Physical Address
304 North Cardinal St.
Dorchester Center, MA 02124
Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) yang dikecualikan sering kali menempatkan pejabat pengadaan dan tim teknis pada posisi yang menantang: harus mendapatkan barang atau jasa dengan cepat atau dalam situasi terbatas penyedia, tetapi tetap memastikan harga yang dibayar wajar dan akuntabel. Risiko mendapat harga tidak wajar naik ketika kompetisi tidak optimal, data pasar minim, atau tekanan waktu tinggi. Artikel ini menyajikan panduan praktis, langkah demi langkah, dan sikap profesional yang dapat membantu unit pengadaan—terutama di lingkungan BLU/BLUD—mencegah terjadinya pembelian dengan harga yang merugikan publik. Penjelasan disampaikan secara naratif, bahasa sederhana, dan fokus pada praktik yang bisa langsung diterapkan.
Mengapa Harga Tidak Wajar Sering Terjadi pada Pengadaan Dikecualikan?
Pengadaan dikecualikan menimbulkan potensi harga tidak wajar karena proses seleksi penyedia sering tidak melalui mekanisme persaingan terbuka. Ketika hanya ada satu atau sedikit penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan teknis, penyedia memiliki posisi tawar yang kuat. Selain itu, kebutuhan mendadak atau spesifikasi yang sangat spesifik bisa membuat pembeli kurang waktu untuk melakukan survei pasar yang memadai. Di lain pihak, kelemahan internal seperti kurangnya standar perhitungan HPS (Harga Perkiraan Sendiri), tidak adanya data historis transaksi, atau konflik kepentingan di dalam tim pengadaan juga memperbesar kemungkinan harga yang diajukan tidak sesuai nilai pasar. Faktor-faktor ini jika tidak diantisipasi akan berujung pada pemborosan anggaran dan potensi masalah hukum atau audit di kemudian hari.
Membaca Tanda Awal: Indikator Harga Berisiko Tidak Wajar
Mendeteksi indikasi awal harga tidak wajar penting agar tindakan korektif dapat dilakukan sedini mungkin. Indikator tersebut antara lain perbedaan tajam antara harga penawaran dan HPS yang tidak memiliki pembenaran teknis, penyedia mengajukan harga jauh di atas rata-rata pasar tanpa breakdown biaya, atau adanya pola berulang di mana penyedia tertentu selalu menang pada pengadaan dikecualikan dengan margin yang tinggi. Indikator lain adalah ketidaksesuaian antara kualitas yang dijanjikan dan harga yang diminta—misalnya harga tinggi untuk barang dengan spesifikasi umum. Tim pengadaan harus jeli membaca sinyal-sinyal ini dan menggali data pendukung sebelum menyetujui penawaran. Kewaspadaan awal bisa mencegah keputusan terburu-buru yang berujung pada ongkos berlebih.
Persiapan Awal: Data Pasar dan Benchmarking Harga
Langkah pertama yang paling efektif untuk mencegah harga tidak wajar adalah menyiapkan data pasar yang memadai. Pengumpulan data ini bisa berasal dari riwayat transaksi internal, katalog elektronik pemerintah, daftar HET, survei harga lokal, atau penawaran dari beberapa calon penyedia. Untuk pengadaan yang dikecualikan, upaya benchmarking menjadi kunci: bandingkan harga penawaran dengan beberapa sumber referensi sehingga ada dasar objektif yang bisa ditunjukkan. Catat pula kondisi pasar yang relevan, seperti fluktuasi valuta jika barang diimpor, musim pengadaan yang mempengaruhi ketersediaan, atau hambatan logistik yang dapat menaikkan biaya. Dokumentasi sumber data sangat penting karena menjadi bukti saat harus menjelaskan rasional harga pada pimpinan atau auditor.
Menyusun HPS yang Realistis dan Dapat Dipertanggungjawabkan
HPS bukan sekadar angka administratif; itu adalah alat kontrol utama untuk menilai kewajaran harga. Menyusun HPS yang realistis membutuhkan pemahaman komponen biaya: harga bahan, upah tenaga kerja, biaya transport, margin wajar penyedia, pajak, serta potensi biaya tak terduga. Untuk PBJ dikecualikan, HPS harus disusun dengan catatan sumber data dan asumsi yang jelas sehingga ketika terjadi perbedaan, tim dapat menunjukkan alasan objektifnya. HPS yang lemah atau tidak berdasar memudahkan klaim bahwa harga yang disepakati sah meski sebenarnya mahal. Oleh karena itu, gunakan metode pembanding dan breakdown biaya sedetail mungkin; bila perlu minta input dari tim teknis untuk memastikan semua komponen relevan sudah diperhitungkan.
