Spesifikasi Teknis: Seberapa Detail Harus Ditulis?

Spesifikasi teknis adalah tulang punggung dari dokumen pengadaan. Kualitas pengadaan—baik mutu barang, akurasi harga, maupun kelancaran pelaksanaan kontrak—sangat dipengaruhi oleh seberapa baik spesifikasi teknis ditulis. Namun pertanyaan yang selalu muncul adalah: seberapa detail sebenarnya spesifikasi teknis harus ditulis?

Jika terlalu rinci, spesifikasi bisa saja mengarah pada satu merek tertentu. Jika terlalu umum, barang yang diperoleh berpotensi berkualitas rendah dan sulit memenuhi kebutuhan instansi. Tantangan inilah yang membuat penyusunan spesifikasi teknis menjadi aktivitas yang memerlukan kehati-hatian, riset pasar, dan pemahaman yang mendalam tentang fungsi barang.

Artikel ini membahas secara lengkap bagaimana menentukan tingkat detail yang ideal dalam spesifikasi teknis, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan, risiko jika spesifikasi terlalu umum atau terlalu spesifik, serta strategi agar dokumen spesifikasi tetap objektif, detail, dan tidak diskriminatif.

Pentingnya Spesifikasi Teknis dalam Pengadaan

Spesifikasi teknis bukan sekadar daftar fitur barang. Dokumen ini berfungsi sebagai pedoman utama bagi penyedia untuk memahami kebutuhan instansi. Spesifikasi juga menjadi dasar evaluasi penawaran, acuan pemeriksaan hasil pekerjaan, dan landasan penyelesaian masalah jika terjadi perbedaan interpretasi dengan penyedia.

Oleh karena itu, spesifikasi teknis harus memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai oleh instansi, bukan sekadar menyebutkan barang. Semakin tepat spesifikasi teknis, semakin kecil kemungkinan terjadinya salah paham antara penyedia dan pengguna.

Tantangan Menentukan Detail Spesifikasi

Menentukan seberapa detail spesifikasi harus ditulis bukan hal sederhana. Ada banyak variabel yang memengaruhi:

Pertama, pemahaman teknis PPK mungkin terbatas. Tidak semua barang memiliki standar teknis yang mudah diacu.
Kedua, banyak barang di pasaran yang memiliki variasi fitur sangat luas, sehingga sulit menetapkan batas spesifikasi tanpa mengarah pada merek tertentu.
Ketiga, beberapa instansi cenderung menyalin spesifikasi dari dokumen lama tanpa menyesuaikan kebutuhan saat ini, sehingga dokumen menjadi tidak relevan.
Keempat, tingkat kebutuhan pengguna sering kali tidak digali secara mendalam, membuat spesifikasi hanya menjadi daftar panjang tanpa arah yang jelas.

Karena tantangan inilah, penyusunan spesifikasi harus berangkat dari analisis yang sistematis.

Prinsip Dasar: Spesifikasi Harus Fokus pada Kebutuhan

Dalam menentukan tingkat detail yang tepat, langkah pertama adalah memahami kebutuhan fungsional dari barang yang akan dibeli. Bukan mereknya, bukan modelnya, tetapi fungsi apa yang harus dipenuhi.

Contohnya:
Jika sebuah instansi membutuhkan laptop, maka kebutuhan fungsional harus dijelaskan terlebih dahulu: untuk mengetik dokumen, menjalankan aplikasi perkantoran, mengolah data sedang, atau menjalankan desain grafis. Pemahaman fungsi ini akan menentukan seberapa detail spesifikasi teknis harus ditulis.

Jika kebutuhan sederhana, spesifikasi tidak perlu terlalu rumit. Sebaliknya, jika kebutuhan kompleks, spesifikasi harus sangat detail agar tidak terjadi kesalahan teknis di kemudian hari.

Risiko Jika Spesifikasi Terlalu Umum

Spesifikasi yang terlalu umum adalah masalah besar dalam pengadaan. Jika spesifikasi tidak memberikan batasan yang jelas, penyedia dapat menawarkan produk dengan kualitas paling rendah, tetapi tetap dianggap memenuhi spesifikasi.

