketat, keterbatasan anggaran untuk pelatihan, serta tekanan politik yang ingin hasil cepat menjadi hambatan nyata. Risiko dari perubahan parsial juga besar: memperbaiki satu sisi sistem sambil membiarkan sisi lain tetap rentan justru bisa menciptakan masalah baru. Misalnya, memperketat spesifikasi teknis tanpa menyediakan akses yang adil bagi penyedia kecil akan menutup pasar dan mengurangi keberagaman penawaran. Di sisi lain, pengawasan berlebih tanpa kapasitas penegakan hukum yang memadai akan membuat aturan menjadi lambang tanpa efektifnya sanksi. Oleh sebab itu, strategi reformasi harus menyentuh aspek teknis, organisatoris, dan kultural sekaligus serta disusun berdasarkan analisis risiko yang realistis.

Rekomendasi Praktis untuk Menutup Kesenjangan

Rekomendasi yang realistis fokus pada langkah-langkah yang dapat diterapkan oleh praktisi pengadaan hari ini. Pertama, evaluasi dokumen pemilihan oleh tim yang independen untuk menangkal spesifikasi yang berlebihan. Kedua, penerapan standar terbuka dan interoperabilitas agar teknologi yang dipilih lebih berbasis kebutuhan pengguna ketimbang preferensi vendor tertentu. Ketiga, pembentukan mekanisme pelaporan anonim untuk penyedia dan pegawai yang menyaksikan praktik manipulatif sehingga pengaduan tidak terhalang rasa takut. Keempat, penyesuaian indikator kinerja institusi agar memasukkan metrik kualitas dan dampak layanan bagi masyarakat. Kelima, penguatan kapasitas pemeriksa dan auditor agar mampu menilai substansi proses, bukan hanya kepatuhan administratif. Implementasi rekomendasi ini memerlukan komitmen berkelanjutan dan monitoring agar tidak berhenti pada kebijakan semata.

Penutup

Digitalisasi pengadaan publik memberi peluang besar untuk memperbaiki tata kelola, tetapi ia bukan jaminan otomatis perubahan menyeluruh. Pola lama bertahan karena ia didukung oleh insentif, budaya, dan praktik yang lebih mendasar daripada teknologi. Untuk menjadikan pengadaan digital benar-benar efektif, transformasi harus menyasar aspek manusia dan organisasi secara langsung: mengubah insentif, memperbaiki budaya, memperkuat pengawasan, dan memastikan akses yang adil bagi semua penyedia. Hanya dengan pendekatan holistik teknologi akan berubah dari sekadar alat perekam administratif menjadi motor perubahan yang nyata. Masyarakat sebagai pemilik anggaran publik berhak menuntut agar digitalisasi tidak menjadi sekadar tampilan baru dari praktik lama, melainkan menjadi cara untuk memastikan bahwa setiap proyek dihasilkan dengan integritas, kualitas, dan manfaat yang maksimal.