Meminta Breakdown Biaya dan Bukti Pendukung dari Penyedia
Salah satu taktik sederhana namun ampuh adalah meminta penyedia menyertakan breakdown biaya yang mendetail saat mengajukan penawaran. Breakdown ini memaksa penyedia memaparkan komponen biaya yang membentuk harga total—mulai dari bahan baku, upah, transport, hingga margin dan bea masuk. Dengan dokumen tersebut, tim pengadaan dapat menilai apakah ada komponen yang janggal atau berlebihan. Selain itu, minta pula bukti pendukung seperti daftar harga resmi pemasok bahan, sertifikat pengujian, atau penjelasan teknis yang dapat mendukung klaim biaya tinggi. Ketika penyedia tidak bisa atau enggan memberikan breakdown, itu adalah tanda peringatan yang harus ditindaklanjuti dengan klarifikasi serius sebelum menyetujui pembayaran.
Mengembangkan Alternatif dan BATNA untuk Memperkuat Negosiasi
BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) atau alternatif terbaik jika negosiasi gagal adalah elemen yang memberi kekuatan saat berhadapan dengan penyedia. Untuk menghindari harga tidak wajar, tim pengadaan perlu mengidentifikasi alternatif: mencari penyedia lain, opsi sewa alih-alih beli, atau menunda pengadaan sampai kondisi pasar membaik. Memiliki alternatif memberikan batas minimum yang aman dalam negosiasi dan mengurangi kemungkinan penyedia memaksa harga tinggi. Untuk PBJ dikecualikan, meski alternatif mungkin terbatas, upaya kreatif seperti opsi pembelian melalui kerjasama antarunit atau pengadaan kolektif dapat menjadi BATNA yang valid. Menegosiasikan dari posisi yang tidak patuh pada satu opsi saja akan menambah peluang memperoleh harga wajar.
Teknik Negosiasi untuk Menurunkan Harga secara Wajar
Dalam konteks dikecualikan, negosiasi harus dilakukan secara profesional dan berbasis data. Teknik yang efektif meliputi mengajukan angka referensi berdasarkan HPS atau harga pasar (anchoring), meminta kompensasi non-harga seperti perpanjangan garansi atau layanan purna jual, dan menggunakan skema pembayaran yang kondisional pada pencapaian milestone. Taktik lain adalah mengundang penyedia untuk menjelaskan struktur biaya mereka di hadapan tim teknis sehingga ada transparansi. Negosiasi yang baik bukan sekadar menekan margin, tapi mencari solusi yang menjaga keberlangsungan layanan dan kemampuan penyedia untuk menyelesaikan pekerjaan. Sikap terbuka namun kritis dalam dialog sering menghasilkan penyesuaian harga yang rasional.
Memanfaatkan Aspek Non-Harga untuk Menambah Nilai
Ketika ruang menekan harga terbatas, manfaatkan aspek non-harga untuk memperoleh nilai lebih. Komitmen garansi lebih panjang, ketersediaan suku cadang, pengiriman lebih cepat, atau pelatihan gratis bagi pengguna adalah bentuk kompensasi yang dapat mengurangi “biaya total kepemilikan” tanpa harus memotong margin penyedia sampai membuat proyek tidak feasible. Bagi BLU/BLUD yang fokus layanan, aspek purna jual sering lebih bernilai ketimbang pengurangan harga nominal. Dengan demikian, negosiasi yang cerdas merangkul komponen non-harga sebagai bagian dari evaluasi keseluruhan sehingga keputusan akhir benar-benar memberi manfaat maksimal bagi pelayanan.