Beberapa risiko utama dari spesifikasi yang terlalu umum antara lain:

Mutu barang sulit dipastikan karena tidak ada parameter yang mengikat.
Harga menjadi tidak terkendali karena penyedia dapat memanfaatkan celah untuk menekan biaya dengan menggunakan barang kualitas rendah.
Instansi berpotensi menerima barang yang tidak tahan lama atau tidak sesuai dengan ekspektasi pengguna.
Pemeriksaan barang menjadi sulit karena tidak ada indikator teknis yang dapat dijadikan dasar penerimaan.
Kesalahan interpretasi antara penyedia dan PPK meningkat karena spesifikasi tidak memberikan petunjuk yang cukup.

Dengan kata lain, spesifikasi yang terlalu umum mengundang masalah dari awal sampai akhir kontrak.

Risiko Jika Spesifikasi Terlalu Spesifik

Di sisi lain, spesifikasi yang terlalu detail juga bukan solusi. Jika spesifikasi terlalu rinci, risiko berikut ini bisa muncul:

Dokumen pengadaan dianggap mengarah pada satu merek tertentu, sehingga dapat menggugurkan proses pemilihan.
Penyedia yang sebenarnya mampu tetapi memiliki produk sedikit berbeda tidak bisa ikut bersaing.
Pasar menjadi sempit dan kompetisi menurun, memungkinkan harga penawaran menjadi tinggi.
Dokumen pengadaan melanggar prinsip persaingan sehat dan berpotensi dipersoalkan oleh auditor.

Spesifikasi yang terlalu detail sering kali terjadi karena penyusun tidak memahami batas antara detail yang diperlukan dan detail yang mengarah pada preferensi merek. Karena itu, kehati-hatian sangat diperlukan.

Menggunakan Spesifikasi Berbasis Kinerja

Salah satu cara menentukan detail yang tepat adalah menuliskan spesifikasi berbasis kinerja atau performance-based specification. Pendekatan ini tidak fokus pada merek atau fitur, tetapi pada hasil yang ingin dicapai.

Misalnya, alih-alih menuliskan “kompresor merek tertentu”, spesifikasi bisa ditulis sebagai:
“kapasitas minimal 100 liter per menit pada tekanan 8 bar dan mampu beroperasi secara kontinu selama 4 jam.”

Pendekatan ini membuat spesifikasi tetap jelas dan mengikat, tetapi tidak diskriminatif. Penyedia dapat menawarkan produk apa pun yang dapat memenuhi kinerja tersebut.

Menyusun Spesifikasi Berbasis Standar

Jika barang memiliki standar industri yang baku, maka spesifikasi dapat menggunakan standar tersebut sebagai acuan. Misalnya:

SNI
ISO
Standar keselamatan, standar bahan, standar lingkungan
Standar teknis dari lembaga pengawas

Dengan menggunakan standar, penyusun spesifikasi tidak perlu menuliskan detail yang terlalu rinci. Standar tersebut sudah menjadi garansi bahwa barang memenuhi persyaratan tertentu.

Spesifikasi berbasis standar membuat dokumen teknis lebih ringkas tetapi tetap kuat dari sisi pengendalian mutu.

Menentukan Detail Berdasarkan Tingkat Kompleksitas Barang

Barang sederhana tidak perlu spesifikasi yang terlalu rinci. Contohnya: meja kantor, kursi, rak dokumen, kabel listrik, dan bahan habis pakai lainnya. Parameter sederhana seperti dimensi, bahan dasar, dan kualitas material sudah cukup.

Namun barang kompleks seperti server, perangkat jaringan, alat kesehatan, atau peralatan laboratorium memerlukan detail yang jauh lebih mendalam. Semakin kompleks barangnya, semakin rinci spesifikasi harus ditulis.

Tantangannya adalah mengetahui kapan barang masuk kategori kompleks. Solusinya adalah melakukan riset pasar dan berkonsultasi dengan pengguna ahli.

