Physical Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Pendahuluan
Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk jasa konsultansi merupakan salah satu tugas paling kompleks dalam proses pengadaan. Tidak seperti pengadaan barang yang relatif mudah diukur berdasarkan harga pasar dan spesifikasi yang jelas, jasa konsultansi memiliki karakter yang berbeda. Ia tidak hanya terkait tenaga ahli, tetapi juga kualitas pemikiran, pengalaman, reputasi, metode kerja, dan nilai strategis yang dihasilkan. Inilah yang membuat penetapan harga untuk jasa konsultansi sering kali menimbulkan kebingungan, bahkan bagi pejabat pengadaan yang sudah berpengalaman.
Jasa konsultansi bersifat abstrak, tidak berwujud fisik, dan sangat bergantung pada kualitas manusia yang mengerjakannya. Dalam banyak kasus, harga tidak hanya ditentukan oleh jumlah jam kerja, tetapi juga nilai yang diberikan oleh konsultan. Hal ini menjadikan penyusunan HPS konsultansi bukan sekadar menghitung biaya, tetapi juga memahami manfaat, risiko, dan relevansi keahlian konsultan bagi kebutuhan instansi.
Artikel ini membahas secara mendalam tantangan-tantangan utama dalam penyusunan HPS untuk jasa konsultansi, mengapa tantangan tersebut muncul, bagaimana cara mengatasinya, serta pentingnya memahami karakteristik dasar jasa konsultansi agar HPS yang disusun realistis, dapat dipertanggungjawabkan, dan sejalan dengan tujuan pengadaan.
Karakter Unik Jasa Konsultansi yang Membuat Penyusunan HPS Sulit
Jasa konsultansi berbeda dengan barang dan jasa lainnya. Untuk memahami tantangan penyusunan HPS, kita harus memahami ciri khusus jasa konsultansi. Pertama, jasa konsultansi berbasis pada keahlian seseorang, bukan pada objek fisik. Produk akhirnya berupa analisis, strategi, rekomendasi, atau model kerja. Karena itu, sulit menilai jasa konsultansi dari sisi kuantitas. Tidak ada ukuran standar yang berlaku universal seperti pada pengadaan barang.
Kedua, kualitas jasa konsultansi sangat bergantung pada individu. Dua konsultan dengan latar belakang yang berbeda dapat menghasilkan keluaran yang berbeda, meskipun mengerjakan hal yang sama. Ini membuat harga jasa konsultansi tidak dapat disamakan begitu saja. Konsultan dengan keahlian tinggi dan pengalaman panjang tentu memiliki nilai lebih besar dibandingkan konsultan pemula.
Ketiga, jasa konsultansi sering kali mencakup ruang lingkup pekerjaan yang dinamis. Di awal proyek mungkin telah ditetapkan lingkup kerja, tetapi dalam pelaksanaannya bisa berubah karena kebutuhan organisasi berkembang. Lingkup yang fleksibel ini mempengaruhi penetapan harga karena penyusun HPS harus mengantisipasi potensi perluasan atau pendalaman analisis.
Keempat, jasa konsultansi memiliki unsur kreativitas dan pemikiran strategis. Konsultan bukan hanya memberikan data, tetapi juga memberikan sudut pandang baru, inovasi, dan strategi yang tidak bisa diukur dengan angka. Aspek ini membuat penetapan harga menjadi lebih sulit.
Kelima, tidak ada standar baku harga pasar untuk jasa konsultansi. Harga sangat dipengaruhi reputasi lembaga, jenjang tenaga ahli, pengalaman, metode kerja, serta tingkat kompleksitas pekerjaan. Karena itu, harga antar konsultan bisa berbeda sangat jauh untuk pekerjaan yang tampak serupa.
Kesulitan Mengumpulkan Data Pembanding
Tantangan terbesar dalam penyusunan HPS konsultansi adalah ketiadaan data pembanding yang memadai. Berbeda dengan barang konsumsi yang harga pasarnya jelas dan mudah diakses, harga jasa konsultansi jarang dipublikasikan. Banyak perusahaan konsultansi tidak menampilkan tarifnya secara terbuka karena tarif sering dinegosiasikan sesuai karakter pekerjaan dan profil klien.
Kondisi ini membuat penyusun HPS harus mencari data secara lebih kreatif. Data dari proyek sebelumnya bisa digunakan, tetapi harus dipastikan pekerjaan yang dibandingkan benar-benar setara. Sering kali pekerjaan berbeda hanya sedikit, namun perbedaan itu sangat berpengaruh terhadap harga. Misalnya perbedaan lokasi, jumlah tenaga ahli, atau tingkat kesulitan analisis.