Transparansi dan Dokumentasi sebagai Benteng Pertanggungjawaban
Setiap langkah yang diambil dalam proses pengadaan dikecualikan harus terdokumentasi baik: alasan pengecualian, sumber data HPS, hasil klarifikasi dengan penyedia, serta keputusan negosiasi. Dokumentasi ini tidak hanya melindungi tim pengadaan dari tuduhan maladministrasi, tetapi juga memudahkan audit dan evaluasi di masa depan. Publikasi ringkasan proses internal (yang tidak membocorkan rahasia komersial) dapat menambah tingkat kepercayaan publik. Transparansi juga menekan praktik tidak etis karena fakta dan keputusan tercatat. Jadi, biasakan membuat notulen rapat, menyimpan breakdown biaya penyedia, dan melampirkan bukti-bukti lain yang menunjukkan bahwa harga yang disepakati telah melewati proses verifikasi.
Pengendalian Internal: Peran Pokja, PPK, dan Inspektorat
Mekanisme pengawasan internal harus kuat agar harga tidak wajar tidak lolos. Pokja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), bagian keuangan, dan unit inspeksi internal perlu berkolaborasi sejak awal. Tim harus memastikan adanya deklarasi konflik kepentingan, pembagian tugas yang jelas, dan verifikasi silang atas HPS serta dokumen penawaran. Inspektorat atau auditor internal bisa melakukan spot-check untuk pengadaan yang dikecualikan dengan nilai signifikan. Ketika struktur kontrol ini berjalan, peluang praktik curang atau keputusan yang merugikan anggaran publik dapat diminimalkan. Pengawasan bukan hanya reaktif, tetapi bagian dari proses preventif yang menjaga standar tata kelola.
Menggunakan Sumber dan Mekanisme Resmi
Memanfaatkan sumber resmi seperti e-katalog pemerintah, perjanjian kerangka kerja (framework agreement), atau katalog yang disepakati lebih dari satu unit dapat menjadi alat untuk mencegah harga tidak wajar. E-katalog umumnya sudah melalui proses verifikasi harga dan mutu sehingga menjadi referensi yang dapat dipertanggungjawabkan. Perjanjian kerangka memungkinkan pembelian berulang dengan harga yang telah dinegosiasikan sebelumnya, mengurangi risiko fluktuasi harga pada transaksi mendesak. Untuk BLU/BLUD, memanfaatkan mekanisme resmi ini membantu mempercepat pengadaan sekaligus menjaga kewajaran harga karena dasar harga sudah terdokumentasi.
Menangani Kasus Darurat tanpa Mengorbankan Akuntabilitas
Situasi darurat menuntut respons cepat, tetapi tidak berarti melupakan mekanisme kontrol dasar. Saat darurat, catat alasan keputusan, upaya alternatif yang telah dilakukan, dan dasar pembenaran biaya yang lebih tinggi. Minta minimal dua penawaran bila memungkinkan, atau gunakan daftar penyedia terpercaya yang sebelumnya sudah dievaluasi. Setelah kondisi stabil, lakukan review retrospektif dan dokumentasikan temuan untuk pembelajaran. Transparansi pada kasus darurat menjadi penting agar proses cepat tidak disalahgunakan sebagai celah untuk menetapkan harga tidak wajar.
Pembelajaran dan Evaluasi Pasca-Pengadaan
Setelah proyek selesai, lakukan evaluasi untuk menilai apakah harga yang dibayar memang memberikan nilai yang diharapkan. Evaluasi ini harus meninjau aspek kualitas, ketersediaan purna jual, dan biaya pemeliharaan yang muncul setelah penggunaan. Hasil evaluasi menjadi bahan perbaikan HPS dan basis data harga untuk pengadaan selanjutnya. Pembelajaran berkelanjutan memperkuat kapasitas unit pengadaan sehingga setiap kasus dikecualikan berikutnya bisa ditangani dengan informasi yang lebih baik dan risiko harga tidak wajar semakin kecil.
Sikap Proaktif dan Profesional sebagai Kunci
Menghindari harga tidak wajar pada PBJ dikecualikan membutuhkan kombinasi langkah teknis dan sikap profesional: persiapan data pasar yang baik, HPS yang terperinci, permintaan breakdown biaya, strategi negosiasi yang berbasis nilai, dokumentasi lengkap, serta pengawasan internal yang tegas. Kunci utamanya adalah tidak menerima proposal harga sebagai fakta tak tergoyahkan; selalulah meminta bukti, bandingkan sumber, dan siapkan alternatif. Dengan praktik-praktik tersebut, BLU/BLUD dan unit pengadaan lainnya dapat mengambil keputusan yang meminimalkan risiko pemborosan anggaran sambil memastikan pelayanan publik tetap berjalan lancar.