Pentingnya Melakukan Riset Pasar

Tanpa riset pasar, penyusunan spesifikasi mudah sekali terjebak pada detail yang tidak relevan atau sebaliknya terlalu umum. Riset pasar membantu penyusun mengetahui:

Kemampuan rata-rata produk di pasaran
Fitur yang umum dimiliki barang
Standar mutu yang berlaku
Rentang harga wajar
Perbedaan kualitas antar level produk

Dengan bekal ini, penyusun dapat menentukan detail spesifikasi yang ideal: tidak terlalu tinggi, tidak terlalu rendah, tetapi tepat untuk kebutuhan instansi.

Memastikan Spesifikasi Bersifat Objektif

Objektivitas adalah prinsip utama dalam penyusunan spesifikasi. Dokumen harus fokus pada kebutuhan, bukan preferensi pribadi. Jika penyusun terlalu bergantung pada barang tertentu yang sudah dikenal, dokumen menjadi tidak objektif.

Objektivitas dapat dijaga dengan:
Menghindari istilah proprietari yang hanya dimiliki satu merek.
Menghapus fitur yang tidak memiliki relevansi langsung dengan fungsi barang.
Mengacu pada standar dan kinerja, bukan nama merek.
Menuliskan parameter teknis yang terukur, bukan penilaian subjektif.

Dengan begitu, spesifikasi tetap netral dan memenuhi prinsip kompetisi.

Mengapa Keseimbangan Adalah Kunci

Penyusunan spesifikasi yang ideal adalah tentang menemukan keseimbangan. Terlalu umum berisiko menurunkan kualitas. Terlalu rinci berpotensi mengarah ke merek. Keseimbangan dicapai melalui pemahaman fungsi, riset pasar, dan analisis komprehensif terhadap kebutuhan pengguna.

Dokumen spesifikasi yang baik adalah yang bisa menjawab dua pertanyaan penting:

Apakah barang yang ditawarkan penyedia bisa digunakan sesuai kebutuhan?
Apakah spesifikasi ini memberikan ruang bagi banyak penyedia untuk bersaing secara sehat?

Jika dua pertanyaan tersebut dijawab “ya”, spesifikasi tersebut sudah berada pada tingkat detail yang tepat.

Kesalahan Umum dalam Menyusun Spesifikasi

Ada sejumlah kesalahan yang sering terjadi dalam praktik:

Menyalin spesifikasi dari dokumen lama tanpa penyesuaian.
Menulis spesifikasi berdasarkan brosur satu merek saja.
Terjebak pada fitur tambahan yang tidak penting.
Menggunakan istilah teknis yang membingungkan atau tidak standar.
Tidak melakukan konsultasi dengan pengguna akhir.
Mengabaikan aspek pemeliharaan atau keberlanjutan barang.

Kesalahan-kesalahan ini perlu dihindari agar spesifikasi tetap profesional dan relevan.

Kesimpulan

Menentukan seberapa detail spesifikasi teknis harus ditulis adalah seni sekaligus ilmu dalam pengadaan barang. Spesifikasi harus cukup detail untuk mengikat mutu dan memastikan barang yang dibeli sesuai kebutuhan. Namun spesifikasi tidak boleh terlalu rinci sehingga mengarah pada satu merek tertentu.

Kunci utama penyusunan spesifikasi adalah memahami kebutuhan fungsional, menggunakan indikator kinerja, memanfaatkan standar nasional/internasional, dan melakukan riset pasar secara menyeluruh. Semakin baik pemahaman mengenai pasar dan kebutuhan pengguna, semakin tepat tingkat detail yang dapat ditetapkan dalam dokumen spesifikasi.

Dengan spesifikasi yang seimbang, pengadaan menjadi lebih transparan, kompetitif, dan menghasilkan barang yang tepat guna dan bermutu tinggi. Spesifikasi teknis yang baik adalah fondasi utama keberhasilan pengadaan, mulai dari tahap perencanaan hingga serah terima barang.