Bahkan ketika menemukan dokumen kontrak dari instansi lain, data tersebut mungkin tidak dapat dijadikan pembanding yang akurat karena konfigurasi tenaga ahli berbeda, kompleksitas pekerjaan berbeda, dan waktu pelaksanaan berbeda. Artinya, penyusun HPS tidak bisa hanya meniru angka dari pekerjaan terdahulu. Diperlukan analisis yang cermat agar harga yang ditetapkan masuk akal.
Kesulitan mencari pembanding ini sering membuat HPS menjadi sangat tinggi atau sangat rendah, dan ini dapat mempengaruhi persaingan. Jika HPS terlalu rendah, konsultan berkualitas tinggi tidak akan mau ikut. Jika terlalu tinggi, anggaran menjadi tidak efisien.
Tantangan Menilai Tingkat Kompleksitas Pekerjaan
Kompleksitas adalah faktor penentu harga konsultansi, namun menilai kompleksitas bukanlah hal mudah. Kompleksitas bisa berasal dari banyak aspek, seperti cakupan analisis, jumlah stakeholder yang harus diwawancarai, tingkat teknis pekerjaan, tingkat urgensi, dan kedalaman rekomendasi yang harus dibuat.
Misalnya penyusunan dokumen rencana strategis untuk instansi pusat tentu lebih kompleks daripada penyusunan rencana kerja untuk instansi kecil. Namun tidak semua orang mampu menilai perbedaan kompleksitas ini secara tepat. Jika penyusun HPS kurang memahami dunia konsultansi, ia mungkin menganggap pekerjaan sederhana padahal sangat teknis.
Kesalahan menilai kompleksitas menyebabkan HPS menjadi tidak realistis. Jika terlalu sederhana, HPS menjadi terlalu rendah dan penyedia berkualitas tinggi enggan ikut. Jika terlalu rumit, HPS menjadi terlalu tinggi dan berpotensi menimbulkan persepsi pemborosan.
Selain itu, banyak pekerjaan konsultansi yang sifatnya investigatif. Konsultan harus menggali akar masalah yang belum terlihat di awal. Hal ini membuat penilaian kompleksitas sulit dilakukan secara pasti pada tahap penyusunan HPS.
Perbedaan Jenjang dan Tarif Tenaga Ahli
Salah satu tantangan teknis paling besar adalah menentukan tarif tenaga ahli yang digunakan dalam perhitungan HPS. Setiap tenaga ahli biasanya memiliki jenjang, seperti tenaga ahli utama, madya, muda, analis, enumerator, atau teknisi. Tarif masing-masing jenjang bisa berbeda sangat jauh, tergantung pengalaman, sertifikasi, dan reputasi.
Masalah muncul ketika penyusun HPS harus menentukan komposisi tenaga ahli. Penyedia yang satu mungkin mengusulkan tenaga ahli utama tiga orang untuk satu pekerjaan, sementara penyedia lain hanya mengusulkan satu orang. Dalam penyusunan HPS, penyusun harus menyesuaikan tarif tenaga ahli yang wajar tanpa mengetahui secara pasti konfigurasi idealnya.
Tidak hanya itu, perbedaan wilayah juga mempengaruhi tarif. Di kota besar seperti Jakarta, tarif tenaga ahli tentu lebih tinggi daripada di daerah lain. Ini menambah kompleksitas bagi penyusun HPS yang harus membuat angka yang seimbang agar tidak terlalu rendah maupun terlalu tinggi.
Selain itu, beberapa bidang konsultansi memerlukan tenaga ahli yang sangat spesifik, seperti bidang teknologi informasi, manajemen risiko, aktuaria, analisis data, atau perencanaan tata ruang. Jenis tenaga ahli ini tarifnya jauh lebih tinggi karena ketersediaannya jarang. Penyusun HPS yang tidak memahami pasar tenaga ahli dapat salah menilai tarif secara signifikan.
Kesulitan Mengukur Output dan Outcomes
Dalam pengadaan barang, output sangat jelas. Barangnya terlihat, fungsi dapat diuji, kualitas dapat diperiksa secara fisik. Namun dalam konsultansi, output bersifat dokumen, rekomendasi, analisis, atau strategi. Kualitasnya tidak bisa dilihat dari bentuk fisik, tetapi dari kedalaman pemikiran di dalamnya.
Mengukur outcomes (hasil akhir yang berdampak pada organisasi) lebih sulit lagi. Konsultan mungkin memberikan rekomendasi, tetapi implementasinya berada di luar kendali mereka. Oleh karena itu, penyusun HPS harus menilai seberapa besar manfaat yang dapat diperoleh organisasi dari pekerjaan tersebut, dan ini sangat subyektif.
Jika manfaat dipandang besar, HPS dapat menjadi tinggi. Jika dianggap tidak terlalu penting, HPS dapat menjadi rendah. Penilaian yang subyektif inilah yang sering memunculkan perbedaan interpretasi antar penyusun HPS.
Ketidakjelasan output juga sering menyebabkan perubahan lingkup di tengah proses, sehingga HPS tidak lagi relevan. Di sinilah pentingnya menyusun KAK yang rinci dan realistis sebelum membuat HPS.
Risiko Kurangnya Pemahaman Teknis oleh Penyusun HPS
Salah satu tantangan besar adalah banyaknya penyusun HPS jasa konsultansi yang tidak memiliki pemahaman teknis mendalam tentang bidang yang akan dikonsultansikan. Misalnya seorang pengelola pengadaan harus menyusun HPS untuk analisis data, padahal ia tidak memiliki latar belakang data science. Atau penyusun HPS diminta menyusun harga untuk pekerjaan kajian hukum padahal ia tidak memahami kompleksitas hukum.
Kondisi ini menyebabkan penyusun HPS kesulitan menentukan jumlah tenaga ahli yang diperlukan, durasi pekerjaan, tingkat kesulitan analisis, dan tarif yang wajar. Jika penyusun HPS salah memahami pekerjaan, hasil HPS dapat jauh dari realitas. Ini menyebabkan penyedia berkualitas tidak ikut karena harga terlalu rendah, sementara penyedia yang tidak kompeten justru ikut karena harga terlalu tinggi.
Kurangnya pemahaman teknis juga membuat penyusun HPS tidak mampu menilai apakah penyedia memang menawarkan metode kerja yang berkualitas. Padahal metode kerja adalah inti dari konsultansi. Tanpa pemahaman teknis, penyusun HPS hanya mampu menilai dari harga, bukan kualitas.
Kesulitan Menentukan Durasi Pekerjaan
Durasi pekerjaan konsultansi sangat bervariasi, dari beberapa minggu hingga beberapa bulan, bahkan ada yang sampai satu tahun. Namun menentukan durasi yang tepat bukanlah hal mudah.
Perubahan lingkup pekerjaan, kebutuhan revisi, waktu yang diperlukan untuk koordinasi, hingga kesiapan internal instansi sangat mempengaruhi durasi pekerjaan. Misalnya pekerjaan bisa selesai dalam dua bulan jika data tersedia, namun bisa menjadi enam bulan jika data tidak lengkap.
Durasi yang salah dapat membuat HPS tidak realistis. Durasi yang terlalu pendek membuat biaya sangat rendah dan membuat pekerjaan sulit diselesaikan. Durasi terlalu panjang membuat harga menjadi tidak efisien.
Karena durasi sangat mempengaruhi jumlah jam kerja tenaga ahli, kesalahan sedikit saja dapat mengubah nilai HPS secara signifikan.
Risiko Menggunakan Pendekatan Cost-Based Secara Kaku
Banyak instansi menyusun HPS konsultansi dengan pendekatan cost-based secara ketat, yakni menghitung jumlah tenaga ahli, jumlah hari kerja, dan tarif per hari. Pendekatan ini memang paling umum dan paling mudah digunakan. Namun masalah muncul ketika penyusun HPS terlalu kaku menerapkan cara ini tanpa mempertimbangkan nilai atau hasil yang akan diperoleh organisasi.
Pendekatan cost-based sering tidak mampu menangkap nilai kreatif, inovasi, kualitas analisis, atau reputasi konsultan. Padahal ini adalah aspek penting dalam konsultansi. Jika terlalu fokus pada biaya, instansi dapat kehilangan kesempatan mendapatkan konsultansi berkualitas tinggi.
Selain itu, pendekatan cost-based dapat menimbulkan risiko penyusun HPS menghitung tenaga ahli berdasarkan standar minimal, bukan standar ideal. Hal ini membuat HPS terlalu rendah dan tidak realistis.
Kesimpulan
Menyusun HPS untuk jasa konsultansi merupakan salah satu tantangan terbesar dalam pengadaan. Tantangan-tantangan ini muncul karena karakter jasa konsultansi yang bersifat abstrak, berbasis keahlian, dan tidak memiliki harga pasar yang jelas. Kesulitan dalam menemukan data pembanding, perbedaan tarif tenaga ahli, penilaian kompleksitas pekerjaan, pengukuran output yang bersifat non-fisik, hingga risiko interpretasi subjektif membuat penyusunan HPS konsultansi membutuhkan keahlian, kecermatan, dan pemahaman teknis yang baik.
Meski demikian, tantangan tersebut dapat diatasi dengan analisis yang tepat, pemahaman mendalam terhadap ruang lingkup pekerjaan, penyusunan KAK yang jelas, serta penggunaan pendekatan harga yang seimbang antara biaya dan nilai. Dengan pemahaman yang benar, penyusun HPS dapat memastikan bahwa harga yang ditetapkan tidak hanya realistis, tetapi juga mampu menarik penyedia berkualitas tinggi yang dapat memberikan hasil terbaik bagi instansi.
